Jak tworzyć profesjonalne raporty i dokumenty w programie Microsoft Word

Jak tworzyć profesjonalne raporty i dokumenty w programie Microsoft Word
Ten przewodnik jest dostępny do pobrania jako bezpłatny plik PDF. Pobierz ten plik teraz . Zachęcamy do kopiowania i udostępniania tego znajomym i rodzinie.

Gdyby Microsoft Office był krajem, byłby trzecim najbardziej zaludnionym krajem na świecie. 1,2 miliarda ludzi korzystanie z jednego pakietu aplikacji jest oszałamiające. I „mówią” 107 językami!





Ale teraz rozmawiamy po angielsku i porozmawiamy o najpopularniejszym narzędziu w arsenale Microsoft Office -- Microsoft Word 2016 .



ktoś próbował zhakować mojego facebooka

Ten edytor dokumentów służy do pisania różnych dokumentów. Od prostej aplikacji do niezbędnego CV. Od zwykłej listy życzeń do notatek biurowych. Uważamy, że możemy pracować z programem Word. Ale dopiero wtedy, gdy siadamy do napisania poważnego profesjonalnego raportu, odkrywamy ważny fakt.





Profesjonalne pisanie raportów wymaga innego zestawu umiejętności.

Zadaj sobie to pytanie -- czy możesz przejść od pojedynczego dokumentu do obszernego raportu? Czy znasz wszystkie funkcje programu Microsoft Word, które pomogą zarządzać tym projektem dokumentu na dużą skalę? Czy możesz współpracować przy pracy z innymi członkami zespołu?



Możesz być studentem, właścicielem małej firmy lub pracownikiem biurowym... będziesz musiał stworzyć jakiś raport lub profesjonalnie sformatowany dokument. Ten przewodnik MakeUseOf pomoże Ci zaktualizować techniki i wyostrzyć podejście do projektowania.

W tym przewodniku:

Pisanie raportu - Wstęp | Lista kontrolna raportu



Przydatne narzędzia Microsoft Word - Wklej specjalnie | Badacz | Zamroź części swojego dokumentu

Pracuj nad układem i projektem - Wprowadzenie | Okładka | Spis treści | Nagłówek i stopka | Numery stron | Styl czcionki | Styl akapitu | Podziały stron | Style i motywy | Napisy | Szybkie części | Obramowania stron



Referencje i współpraca - Indeks | Bibliografie | Odsyłacze krzyżowe | Uwagi

Sfinalizuj swój raport - Podpisy | Znaki wodne | Tylko czytać | Drukuj do PDF

Następny krok - Wniosek

Pisanie raportu

Pisanie raportów obejmuje badania, a następnie publikację wyników tej analizy. W świecie zawodowym najważniejszy jest „wygląd” lub wygląd tego, co publikujesz. Przyjemny dla oka efekt końcowy może poprawić Twoją reputację i wzmocnić Twoją osobistą markę.

Poniższe kroki przeprowadzą Cię przez zaawansowane funkcje programu Microsoft Word 2016. Poświęć dużo czasu na plan. Zacznij od tych wskazówek…

Krok 1: Zdecyduj o celu

Zanim zaczniesz raport, musisz najpierw wiedzieć, dlaczego go piszesz. Raporty są różnego rodzaju, ale mają albo informować, albo przekonywać. Może być przeznaczony do opisywania procesu technicznego, udostępniania informacji ogólnych lub demonstrowania postępów w projekcie.

Zapytaj siebie - Co oraz Dlaczego . Pomoże Ci to skoncentrować cel do jednego głównego punktu i trzymać się go, zamiast włóczyć się o niepotrzebne szczegóły.

Krok 2: Zidentyfikuj swoich odbiorców

Drugą ważną kwestią jest ocena odbiorców. Czy będą w stanie zrozumieć, o czym mówisz? Czy istnieją różne poziomy czytelników, którzy będą czytać raport? Wiedza czytelnika na dany temat w dużym stopniu wpłynie na informacje, które musisz zawrzeć.

Zdecyduj się na głównych odbiorców, a następnie napisz raport na odpowiednim poziomie technicznym. Drugorzędni odbiorcy mogą być wspierani dodatkowymi informacjami na końcu raportu.

Krok 3: Poznaj swój temat

Musisz wiedzieć, o czym mówisz. Zbadaj więc temat i dołącz wszystkie istotne informacje, aby udowodnić swoją rację. Upewnij się, że wyciągasz wnioski na podstawie faktów, a nie osobistej opinii. Informacje muszą być poprawne, aktualne i dobrze przywołane.

Korzystaj również z różnych zasobów, takich jak czasopisma, artykuły prasowe, książki, strony internetowe, broszury, surowe dane, raporty roczne i przemówienia, aby wesprzeć swój punkt widzenia. Tylko nie trzymaj się Wikipedii.

Krok 4: Zarys raportu

Przeprowadziłeś badania. Jest mnóstwo informacji, które czekają na przepisanie i wydrukowanie. Ale poczekaj! Nie utoń przed wejściem do wody. Przygotuj ostateczny zarys raportu, który będzie wykresem punktów nawigacyjnych, który pomoże Ci nawigować od początku do końca. Zarys jest planem. Daje ci widok z lotu ptaka na ziemię, a także pokaże, gdzie musisz uzupełnić szczegóły.

Struktura raportu pomysłu może zawierać następujące elementy:

  • Strona tytułowa
  • Podsumowanie wykonawcze
  • Spis treści
  • Wstęp
  • Treść raportu
  • Wniosek
  • Zalecenia
  • dodatek
  • Bibliografia i odniesienia

Microsoft Word Zarys dokumentu to potężna funkcja, która może pomóc w uporządkowaniu dokumentu, zanim zaczniesz wypełniać go badaniami. Wykorzystać szablony burzy mózgów i mapowania myśli także.

Krok 5: Napisz, edytuj, sprawdź i zakończ

Po uporządkowaniu raportu nadszedł czas, aby wypełnić nagłówki treścią. Osobiście uważam, że najlepiej jest zająć się po trochu każdą sekcją, a następnie dodać do niej informacje. Możesz to zrobić, jeśli chcesz, lub zakończyć każdą sekcję, przechodząc w dół struktury raportu. Upewnij się, że skupiasz się na prezentowaniu swoich pomysłów i używaniu wspierających dowodów, a nie na pisowni i gramatyce. Przedstaw swój argument i napisz kilka zdań, które rzucają główne idee. Jeśli znajdziesz coś wartego przytoczenia, zacytuj to.

Po napisaniu większości tekstu nadszedł czas, aby go przeczytać i upewnić się, że dobrze się układa. Upewnij się, że prowadzisz zrozumienie czytelnika słowami przejściowymi, takimi jak „Ta informacja pokazuje…”, „Innymi słowy…”, „Podobnie…” i podkreślaj istotne i kluczowe punkty.

Na koniec poświęć czas na korektę, sprawdź gramatykę i pisownię i dokładnie sprawdź wszystkie istotne informacje i ich logiczny przepływ. Najlepiej zostawić przynajmniej jeden dzień na sprawdzenie i korektę swojej pracy. Nie próbuj go edytować zaraz po tym, jak myślisz, że skończyłeś, ponieważ będziesz miał tendencję do przegapienia tego, co napisałeś. Prześpij się i sprawdź to następnego dnia.

Lista kontrolna raportu

Zanim wyjdziesz i prześlesz lub oddasz raport, nad którym tak ciężko pracowałeś, upewnij się, że wykonałeś następujące czynności:

  • Uzupełnij stronę tytułową o tytuł, Twoje imię i nazwisko, datę, dla kogo jest raport oraz ewentualny opis tego, czego dotyczy raport.
  • Spis treści ma odpowiednie nagłówki, a numery stron są prawidłowe.
  • Upewnij się, że wprowadzenie obejmuje kluczowe punkty, zakres raportu i cel, który chce osiągnąć.
  • Dodałeś podpisy nad tabelami i pod obrazami/wykresami.
  • Czy treść raportu przedstawia informacje w sposób jasny, logiczny, rzeczowy, tematyczny, jest na temat?
  • Czy w konkluzji przedstawiono wyniki, przestawiono główne zamysły i nie zawiera żadnych nowych informacji?
  • Czy nagłówki i podtytuły są wyraźnie oznaczone?
  • Czy cytaty są trafne, aktualne i prawidłowo przywołane?
  • Czy stosowałeś podziały stron tam, gdzie było to właściwe?

Teraz uruchommy program Microsoft Word i zapoznajmy się z funkcjami, które pomogą ułożyć projekt raportu i przedstawić go jako profesjonalny dokument.

Przydatne funkcje Microsoft Word do pisania raportów

Weź je jako małe wskazówki i opanuj je jeden po drugim.

Microsoft Word to duża haubica z wieloma śrubami i nakrętkami. Skoncentrujmy się na kluczowych zestawach umiejętności i narzędziach, których będziesz potrzebować do planowania, przygotowania i prezentacji profesjonalnego raportu. Funkcje Microsoft Word, które omówimy poniżej, to również skróty zwiększające produktywność, które ułatwią Ci pracę.

Wskazówka: Użyj asystenta „Powiedz mi” programu Microsoft Word 2016, aby dowiedzieć się więcej o nowych funkcjach pakietu Office.

Zacznijmy od trzech wstępnych narzędzi...

Użyj wklej specjalnie

Dla większości z nas, gdy musimy skopiować tekst lub obraz do Worda, skrót CTRL + V działa dobrze. Ale czasami możemy chcieć wkleić skopiowane dane do innego formatu, takiego jak dane Excela jako obraz. Z Wklej specjalnie polecenie można odrzucić lub określić format podczas wklejania obrazu, danych prezentacji, tabeli lub obiektu z dowolnego innego programu do programu Word.

Będziesz dużo pracować z tabelami i wykresami Excela w profesjonalnym dokumencie.

Jeśli po prostu skopiujesz to, co chcesz i klikniesz wklej, zauważysz, że wstawi dane jako tabele. Ale jeśli jest to duży obszar komórek, który chcesz wkleić, a nie chcesz go edytować, możesz wkleić go jako obraz, z dodatkową opcją edycji.

w Microsoft Excel: Wybierz i zaznacz komórki, które chcesz skopiować > Naciśnij CTRL+C.

w Microsoft Word: Iść do Strona główna > Wklej > Wklej specjalnie . Wybierz Wklej specjalnie i z okna dialogowego wybierz Obiekt arkusza Microsoft Office Excel .

Możesz zmienić rozmiar danych tak, jak był to obraz, a jeśli klikniesz dwukrotnie, będziesz mógł edytować wartości. Możesz zmienić tabelę lub wykres i przeprojektować go. A jeśli zaktualizujesz dane na wykresie lub w tabeli w programie Excel, możesz automatycznie odświeżyć wykres w programie Word.

Wypróbuj również menu kontekstowe z prawym przyciskiem myszy. Pojawi się menu Wklej specjalnie:

Jest więcej opcje importowania danych z Excela do Worda . ten Wsparcie Microsoft Office strona opisuje je również szczegółowo.

Użyj Badacza

Tak, jest Google i Wikipedia. Jednak ciągłe przełączanie się z programu Word na przeglądarkę może utrudnić Twoją produktywność. Pakiet Office 2016 zapewnia zaawansowaną integrację badań do tej podstawowej pracy. Badacz może nie tylko pomóc w znajdowaniu treści w programie Microsoft Word, ale także w szybkim dodawaniu cytatów. Korzysta z Grafu wiedzy Bing, aby znaleźć odpowiednią zawartość do obsługi Twojego dokumentu.

Iść do Wstążka > karta Odniesienia i c Wybierz Badacz . Po prawej stronie otworzy się okienko z opcjami wyszukiwania.

Wpisz słowo kluczowe dla tematu, który chcesz wyszukać, i naciśnij klawisz Enter.

Okienko Wyniki zawiera listę źródeł, których możesz użyć w swoim dokumencie. Wybierz temat do szczegółowego zbadania.

Dodaj temat do dokumentu Microsoft Word, klikając znak plus w prawym górnym rogu. Możesz także kliknąć znak plus na dowolnym wyniku, aby zacytować źródło w dokumencie badawczym. Źródło cytowania pomaga we wspieraniu badań źródłami internetowymi i książkami.

Jak zobaczymy później, bibliografia z adnotacjami jest jedną z najtrudniejszych części dokumentu. Badacz to inteligentny asystent, który wkracza.

Zatrzymaj część dokumentu Word

Przyjmijmy za pewnik, że Twój profesjonalny raport będzie długą i złożoną pracą. Możesz podzielić okno programu Word na dwa okienka, aby jednocześnie wyświetlać dwie różne części dokumentu. Jest to cenna oszczędność czasu, gdy chcesz kopiować i wklejać części z jednego miejsca do drugiego lub odwoływać się do jednej części dokumentu podczas pracy w innej.

Iść do Wstążka > karta Widok > Podziel .

Aby usunąć podział, kliknij Usuń podział w tej samej zakładce.

Grupa Windows oferuje kilka opcji zmiany sposobu pracy z dwoma lub więcej dokumentami. Funkcje są oczywiste.

Aby przewijać oba dokumenty jednocześnie, kliknij Synchroniczne przewijanie w grupie Okno na karcie Widok. Możesz także kliknąć Zobacz obok siebie umieścić obok siebie dwie części dokumentu.

Wskazówka: Użyj widoku Split View, aby wyświetlić dwa różne układy — na przykład Print i Outline. Ustaw podział. Następnie kliknij w okienku, które chcesz zmienić, a następnie wybierz inny układ na karcie Widok.

Pracuj nad układem i projektem

Prezentacja raportu jest tym, co skłania kogoś do przeczytania raportu, dlatego ważne jest, aby raport był dobrze przedstawiony. Gdybyś miał do przeczytania cztery raporty, co wybierzesz?

  1. Raport napisany ręcznie.
  2. Dokument wydrukowany w czerni i bieli.
  3. Raport wydrukowany na zwykłym papierze A4 w kolorze.
  4. Raport wydrukowany w kolorze, z chwytliwą stroną tytułową, starannie oprawiony i zgrabny?

Czwarty raport zdobędziesz, ponieważ przyciągnie cię do niego samym wyglądem.

Przednia okładka to nie jedyny powód. Dobrze zaprojektowany raport jest łatwiejszy do odczytania. Łatwiej jest też skanować, gdy nie masz czasu na czytanie. Dlatego musisz poświęcić trochę czasu na nagłówki i stopki oraz różne style i motywy. W skrócie – formatowanie każdego elementu w raporcie.

Formatowanie może wydawać się trudnym obowiązkiem, ale jest to zabawne ćwiczenie, które ćwiczy wszystkie Twoje kreatywne mięśnie. Kluczową kwestią będą umiejętności, które możesz zastosować do wszystkiego w Microsoft Office w przyszłości. I czas, który zaoszczędzisz, korzystając ze wszystkich wskazówek dotyczących produktywności, które poznaliśmy tutaj.

Microsoft Word 2016 ma bogaty zestaw funkcji. To tylko niektóre ze sposobów, w jakie projekt raportu może wyróżniać się na tle innych i być profesjonalnym. Rozłóżmy więc umiejętności dotyczące układu i projektowania.

W tej sekcji omówimy te funkcje krok po kroku:

  • Zacznij od strony tytułowej
  • Zrób spis treści
  • Utwórz swój nagłówek i stopkę
  • Dodaj numery stron

(Sformatuj zawartość)

  • Wybierz odpowiednie czcionki
  • Stylizuj akapity
  • Podziały stron kontrolnych
  • Użyj stylów i motywów
  • Napisy
  • Użyj szybkich części
  • Udekoruj obramowaniem stron

1. Zacznij od okładki

Pierwsza strona to pierwszy punkt kontaktu z czytelnikiem. To także Twoja szansa na zrobienie pozytywnego wrażenia. Nie pozwól, aby Twój brak umiejętności artystycznych był wymówką, ponieważ Word podejmuje pracę dzięki wbudowanej galerii stron tytułowych. Wszystko, co musisz zrobić, to poślubić jeden z tematem raportu.

Microsoft Word 2016 oferuje Ci 16 wstępnie sformatowanych szablonów i jeszcze trzy na Office.com.

Iść do Wstaw > Grupa stron > Strona tytułowa .

Strona tytułowa pojawia się domyślnie na początku dokumentu.

Ponieważ w ofercie jest tylko 16 „oficjalnych” szablonów, może się okazać, że wszyscy Twoi rówieśnicy mają tę samą stronę tytułową. Dlaczego więc nie dostosować go i uczynić go nieco bardziej wyjątkowym.

Możesz zaprojektuj stronę tytułową (lub stronę tytułową) w Microsoft Word który może być oryginałem w stosie. Zapisz go jako szablon lub łatwo zmień projekt w locie.

2. Zrób spis treści

Przypadkowi czytelnicy skanują. Dobrzy czytelnicy najpierw skanują, a potem zanurzają się głęboko. Spis treści zawiera punkty nawigacyjne, które pomagają w obu przypadkach. Skoro jest to długi i skomplikowany dokument, czy nie wolałbyś raczej sprawdzić ukształtowanie terenu, zanim udasz się do interesującej Cię sekcji?

Rozważ spis treści (TOC), jeśli dokument ma więcej niż 10 stron. Powinieneś najpierw upewnić się, że nie musisz zmienić kolejność stron w dokumencie przed utworzeniem spisu treści.

W programie Microsoft Word nie musisz ręcznie pisać całego spisu treści. Jest Automatyczne narzędzie spisu treści pod Bibliografia zakładka, która zabierze Twój zarys i zaprojektuje go dla Ciebie. Możesz też łatwo aktualizować go, gdy chcesz coś zmienić.

Istnieją również szablony, które można pobrać i dopasować do charakteru treści. Na przykład spis treści pracy dyplomowej będzie wyglądał inaczej niż roczny raport firmy.

Mamy kompletny samouczek jak utworzyć stronę spisu treści w programie Word .

Istota tego jest taka:

Utwórz konspekt i użyj stylów nagłówków, aby uporządkować hierarchię. Zastosuj automatyczne narzędzie spisu treści do stylów nagłówka. Word 2016 wyszukuje te nagłówki, a następnie wstawia spis treści do dokumentu. Następnie możesz automatycznie zaktualizować spis treści, jeśli wprowadzisz zmiany w swoim dokumencie.

Aby uzyskać więcej praktycznej kontroli, możesz również użyć Ręczny spis treści styl. Program Word wstawia tekst zastępczy i musisz wstawić i sformatować każdą zawartość na liście.

Nagłówki i stopki są ważne w raportach, ponieważ głównym celem jest dostarczenie informacji o raporcie na każdej stronie. Są to wspólne obszary wyświetlania numerów stron. Nagłówek dokumentu powinien zawierać tytuł raportu i ewentualnie nazwisko autora raportu. Pomocny jest tytuł bieżącej sekcji.

Z drugiej strony stopka powinna zawierać numery stron, datę publikacji i inne wymagane informacje administracyjne. Zwróć uwagę, że niektóre przewodniki stylistyczne zawierają specjalne wytyczne dotyczące nagłówków i stopek .

Zacznijmy od nagłówka w Twoim dokumencie i nadaj mu niepowtarzalny wygląd.

Wybierz Wstawić , a następnie wybierz albo nagłówek lub Stopka z grupy. Wbudowana galeria pokazuje kilka opcji do wyboru.

Miejsce na nagłówek i stopkę jest wstawiane do dokumentu z tekstem zastępczym lub tabelą. ten Narzędzia nagłówka i stopki otwiera się na Wstążce dla innych prac związanych z formatowaniem, takich jak data, godzina lub obraz.

Wpisz swój tekst, a następnie wybierz Zamknij nagłówek i stopkę .

Możesz zacząć od pustego nagłówka i stopki. Jeśli masz umiejętności projektowe, użyj Narzędzia nagłówka i stopki zaprojektować własne. Opanuj miejsce na nagłówek i stopkę, jeśli chcesz tworzyć niestandardowe papiery firmowe dla swojej organizacji. Możesz użyć elementów marki, takich jak logo firmy lub organizacji na górze i starannie sformatowane przypisy na dole

Spróbujmy i zmodyfikujmy jeden z wbudowanych nagłówków. Wybrałem Facet z galerii.

Ostateczny wygląd zajęło dwie minuty z prostymi efektami tekstowymi i ikoną pochodzącą z galerii ikon pakietu Microsoft Office.

Nagłówek i stopka są na swoim miejscu. Ale skąd wiesz, gdzie jesteś w dokumencie? Wstaw numery stron jako kolejny ważny drogowskaz.

4. Dodaj numery stron

Numery stron najlepiej wyglądają w stopce (w przeciwieństwie do nagłówka jak na powyższym obrazku). Możesz dodać podstawowy numer strony z Wstaw > Numer strony na Wstążce. Możesz go również dodać z Projekt karta, która pojawia się po dodaniu nagłówka i stopki.

Masz dużą kontrolę nad numerami stron. Wybieraj z szerokiej gamy formatów liczb i dostosuj je do swoich potrzeb. W tym przypadku dodajemy numer do stopki, ale możesz umieścić je na górze lub nawet na marginesach. W tym przykładzie umieściłem numer strony w lewym dolnym rogu. Ale chciałbym zmienić domyślny wygląd i format.

Na przykład: użycie „Strona X z XXX” jest lepszym wskaźnikiem w długim dokumencie.

Wybierz numer strony. Iść do Wstaw > Szybkie części . Z menu rozwijanego wybierz Pole . Możesz również przejść do okna dialogowego Pole z karty Projekt nagłówka i stopki.

Wybierać Liczba stron z długiej listy nazw pól. Z pola po prawej stronie możesz wybrać konkretny format. Wybrałem zwykłe 1, 2, 3. Kliknij ok i pojawi się liczba stron. Teraz wszystko, co musisz zrobić, to dodać tekst, taki jak Strona X z XXX, i zmienić wygląd liczb za pomocą zwykłych narzędzi do formatowania tekstu dostępnych na karcie Strona główna.

Teraz wygląda to tak:

Zaprojektuj wygląd dowolnego numeru strony w dokumencie, a program Word automatycznie zaktualizuje wszystkie pozostałe. Numery stron są najczęstszymi elementami stopki, ale mogą również zawierać wszelkie inne informacje, takie jak nagłówek. Z opcji w grupie Wstaw możesz dodać datę i godzinę, informacje o dokumencie, obrazy i nie tylko do nagłówka lub stopki.

Następnie przechodzimy do formatowania treści.

Wizualny rys Twojego profesjonalnego raportu łączy się z „upiększeniem”, które stosujesz do treści. Formatowanie jest również niezbędnym krokiem dla dokumentu, który dobrze się układa. Musisz więc skupić dużo energii na doborze odpowiedniej czcionki, przestrzeni akapitu i kolorów.

Nie martw się. Nawet osoby z problemami artystycznymi uznają tę część za łatwą, ponieważ Microsoft Word jest dostarczany z domyślnymi motywami i stylami wizualnymi. Zacznijmy od najbardziej podstawowego elementu dokumentu.

5. Wybierz i stylizuj odpowiednią czcionkę

Twój wybór czcionki w profesjonalnym raporcie Word nie tylko określa, jak tekst się wyróżnia, ale także jak jest drukowany. Potrzebujesz obu, aby uzyskać maksymalny efekt.

Krój pisma (tj. wizualny wygląd czcionki) można zastosować do całego dokumentu lub do określonych części dokumentu. Wszystkie wybory czcionek są dostępne na karcie Strona główna. Iść do Strona główna > Czcionka .

Domyślną czcionką w Microsoft Word 2016 jest Calibri. Wyjdź poza to, ponieważ masz wiele innych do wyboru. Jeśli wybierzesz Times New Roman, możesz zostać uznany za leniwego, jeśli wybierzesz Windings, cóż… chyba nie muszę tego wyjaśniać. Dlatego upewnij się, że wybrałeś czcionkę, która jest łatwa do odczytania i pasuje do raportu. Aby grać bezpiecznie, wybierz jedną z tych profesjonalnie wyglądające czcionki Google ; są dostępne za darmo.

Wskazówka: Baskerville i Georgia są dobrą alternatywą dla nadużywanego Times New Roman

Wypróbuj różne pary czcionek dla tekstu podstawowego i nagłówków (i podtytułów). Kilka stron internetowych, takich jak CzcionkaJoy oraz Typ Wilk pomoże Ci eksperymentować z parowaniem czcionek. Możesz pobierz i użyj niestandardowych czcionek także. Pamiętaj jednak o zasadzie kciuka — nigdy nie używaj w dokumencie więcej niż trzech różnych krojów pisma.

Aby uzyskać dodatkową porcję pizazz, spróbuj wpuszczany inicjał, aby poprawić swój tekst .

6. Stylizuj akapity

Jeśli chcesz, aby Twoje wiersze były z podwójnym odstępem lub z pojedynczym odstępem, musisz zmienić format akapitów. Zmieniając odstępy, możesz uczynić dokument bardziej czytelnym lub sprawić wrażenie, że jest dłuższy i że włożyłeś w niego więcej pracy.

Aby zmienić akapit dla całego dokumentu, najlepiej jest zaznaczyć każdy blok tekstu; w przeciwnym razie, jeśli używasz nagłówków w swoim raporcie, one również się zmienią. Inną lepszą opcją jest dostosowanie stylu używanego do formatowania akapitu.

Aby to zrobić, przejdź do Dom > Style . Kliknij prawym przyciskiem myszy styl, który chcesz zmienić i wybierz Modyfikować . Kliknij Format > Akapit który znajduje się na dole okna dialogowego. Teraz zmień odstępy, wcięcia i wyrównanie akapitu. Kliknij ok aby zamknąć okna dialogowe.

Gdy chcesz zmienić mniejszą część dokumentu wybierz, co chcesz zmienić. Kliknij prawym przyciskiem na podświetlony tekst i wybierz Ustęp . Pojawi się to samo okno dialogowe, co powyżej.

7. Kontroluj przerwy na stronie

Podział strony — według samej nazwy — dzieli ciągły blok tekstu na dwie strony. Podziały stron są ważnymi elementami konstrukcyjnymi długich dokumentów. Program Word automatycznie wstawia podział strony na końcu strony. Ale w długim dokumencie możesz umieścić podziały stron tam, gdzie chcesz.

Aby wstawić ręczny podział strony, kliknij Wstaw > Podział strony. (Skrót klawiaturowy: CTRL + Enter)

Podział strony wygląda tak po kliknięciu przycisku Pokaż ukryj polecenie w Grupa akapitów .

Ale co, jeśli chcesz trzymać kilka wierszy razem na stronie lub kolumnie i nie rozdzielać ich z powodu podziału strony? Układ jest pod Twoją kontrolą. Kliknij małą strzałkę widoczną w prawym dolnym rogu grupy Akapit.

w pole akapitu, kliknij Podziały wierszy i stron. Wybierz jedną z tych czterech opcji paginacji:

  • Wdowa/sierota kontrolka umieszcza co najmniej dwa wiersze akapitu na górze lub na dole strony.
  • Zachowaj z następnym zapobiega przerwom między akapitami, które chcesz trzymać razem.
  • Utrzymuj linie razem zapobiega podziałom stron w środku akapitów.
  • Podział strony przed dodaje podział strony przed określonym akapitem.

Pokazaliśmy również jak usunąć podziały stron kiedy konieczne.

8. Użyj stylów i motywów

Style i motywy to prawdopodobnie dwie z mniej używanych funkcji programu Microsoft Word. Ale myślę, że powinieneś używać ich przy każdej okazji, aby zaoszczędzić dużo czasu.

Ale jaka jest różnica między motywem a stylem? Microsoft mówi:

Motywy zapewniają szybki sposób zmiany ogólnego koloru i czcionek. Jeśli chcesz szybko zmienić formatowanie tekstu, style Word są najskuteczniejszymi narzędziami.

Tak więc, ponieważ motywy kontrolują ogólny wygląd za pomocą kolorów, efektów i czcionek – zacznij od dobrego motywu dokumentu. Następnie , użyj Stylów, aby zagłębić się w określone fragmenty, których wygląd chcesz zmienić.

Do Tematy: Przejdź do Projekt patka. Wybierz motyw z galerii. Możesz zobaczyć podgląd tego, jak wygląda kombinacja kolorów.

Do Style: Wybierz część tekstu, którą chcesz zmienić. Przejdź do Style grupa na Dom patka. Możesz zobaczyć podgląd tego, jak wyglądają. Wybierz styl odpowiedni dla treści. Na przykład wybierz styl nagłówka dla nagłówków w dokumencie. Lub konkretny styl dla dowolnych cytatów. Możesz także modyfikować istniejący styl i tworzyć nowe style od podstaw.

9. Podpisy

Każde zdjęcie, wykres lub ilustracja wymaga podpisu, aby jasno je opisać. Jest to pojedyncza linia tekstu, zwykle umieszczona pod grafiką. Podpisy są również ważnym odniesieniem, gdy trzeba o nich wspomnieć w innym miejscu. Wiele dokumentów pomija ten drobny szczegół.

Łatwo dodać podpis. Kliknij prawym przyciskiem myszy ilustrację, do której chcesz dodać podpis. Wybierz Dodaj podpis .

W oknie dialogowym dodaj tekst podpisu i skonfiguruj pozostałe opcje. Podpisy mogą być automatycznie przywoływane w programie Word.

10. Użyj szybkich części

Profesjonalne dokumenty mogą się powtarzać. Dlatego powinieneś zacząć używać szybkich części do treści standardowych, z których cały czas korzystasz. Załóżmy na przykład, że do każdego dokumentu dołączasz klauzulę umową. Lub kilka informacji wstępnych. Zamiast powtarzać kopiowanie i wklejanie, zapisz je jako szybkie części i używaj ich wielokrotnie.

Szybkie części to również rodzaj cegiełka . Możesz zobaczyć galerię wszystkich bloków treści wielokrotnego użytku w Organizator bloków konstrukcyjnych .

Zapisz i ponownie wykorzystaj własne szybkie części w dwóch krokach:

  1. Wybierz frazę, zdanie lub inną część dokumentu, którą chcesz zapisać w galerii.
  2. Iść do Wstaw > Grupa tekst > Szybkie części > Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich części . Zmień nazwę i dodaj opis, jeśli chcesz. Kliknij ok .

Równie łatwo możesz ponownie wykorzystać zapisany fragment treści.

Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić zaznaczenie z Galerii szybkich części. Iść do Wstaw > grupa Tekst > Szybkie części . Następnie kliknij zdanie, frazę lub inny zapisany wybór, którego chcesz użyć ponownie.

Zauważysz trzy inne kategorie w menu Szybkie części.

Automatyczny tekst: Słowo 2016 zachowało stare Automatyczny tekst funkcja. Działa jak szybkie części dla każdego bloku tekstu, którego często używasz. Przykład: notatka, której chcesz używać z każdym dokumentem.

Własność dokumentu: Zestaw stałych właściwości, które możesz dołączyć do każdego dokumentu. Przykład: nazwa firmy lub autor.

Pola: Są to wstępnie zdefiniowane elementy, które aktualizują się automatycznie. Przykład: data, godzina, numery stron itp.

Pamiętaj, że wpisy dotyczące właściwości dokumentu mogą czasami zawierać informacje, których nie chcesz udostępniać wszystkim. Dlatego uważnie obserwuj te pola i usuwaj ukryte dane osobowe, gdy jest to wymagane.

11. Udekoruj obramowaniem strony

Ramki stron dobrze prezentują się nie tylko na ulotkach i zaproszeniach. Jeśli zrobisz to dobrze, mogą dodać odrobinę klasy do dokumentu. W menu Projekt na Wstążce dostępne są różne style linii i szerokości oraz obramowania graficzne.

Iść do Projekt > obramowania stron.

w Obramowania i cieniowanie pudełko, użyj Brzeg strony zakładkę, aby zaprojektować swoją granicę.

Ustawienia są oczywiste. Wypróbuj Shadow lub 3-D z odpowiednimi kolorami, aby dodać subtelną, ale elegancką ramkę. Style Art z ich obramowaniami clip-art mogą być zbyt jaskrawe dla profesjonalnych dokumentów.

Użyj czterech narożnych przycisków w Zapowiedź okno, aby wybrać boki strony do rysowania granic. Kliknij te przyciski, aby usunąć lub dodać obramowanie, jak chcesz.

Umieść kursor na pierwszej stronie dokumentu, jeśli chcesz obramować tylko pierwszą stronę. Możesz także obramować niektóre strony w sekcji. Umieść kursor w sekcji — na pierwszej stronie tej sekcji lub na kolejnej stronie.

Referencje i współpraca

Raport w programie Word może wydawać się niewykonalnym obowiązkiem. To jak zorganizowanie miliona stosów siana w zgrabne małe stosy. Chodzi o to, aby dokładnie wiedzieć, który stos ma pin, którego szukasz. Te funkcje mają to ułatwić.

1. Utwórz indeks

Podczas pisania dużych dokumentów, takich jak raport, który zawiera dużo informacji, strona ze spisem treści może nie wystarczyć. jakiś Indeks powinien pojawić się na końcu dokumentu, wraz z numerami stron, słowami kluczowymi i informacjami w raporcie. Utwórz indeks, aby ułatwić czytelnikowi odwołanie się do właściwych informacji za pomocą samego numeru strony.

Zrób indeks, jeśli dokument ma więcej niż 20 stron. Microsoft Word 2016 nie pozwala, aby proces Cię przytłoczył. Zasadniczo składa się z dwóch części:

  • Wybierz słowa lub informacje, które chcesz uwzględnić w indeksie.
  • Umieść indeks we właściwym miejscu w dokumencie.

Możesz przewijać gotowy dokument i zaznaczać słowa lub frazy, które chcesz uwzględnić w indeksie, lub oznaczać je w trakcie. Tak czy inaczej, zaznacz tekst, którego chcesz użyć jako wpis indeksu, lub kliknij miejsce, w którym chcesz wstawić wpis.

1. Kliknij Bibliografia > Zaznacz wpis .

2. Edytuj tekst w Zaznacz wpis indeksu Okno dialogowe. Możesz również dodać podpunkt, który dodatkowo definiuje główne słowo użyte w indeksie. Możesz dodać wiele poziomów, a każdy z nich pojawi się z wcięciem pod głównym wpisem.

3. Pod Opcje , można również utworzyć odsyłacz do innego wpisu głównego. Czytelnik może to wykorzystać, aby odwołać się do powiązanych informacji w innym miejscu tego samego dokumentu.

4. Użyj formatu Numer strony, aby określić wygląd numerów stron w indeksie.

przekonwertuj pdf na czarno-biały mac

5. Kliknij ocena aby zaznaczyć pozycję indeksu. Aby oznaczyć ten tekst wszędzie, gdzie pojawia się w dokumencie, kliknij Zaznacz wszystko .

6. Powtórz ten proces dla wszystkich słów i fraz, które chcesz uwzględnić w indeksie.

Zbudowałeś teraz swój indeks. Włóż go we właściwym miejscu pod koniec dokumentu.

1. Kliknij stronę, na której chcesz wstawić indeks.

2. Kliknij Referencje > Wstaw indeks .

3. Indeks zostanie wyświetlone okno dialogowe. Tutaj możesz wybrać formatowanie wpisów tekstowych, numerów stron, tabulatorów i znaków wiodących.

4. Wybierz wygląd z różnych formatów z listy i sprawdź okno Podgląd po prawej stronie. Pamiętaj, że okno podglądu nie pokazuje rzeczywistego indeksu. To tylko „symulacja” tego, jak to będzie wyglądać.

5. Kliknij ok . Twój Indeks jest teraz gotowy.

Czasami może być konieczne dodanie większej liczby wpisów do indeksu po wstawieniu go na stronę. Zaznacz wpis i przejdź do Referencje > Aktualizuj indeks aby uwzględnić nowe wzmianki.

Dodaj także nagłówek do indeksu, ponieważ program Word nie robi tego automatycznie.

2. Tworzenie bibliografii

Twój dokument jest prawie gotowy. Teraz musisz zaliczyć wszystkie inne prace badawcze i pomysły, które wymieniłeś w swoim dokumencie. Czas na bibliografię.

Raport firmy może nie wymagać bibliografii, ale artykuł naukowy nie jest gotowy bez niej. Bibliografia jest jedną z najbardziej żmudnych prac w raporcie naukowym. Musisz uporządkować wszystkie cytaty, zanim usiądziesz do oprawienia bibliografii. Zdecyduj także o stylu cytowania (zazwyczaj MLA, CO , lub w stylu chicagowskim ) zgodnie z wytycznymi Twojego przedmiotu.

Nie wahaj się skorzystać z zewnętrznych generatorów cytowań i bibliografii do tworzenia tej sekcji.

Ale Microsoft Word 2016 ma kompletny zestaw narzędzi, aby ten proces był tak bezbolesny, jak to tylko możliwe. Przejdź więc do punktu w dokumencie, w którym chciałbyś umieścić bibliografię. Dobrze, jeśli masz co najmniej jeden cytat do uwzględnienia, ale nawet jeśli go nie masz, Word 2016 umożliwia użycie cytatu zastępczego i późniejsze wypełnienie źródeł.

Kliknij Referencje > Bibliografia .

Program Word oferuje kilka stylów bibliografii, które różnią się tylko nazwami nagłówków. Wybierz odpowiedni styl, a następnie wstaw cytaty za pomocą przycisku w Grupa Cytaty i Bibliografia .

Narzędzie bibliograficzne ma do tego kilka kroków. Ze względu na zwięzłość skieruję Cię do doskonałej Strona pomocy Microsoft Office który jest przewodnikiem krok po kroku.

Niektóre artykuły naukowe poproszą Cię o: utworzyć bibliografię z adnotacjami . Jest to bardziej rozbudowana wersja bibliografii z listą cytatów z czasopism, książek, artykułów i innych dokumentów, po których następuje krótki akapit. Akapit jest opisem źródła i sposobu, w jaki wspiera twój artykuł.

3. Odsyłacze krzyżowe

Możesz użyć odsyłacza, aby ułatwić czytelnikowi poruszanie się po długim dokumencie. W dowolnym momencie dokumentu możesz powiedzieć czytelnikowi, aby odwoływał się do nagłówka, numeru strony, obrazu, wykresu, przypisu, przypisu końcowego i akapitu. Łącze odsyłające to zgrabny sposób na połączenie powiązanych informacji. Czytelnik musi tylko kliknąć link, aby przejść do tego fragmentu informacji.

Oto jak zaczynasz:

1. Wybierz miejsce na odsyłacz i wpisz tekst, który poinformuje o tym czytelnika. Na przykład: „Odnieś się do wykresu 3, aby poznać przyszłe trendy”.

2. Idź do Wstaw > Odsyłacz .

3. W Typ referencyjny kliknij listę rozwijaną, aby wybrać, do czego chcesz utworzyć łącze.

4. Opcje w Wstaw odniesienie do lista rozwijana zmieni się zgodnie z twoim wyborem powyżej.

5. W Dla którego pole, przejrzyj opcje i podaj programowi Word dokładne informacje, do których ma prowadzić link.

6. Sprawdź Wstaw jako pole hiperłącza aby utworzyć hiperłącze do informacji, do których się odwołuje.

7. Kliknij Wstawić umieścić odsyłacz w dokumencie.

Pamiętasz naszą wzmiankę o podpisach? Możesz tworzyć odsyłacze do równań, rysunków, wykresów i tabel, jeśli użyłeś podpisów pod nimi.

Program Word nie może utworzyć odsyłacza do czegoś, co nie istnieje. Program Word poinformuje Cię o tych błędach, a także automatycznie zaktualizuje odsyłacze, gdy zmienisz numer strony lub tekst elementu odniesienia.

4. Korzystanie z komentarzy

Profesjonalny raport może być samotną pracą lub możesz skorzystać z pomocy zespołu w przygotowaniu pierwszego projektu. Pokorni Komentarz jest jednym z najczęściej używanych narzędzi dokumentu Word. Jest wyświetlany jako prostokątny kolorowy dymek na marginesie lub w okienku recenzowania.

Możesz używać komentarzy jako małych „przyklejonych notatek” lub autonotatek. Zostaw małe notatki dla siebie na marginesach, kiedy piszesz, edytujesz i poprawiasz raport lub rękopis. Bądź kreatywny – dodaj dodatkowe linki do innych zasobów, używaj ich jako wskazówek i wskazówek, łącz do różnych części dokumentu lub skonfiguruj link do opinii dla swoich czytelników. A kiedy sfinalizujesz, możesz łatwo usuń wszystkie komentarze w programie Word .

Microsoft Word 2016 to także ulepszone narzędzie do wspólnego pisania. Komentarze odgrywają ogromną rolę w przekazywaniu informacji zwrotnych w zespole. Oto jak działa system komentarzy...

1. Zaznacz tekst, do którego chcesz dodać komentarz, lub kliknij na końcu bloku tekstu.

2. Idź do Wstaw > Komentarz . Wpisz swój komentarz w polu. Komentarze pojawiają się w obszarze znaczników po prawej stronie. Widok układu wydruku to zazwyczaj najlepszy sposób, aby zobaczyć komentarze obok tekstu.

3. Przejdź do Przejrzeć i zobacz więcej opcji komentarzy. Ta zakładka pokazuje również wszystkie elementy sterujące dla śledzenie zmian i komentarzy we wspólnym dokumencie. Użyj opcji znaczników, aby wyświetlić lub ukryć komentarze. Na przykład: Brak znaczników ukryje komentarze i obszar znaczników po prawej stronie.

Sfinalizuj swój raport

Po ukończeniu i zapisaniu większości raportu nadszedł czas na sfinalizowanie raportu. Kiedy mówię sfinalizuj, nie mam na myśli korekty. To też powinno być zrobione. Teraz musisz podjąć środki bezpieczeństwa, aby ochronić zgłoszenie przed nieautoryzowanymi zmianami i plagiatami.

Te środki bezpieczeństwa zapewnią dodatkowy poziom autentyczności plikowi elektronicznemu przed jego udostępnieniem.

Ta sekcja obejmie:

  • Podpisy
  • Wstaw znaki wodne
  • Ustaw dokument jako „tylko do odczytu”
  • Chroń swój dokument hasłem
  • Wydrukuj dokument w formacie PDF

1. Podpisy

Możesz dodać podpis tekstowy, aby nadać raport osobisty charakter. Ale prosty podpis tekstowy nie wymaga żadnego uwierzytelnienia. Podpis cyfrowy to lepszy sposób ochrony dokumentu przed nieautoryzowanym dostępem. Podpis cyfrowy potwierdza, że ​​dokument pochodzi od osoby podpisującej i nie został w żaden sposób zmodyfikowany.

Utwórzmy wiersz podpisu w Microsoft Word 2016.

W dokumencie umieść kursor w miejscu, w którym chcesz utworzyć wiersz podpisu.

1. Idź do Wstawić > Tekst Grupa > Linia podpisu i kliknij Linia podpisu Microsoft Office .

2. Konfiguracja podpisu zostanie wyświetlone okno dialogowe. Wypełnij pola jak wskazano. Jeśli wysyłasz dokument komuś innemu do podpisu, dodaj instrukcje dla podpisującego w zarezerwowanym dla niego polu ( Instrukcje dla osoby podpisującej ). Podpisujący może również dodać cel podpisania, jeśli: Zezwalaj sygnatariuszowi na dodawanie komentarzy w oknie dialogowym Podpisz sprawdzone.

3. Kliknij ok a dokument będzie teraz wyświetlał symbol zastępczy podpisu.

Wpisz podpis:

Gdy musisz podpisać dokument podpisem cyfrowym, przejdź do wiersza podpisu i kliknij go prawym przyciskiem myszy.

Zostaniesz poproszony o podpisanie przy użyciu identyfikatora cyfrowego. Jeśli go nie masz, firma Microsoft poinformuje Cię, aby uzyskać go od partnera świadczącego usługi podpisów.

Jeśli nie masz identyfikatora cyfrowego, możesz po prostu wstawić tekstową reprezentację linii podpisu . Możesz użyć podpisu pisemnego lub obrazu, który nie wymaga uwierzytelnienia.

2. Wstaw znaki wodne

Znak wodny Microsoft Word jest „fałszywym”, ale nadal użytecznym wizualnym wskaźnikiem stanu dokumentu. Na przykład możesz użyć znaku wodnego z napisem „Wersje robocze”, aby odróżnić go od ostatecznej wersji dokumentu. Możesz też użyć znaku wodnego, aby zasugerować, że dokument jest chroniony prawem autorskim lub poufnym.

Najpopularniejszy jest znak „szkic”. Ale Microsoft Word oferuje kilka innych znaków wodnych do wyboru.

1. Idź do Projekt > Tło strony i wybierz znak wodny . Przycisk Znak wodny będzie aktywny tylko w widoku Drukuj.

2. Możesz wybrać zdjęcie lub tekstowy znak wodny z galerii. Dostępne są wersje poziome i ukośne. Okno dialogowe zawiera wszystkie opcje dostosowywania ostatecznego wyglądu znaku wodnego. Wypróbuj różne czcionki, układy, rozmiary i kolory.

3. Możesz wpisać własny tekst w polu Tekst, aby utworzyć własny znak wodny.

4. Wybierz ok aby zastosować znak wodny do dokumentu. Program Word automatycznie stosuje znak wodny do każdej strony z wyjątkiem strony tytułowej.

3. Ustaw dokumenty jako „tylko do odczytu”

Profesjonalny raport ze swej natury nie powinien być redagowany przez jego czytelników. Konwersja dokumentu do formatu PDF to jeden ze sposobów. Ale możesz także zastosować kilka dodatkowych ograniczeń w programie Microsoft Word i zapobiec przypadkowej modyfikacji lub pominięciu wszelkiego rodzaju.

Istnieją trzy sposoby ochrony dokumentu.

Po pierwsze — ustaw dokument jako „tylko do odczytu”.

Gwarantuje to, że Twój dokument może być tylko odczytany lub skopiowany. Nie uniemożliwi to nikomu kopiowania pliku i wprowadzania zmian w kopii.

1. Przejdź do Plik zakładka > Informacje > Chroń dokument > Oznacz jako ostateczną.

2. Gdy czytelnicy otworzą dokument, pasek na górze poprosi czytelników, aby traktowali ten dokument jako tylko do odczytu. Mogą jednak kliknąć „Edytuj mimo to”, aby otworzyć dokument w trybie edycji.

Po drugie — chroń swój dokument hasłem.

Chroń swój dokument przed niechcianymi zmianami za pomocą bariery hasła.

1. Pod Chroń dokument , wybierać Szyfruj hasłem . Wpisz hasło i kliknij ok .

2. W Potwierdź hasło wpisz hasło ponownie, a następnie kliknij ok . Dokument zostanie otwarty z czytnikiem poproszony o podanie hasła.

Microsoft używa klucza AES (Advanced Encryption Standard), 128-bitowej długości klucza, SHA1 (kryptograficznego algorytmu haszującego, który generuje prawie unikalny 160-bitowy klucz zastępujący zwykły tekst) i CBC (łańcuch bloków szyfrowych), aby zapewnić hakerowi - zasłużony ból głowy.

Po trzecie — ogranicz edycję.

Ta funkcja kontroli pomaga autorowi zdecydować, które części dokumentu mogą edytować inni, a które zostaną zablokowane. Pomyśl o tym jako o bramkarzu, który wpuszcza VIPów, ale poza tym blokuje drzwi zwykłym ludziom.

1. Idź do Przejrzeć > Ogranicz edycję .

2. Pod Ograniczenia edycji , sprawdzać Zezwalaj tylko na ten typ edycji w dokumencie i upewnij się, że lista mówi Bez zmian (tylko do odczytu) .

Brak zmian (tylko do odczytu) to domyślny typ ograniczenia. Aby uzyskać inny poziom ograniczeń dla dokumentu, kliknij menu i wybierz opcję Śledzone zmiany, Komentarze lub Wypełnianie formularzy.

3. Aby zwolnić niektóre sekcje z blokady edycji, wybierz sekcje do edycji bez ograniczeń. Aby wybrać więcej niż jeden obszar, kliknij KLAWISZ KONTROLNY podczas zaznaczania obszaru za pomocą myszy.

4. Możesz sprawdzić Wszyscy w sekcji Wyjątki (opcjonalne) w panelu Ogranicz edycję. Lub kliknij Więcej użytkowników … i zezwalaj tylko określonym użytkownikom na modyfikowanie sekcji. Dopuszczalne obszary zostaną oznaczone nawiasami kwadratowymi.

5. Kliknij Tak, rozpocznij egzekwowanie ochrony .

Teraz wpisz unikalne hasło w polu, które się otworzy. Musisz wpisać go ponownie, aby to potwierdzić.

Hasło jest opcjonalne. Ale to gwarantuje, że nikt nie może po prostu kliknąć Zatrzymaj ochronę i edytuj dokument. Jeśli nadal masz paranoję, zaszyfruj swój dokument Microsoft Word, tak jak zrobiliśmy to w drugim procesie powyżej.

4. Wydrukuj raport w formacie PDF

Portable Document Format ma wiele zalet. Nie mniej ważna jest kompatybilność między platformami na wszystkich komputerach. Twój dokument jest gotowy i teraz musisz go udostępnić lub wysłać w celu wydrukowania. Wiele profesjonalnych raportów – na przykład dokumenty prawne – wymaga zachowania formatu zgodnego z zamierzeniami.

Zapisz lub przekonwertuj kopię na PDF. Microsoft Word 2016 nie wymaga żadnych dodatków innych firm.

Iść do Plik > Eksport > Utwórz PDF/XPS .

Pamiętaj, że Twój dokument Word może zawierać poufne informacje, których nie chcesz umieszczać w pliku PDF. Usuń go przed opublikowaniem w formacie PDF. w Opublikuj jako PDF lub XPS okno, wybierz Opcje . Następnie wybierz Dokument i jasne Właściwości dokumentu . Ustaw dowolne inne opcje i wybierz ok .

Przejdź do miejsca, w którym chcesz zapisać plik i kliknij Publikować .

Następny krok...

Jesteś blisko mety. Raport jest gotowy do przekazania Twoim czytelnikom. Ale została jeszcze jedna praca.

Przewracaj strony i upewnij się (ponownie), że raport jest przyjazny dla czytelnika. Podejdź do niego okiem czytelnika. Czy uporządkowałeś swoje myśli i pisałeś przekonująco? Czy informacje dobrze współgrają z wykresami i ilustracjami? Czy potrafią szybko przejrzeć i znaleźć informacje? Czy tekst jest czytelny? Użyj wyniku czytelności, aby ocenić poziom czytelności dokumentów jako ostatni krok.

Być może zauważyłeś, że nie omówiliśmy niektórych aspektów programu Microsoft Word. Na przykład, Tabele Microsoft Word są ważnym narzędziem do wyświetlania danych. Albo moc list w zarządzaniu informacją.

Microsoft Word ma ponad ćwierć wieku i jest pełen małych funkcji. W MakeUseOf omówiliśmy każdy zakamarek tej bestii. Skorzystaj z naszych zasobów, aby dowiedzieć się więcej o tym oprogramowaniu za darmo. Każdy nowa funkcja Microsoft Word nauczony ułatwi ci życie.

Spraw, aby Twój raport błyszczał

Jak powiedział autor Nathaniel Hawthorne:

Łatwe czytanie to cholernie trudne pisanie

Czy nie dotyczy to również profesjonalnego pisania raportów? W końcu, jeśli ma się wybór, nikt nie może chcieć go czytać. Pisanie raportu biznesowego i używanie go do komunikacji to dwie różne rzeczy. Microsoft Word to tylko narzędzie — Twoim zadaniem jest zaangażowanie.

Aby uzyskać alternatywy, sprawdź najlepsze edytory tekstu online . Aby uzyskać dodatkową pomoc w profesjonalnym pisaniu, spójrz na jak przeprosić w e-mailu i mieć to na myśli .

Jakie są najlepsze praktyki dotyczące pisania profesjonalnych raportów biznesowych? Powiedz nam w komentarzach.

Udział Udział Ćwierkać E-mail Czy warto uaktualnić do systemu Windows 11?

Windows został przeprojektowany. Ale czy to wystarczy, aby przekonać Cię do przejścia z Windows 10 na Windows 11?

Czytaj dalej Powiązane tematy
  • Wydajność
  • Microsoft Word
  • Długa forma
  • Przewodnik po długim kształcie
O autorze Saikat Basu(1542 opublikowane artykuły)

Saikat Basu jest zastępcą redaktora ds. Internetu, Windows i produktywności. Po usunięciu brudu MBA i dziesięcioletniej karierze marketingowej, teraz z pasją pomaga innym doskonalić ich umiejętności opowiadania historii. Szuka brakującego przecinka Oxford i nienawidzi złych zrzutów ekranu. Ale pomysły dotyczące fotografii, Photoshopa i Produktywności uspokajają jego duszę.

Więcej od Saikata Basu

Zapisz się do naszego newslettera

Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!

Kliknij tutaj, aby zasubskrybować