Home-theater-designers
Microsoft Word to de facto standardowy program dla dokumentów Microsoft Office, od prac naukowych do profesjonalne raporty . Ale czasami masz dane w innym programie, do których musisz się odwołać; może być w programie Microsoft Excel, może to być plik PDF, może to być nawet inny dokument programu Word. Wiedza o tym, jak zaimportować te dane, może zaoszczędzić dużo czasu.
W tym artykule omówimy osiem różnych sposobów importowania informacji do dokumentów Microsoft Word; niektóre przydadzą się do takich rzeczy jak raporty, inne będą dobre do listów formularzowych i podobnych projektów, a jeszcze inne zaoszczędzą czas w kilku konkretnych sytuacjach, gdy czegoś potrzebujesz niezwykły .
jak zhakować kartę sim
Ponieważ Microsoft Excel jest najbardziej wszechstronnym zasobem do importowania danych, zaczniemy od tego.
Importuj tabelę z Microsoft Excel
Formatowanie tabel w Microsoft Word jest okropny. Dlatego istnieje Microsoft Excel, prawda? Na szczęście firma Microsoft była na tyle dalekowzroczna, aby umożliwić dołączanie tabel bezpośrednio z programu Excel do dokumentu programu Word, dzięki czemu można wykonać całe formatowanie w programie Excel, gdzie jest to o wiele łatwiejsze.
Aby rozpocząć, wybierz komórki, które chcesz skopiować w programie Microsoft Excel, naciśnij Edycja > Kopiuj i wróć do programu Microsoft Word.
Iść do Edycja > Wklej specjalnie... (lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Wklej specjalnie... ) i wybierz Wkleić link na lewym pasku bocznym. w Jak... menu, wybierz Obiekt arkusza programu Microsoft Excel , a następnie uderz ok .
Teraz zobaczysz zaznaczone komórki bezpośrednio w dokumencie Microsoft Word. A ponieważ wybrałeś Wkleić link zamiast Pasta komórki te będą aktualizowane za każdym razem, gdy wprowadzisz zmiany w arkuszu kalkulacyjnym programu Microsoft Excel.
Jeśli wybierzesz Pasta zamiast Wkleić link , Twoje komórki nie zostaną zaktualizowane, gdy wprowadzisz zmiany w arkuszu kalkulacyjnym. Ma jednak tę zaletę, że działa niezależnie od tego, czy arkusz Excela jest obecny, czy nie. Jeśli więc nie będziesz potrzebować aktualizacji — jeśli drukujesz lub zamierzasz wysłać plik e-mailem do kogoś innego i na przykład musi on pokazywać prawidłowe dane — możesz chcieć użyć Pasta .
Importuj pojedynczą komórkę z Microsoft Excel
Możesz również użyć tej samej metody co powyżej dla poszczególnych komórek:
W takim przypadku zamiast wybierać Obiekt arkusza programu Microsoft Excel , Wybrałem Niesformatowany tekst ; dlatego numer ma takie samo formatowanie, jak reszta dokumentu Microsoft Word. Nadal jest aktualizowany w ten sam sposób, ale nie musisz zajmować się próbą umieszczenia pola tekstowego we właściwym miejscu.
Możesz użyć tej samej strategii z całą tabelą, jeśli chcesz zachować spójność formatowania również z dokumentem Word. Jeśli to nie działa lub potrzebujesz bardziej skomplikowanego zachowania pojedynczej komórki, możesz spróbować zintegrować dane programu Excel z dokumentem programu Word za pomocą języka Visual Basic.
Importuj wykres lub wykres z programu Microsoft Excel
Podobnie jak w przypadku importowania tabeli, bardzo wygodne może być zaimportowanie wykresu lub wykresu z programu Microsoft Excel do programu Word, aby automatycznie aktualizował się po wprowadzeniu zmian w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel. Może to być szczególnie przydatne, jeśli musisz tworzyć regularne raporty zawierające wykresy. Na szczęście Microsoft bardzo ułatwił ten proces: wystarczy skopiować i wkleić wykres z Microsoft Excel do Worda.
Możesz także kliknąć i przeciągnąć wykres z programu Microsoft Excel do programu Word, aby osadzić go w pliku. Tak czy inaczej, wykres będzie teraz automatycznie aktualizowany za każdym razem, gdy wprowadzisz zmiany w oryginalnym arkuszu kalkulacyjnym.
Korespondencja seryjna z programu Microsoft Excel
Korespondencja seryjna umożliwia tworzenie dużej liczby listów, etykiet, kopert lub czegokolwiek innego w programie Microsoft Word przy użyciu danych z programu Excel. Artykuł Brada na temat jak wysłać korespondencję seryjną za pomocą Microsoft Excel i Word omawia temat bardziej szczegółowo niż kiedykolwiek, ale krótka wersja jest taka, że będziesz używać Narzędzia > Menedżer korespondencji seryjnej aby wybrać źródło danych i utworzyć szablon w programie Microsoft Word.
Jeśli korzystasz ze starszej wersji pakietu Microsoft Office, ten samouczek dotyczący korespondencji seryjnej w pakiecie Office 2007 może być przydatny, a nawet możesz użyć korespondencja seryjna do masowych wiadomości e-mail w programie Outlook . Przyzwyczajenie się do korzystania z funkcji korespondencji seryjnej może trochę potrwać, ale gdy już ją zdobędziesz, będzie to jedno z najbardziej przydatnych narzędzi w Twoim arsenale pakietu Office.
Importowanie plików PDF
Szybkie słowo ostrzeżenia: kiedy importujesz plik PDF do programu Microsoft Word, w zasadzie pojawia się on jako plik obrazu, a nie tekst. Jeśli chcesz mieć możliwość zaznaczania lub modyfikowania tekstu, musisz go skopiować i wkleić z pliku PDF. Jeśli jednak chcesz po prostu osadzić plik PDF w dokumencie Microsoft Word, naciśnij Wstaw > Obiekt , a następnie wybierz Z pliku... i wybierz swój plik PDF.
Otrzymasz taki plik PDF osadzony w ten sposób:
Nie jest to dobre rozwiązanie w przypadku tekstowych plików PDF, ale jeśli w pliku znajdują się obrazy, jest to łatwiejsze niż kopiowanie i wklejanie lub znajdowanie sposobu na przekształcenie pliku PDF w plik obrazu w celu wstawienia go do dokumentu programu Microsoft Word.
Automatyczne importowanie tekstu z innych dokumentów Word
Jeśli musisz regularnie wpisywać to samo, możesz zaoszczędzić czas, umieszczając go w dokumencie programu Microsoft Word i po prostu odwołując się do niego z innego dokumentu.
Załóżmy, że masz kilka formularzy, które musisz wysłać, a wszystkie muszą zawierać Twoje imię i nazwisko oraz firmę, w której pracujesz, ale Twój pracodawca zmienia się regularnie. Nie chcesz zmieniać każdego listu za każdym razem, gdy otrzymujesz nową umowę, więc możesz po prostu zapisać swoje podpisy w jednym dokumencie, a wszystkie inne będą aktualizowane za każdym razem, gdy dokonasz zmiany.
Przeanalizowanie przykładu pomoże to wyjaśnić. Oto zapisany przeze mnie dokument „tekst z możliwością aktualizacji”:
Chcę zawrzeć każdy z nich — podpis, informacje kontaktowe i cytat — w każdym z listów. Aby to zrobić, stworzę zakładkę na każdym z nich. Aby utworzyć zakładkę, zaznacz tekst, do którego chcesz utworzyć łącze w innych dokumentach, a następnie kliknij Wstaw > Zakładka .
Wpisz nazwę swojej zakładki i kliknij Dodać .
Teraz zapisz plik i zanotuj pełną ścieżkę do miejsca, w którym został zapisany. Aby wstawić zapisany tekst, przejdź do innego dokumentu Microsoft Word i naciśnij Wstaw > Pole . Wybierz Dołącz tekst od Nazwy pól menu.
Teraz w polu tekstowym pod menu wpisz „INCLUDETEXT” [ścieżka do pliku]” [nazwa zakładki]”. Kiedy to wpisałem, wyglądało to tak:
INCLUDETEXT 'Macintosh HD:Users:dralbright:Documents:updateable-text.docx' podpis
(Jeśli używasz systemu Windows, musisz użyć standardowej notacji dla ścieżek, która zaczyna się od „C:\”. Pamiętaj, że musisz umieścić dwa odwrotne ukośniki między każdą sekcją zamiast jednego.) Teraz naciśnij ok , a zobaczysz tekst wstawiony do dokumentu.
gry, w które możesz grać na tekście
Co jakiś czas piszesz coś nie tak, a otrzymasz błąd, taki jak ten:
Aby to naprawić, kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu błędu i wybierz Przełącz kody pól — to pozwoli Ci zobaczyć i edytować kody z wnętrza dokumentu. Możesz również użyć tego w polach, które działają poprawnie, jeśli chcesz wprowadzić zmiany.
W tym miejscu możesz wprowadzić wszelkie potrzebne poprawki. W tym przykładzie na początku kodu znajduje się dodatkowy znak równości.
Po usunięciu znaku równości pole działa poprawnie.
Aby wprowadzić zmiany we wszystkich dokumentach połączonych z zakładką, wróć do wspólnego pliku tekstowego i po prostu wprowadź zmiany. Tutaj zamieniłem cytat Groucho Marxa na cytat z Oscara Wilde'a.
W innych dokumentach kliknij prawym przyciskiem myszy pole, które zostało zaktualizowane i wybierz Aktualizuj pole .
I masz to, pole aktualizuje się o nowe informacje.
To może wydawać się dużo pracy, ale jeśli musisz regularnie wpisywać te same rzeczy, na dłuższą metę może to zaoszczędzić mnóstwo czasu. Konfiguracja interfejsu zajmuje trochę czasu, ale natychmiast zobaczysz wygodę tego systemu. Nie zapomnij również sprawdzić innych przydatnych automatyzacji pakietu Office za pomocą IFTTT, aby zaoszczędzić czas.
Importuj tekst z pliku tekstowego lub dokumentu Microsoft Word
Jeśli chcesz pobrać tekst z pliku tekstowego lub dokumentu programu Word, ale nie chcesz go otwierać, zaznacz wszystko, skopiuj go, wróć do dokumentu i wklej go (może to zająć dużo czasu, jeśli masz setki strony tekstu), możesz importować bezpośrednio. Po prostu uderz Wstaw > Plik i wybierz plik tekstowy lub dokument Word, z którego chcesz zaimportować tekst.
Po wybraniu pliku (może być konieczna zmiana Włączyć rozwijane do Wszystkie czytelne dokumenty ), zobaczysz cały tekst w dokumencie programu Microsoft Word.
Importuj tekst ze strony internetowej
Jeśli chcesz zachować zaktualizowaną kopię strony internetowej w dokumencie Microsoft Word, możesz to zrobić! Powiedzmy, że chcę plik tekstowy online zawierający Opowieść o dwóch miastach w moim dokumencie. Użyję tego samego pola INCLUDETEXT, ale zamiast ścieżki lokalnej użyję adresu URL:
Zaktualizowanie pola przenosi całą książkę do mojego dokumentu.
Najlepsze wyniki uzyskasz w witrynie internetowej z dużą ilością tekstu. Możesz zobaczyć, co się dzieje, gdy próbuję użyć INCLUDETEXT, aby wprowadzić stronę główną MakeUseof:
Jeśli potrzebujesz zaimportować zaktualizowany tekst ze strony internetowej do swojego dokumentu, zdecydowanie warto się z tym pobawić. Być może będziesz musiał trochę poeksperymentować, ale potencjalnie może to być bardzo przydatne narzędzie.
Co robić Ty Zaimportować do programu Microsoft Word?
Omówiliśmy osiem różnych rzeczy, które możesz zaimportować w Microsoft Word tutaj — ale prawdopodobnie jest więcej opcji. Co zaimportowałeś do Microsoft Word? Podziel się najbardziej przydatnymi rzeczami, które udało Ci się zaimportować, abyśmy wszyscy mogli pomóc sobie nawzajem zaoszczędzić trochę czasu, stając się mistrzami Worda!
Udział Udział Ćwierkać E-mail 5 wskazówek, jak doładować swoje maszyny VirtualBox LinuxMasz dość słabej wydajności oferowanej przez maszyny wirtualne? Oto, co powinieneś zrobić, aby zwiększyć wydajność VirtualBox.
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Microsoft Word
- Porady dotyczące pakietu Microsoft Office
Dann jest konsultantem ds. strategii treści i marketingu, który pomaga firmom generować popyt i leady. Prowadzi również bloga o strategii i content marketingu na dannalbright.com.
Więcej od Danna AlbrightaZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować