Home-theater-designers
Każdy czasami coś schrzani. Starajmy się jak możemy, nikt nie jest doskonały. Kiedy popełnisz błąd, który rani kogoś innego, dobrze jest przeprosić.
Chociaż często będziesz musiał przeprosić osobiście, czasami wolisz lub musisz przeprosić za pośrednictwem poczty e-mail. Zobaczmy, jak profesjonalnie przeprosić w wiadomości e-mail, aby pomóc Ci jak najlepiej wykorzystać tę sytuację.
Trzy składniki prawidłowego e-maila z przeprosinami
Źródło obrazu: piaskowiec/ Flickr
Chociaż nie ma uniwersalnego wzorca, ogólnie przyjęty standard przeprosin obejmuje trzy części:
- Przyznawanie że zrobiłeś coś złego.
- Czuję wyrzuty sumienia za twoje czyny i bycie empatyczny zrozumieć, jak ranią drugą osobę.
- Restytucja , gdzie poprawiasz sytuację.
Przyjrzymy się każdemu z tych trzech elementów, gdy będziemy omawiać, jak przeprosić w wiadomości e-mail.
Jak otworzyć e-mail z przeprosinami
Zanim zaczniesz tworzyć przeprosiny, musisz zwrócić się do osoby, do której piszesz. Będzie się to znacznie różnić w zależności od twojego stosunku do osoby.
Załóżmy, że popełniłeś błąd w sytuacji zawodowej i dlatego musisz wysłać e-maila z przeprosinami do swojego szefa. Jako przykład powiemy, że nie udało Ci się ukończyć krytycznego zadania na czas, co opóźniło projekt dla wszystkich innych.
Powiązane: Unikaj tych błędów, aby uzyskać lepszą komunikację e-mailową i tekstową
W takim przypadku odpowiednim powitaniem byłoby „Drogi [Imię]”. Jeśli przepraszasz znajomego, bardziej odpowiednie byłoby coś w rodzaju „Cześć [Imię]” lub „Witaj [Imię]”.
Nie zapomnij też o temacie e-maila z przeprosinami. Gdy kogoś skrzywdzisz, może nie być zadowolony z otrzymanego e-maila.
Umieszczenie w temacie czegoś takiego jak „Proszę przyjąć moje przeprosiny” lub „Szczerze przepraszam” to dobry sposób, aby od samego początku wyjaśnić, do czego służy Twoja wiadomość. Nie próbuj być sprytnym, używając akronimów e-mail; zachowaj prostotę, aby wiedzieli, co zawiera Twoja wiadomość.
Przyznanie się do błędu
Źródło: stevanovicigor/ Depositphotos
Teraz, gdy masz już za sobą otwarcie, nadszedł czas na pierwszą istotną część przeprosin. Tutaj musisz wyraźnie zidentyfikować problem, który się wydarzył. Przyznaj się do tego, co zrobiłeś; nie próbuj zrzucać winy na kogoś innego ani usprawiedliwiać tego, co się stało.
Oto przykład Czego nie robić w e-mailu z przeprosinami:
Wiem, że przegapiłem ważny termin, ale to naprawdę nie moja wina. Pracowałem z Paulem nad tym projektem, a on zmarnował mi zbyt dużo czasu, zadając mi kilka niezwiązanych ze sobą pytań. Mój komputer również się zawieszał przez cały tydzień, a dział IT nie był w stanie jeszcze na niego spojrzeć. Więc to nie wszystko przeze mnie.
jak działa dzwonek do drzwi?
Nawet jeśli powyższe jest prawdą, nie jest to dobre przeprosiny. Ta część musi uznać twoją odpowiedzialność za błąd.
Coś takiego jest znacznie lepsze:
Zdaję sobie sprawę, że przegapiłem kluczowy termin. Ten projekt był bardzo ważny dla naszego działu i zaufałeś mi, że zrealizuję go na czas. Wiem, że moje niewykonanie tego zadania w terminie opóźniło realizację projektu. To źle odbija się na naszym zespole i przepraszam za to.
Tutaj jasno określiłeś, co zrobiłeś źle, nie próbując tego bagatelizować ani odwracać uwagi. To część przeprosin, której często dzisiaj brakuje.
Wyrażanie skruchy za to, co zrobiłeś
Teraz, kiedy jasno przedstawiłeś swój błąd, musisz okazać skruchę za to, co się stało. Pamiętaj, że to, co zrobiłeś, przynajmniej wywołało u drugiej osoby ból, frustrację i inne negatywne emocje. W środowisku zawodowym mogło to również spowodować, że stracili czas, pieniądze lub mieli kłopoty z przełożonymi.
Pokaż, że masz wyrzuty sumienia z powodu tej sytuacji. Postaraj się postawić na ich miejscu i zrozumieć, jak twoje działania doprowadziły ich do tego. Nie wyjaśniaj tutaj swojego zachowania ani nie mów, że „przepraszam, że tak się czują” za to, co zrobiłeś.
Celem przeprosin jest naprawienie rozbitego związku, a nie udowodnienie, że przez cały czas miałeś rację.
Oto przykład, jak ułożyć tę część przeprosin:
Pragnę szczerze przeprosić, że nie wywiązałam się ze swoich zobowiązań i wywiązałam się w terminie z powierzonego mi zadania. Nie ma usprawiedliwienia dla tej porażki. Nie lubię wiedzieć, że zawiodłem swój zespół i czuję się okropnie, że wprawiło mnie to w zakłopotanie podczas spotkania z klientem.
Wyrażanie empatii nadaje autentyczności twoim przeprosinom. Pomaga na chwilę zapomnieć o swojej perspektywie i spojrzeć na to, z czym ma do czynienia ktoś inny.
jak pobrać film z internetu
Poprawienie błędu
Słowa są ważne, ale czyny mają znacznie większą wagę. Aby pokazać, że masz na myśli to, co powiedziałeś, ważne jest, aby zadośćuczynić. Podjęcie działania albo naprawi sytuację (jeśli to możliwe), albo pokaże, że zrobisz wszystko, aby nie popełnić ponownie tego samego błędu.
Kontynuując nasz przykład niedotrzymania terminu, coś takiego może służyć jako część restytucyjna e-maila z przeprosinami:
W przyszłości, aby uniknąć niedotrzymania terminów, porozmawiam z Tobą z dużym wyprzedzeniem, jeśli obawiam się, że nie zdążę zrobić czegoś na czas. Będę bardziej świadomy tego, ile czasu zabierają mi krytyczne projekty, i chętnie poświęcę dodatkowe godziny poza biurem, aby upewnić się, że zostaną wykonane. To się więcej nie powtórzy.
W niektórych sytuacjach możesz nie wiedzieć, co zaoferować, aby zrekompensować swoje zachowanie. Jeśli tak jest, możesz po prostu zapytać „Co mogę zrobić, aby to naprawić?”.
Najważniejsze jest pokazanie, w jaki sposób zamierzasz postępować inaczej w przyszłości, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu tego samego problemu.
Jak zamknąć e-mail z przeprosinami?
Teraz musisz tylko zakończyć wiadomość. Jest to dość proste, ale upewnij się, że utrzymujesz odpowiedni ton. Powinieneś podziękować odbiorcy za przeczytanie wiadomości z przeprosinami i życzyć jej powodzenia.
Czytaj więcej: Najlepszy sposób na profesjonalne zakończenie e-maila
Dobrym pomysłem może być również zaproszenie ich do dalszej dyskusji. To pokazuje, że jesteś szczery i otwarty na dodatkowe okno dialogowe.
Oto jeden ze sposobów na zamknięcie profesjonalnego e-maila z przeprosinami:
Dziękuję za przeczytanie tego. Jeśli jest coś, co chciałbyś omówić dalej, skontaktuj się ze mną, abyśmy mogli nad tym popracować.
Z poważaniem, [Twoje imię]
gdzie mogę korzystać z komputera i drukować w pobliżu?
Jeśli nie chcesz używać słowa „Z poważaniem”, inne formalne zamknięcia, takie jak „Pozdrawiam”, będą również działać. Nie musisz mówić „Z przeprosinami” ani nic w tym rodzaju, ponieważ cały e-mail został przez Ciebie właściwie przepraszany.
Czy e-mail jest odpowiednim medium do przeprosin?
Przeszliśmy przez proces profesjonalnego przeprosin w wiadomości e-mail. Ale zanim zaczniesz pisać swoją wiadomość, powinieneś zastanowić się, czy e-mail jest odpowiednim środkiem do przeprosin.
E-mail z pewnością ma zalety, jeśli chodzi o przeprosiny. Ponieważ nie ma ograniczeń czasowych, możesz komponować swoje myśli w jasny i bezpośredni sposób. Jeśli potrzebne są szybkie przeprosiny, wysyłanie e-maili umożliwia skontaktowanie się z nimi w krótkim czasie, jeśli spotkanie osobiste nie jest możliwe. I w przeciwieństwie do osobistych przeprosin, nie musisz być spontaniczny i reagować na to, co mówi druga osoba.
Ale to nie wszystko jest dobre. E-mail jest mniej osobisty niż osobiste (lub telefoniczne) przeprosiny. W zależności od konfiguracji Twojej firmy wysłanie e-maila może wydawać się tchórzliwe, jeśli stawienie się osobiście jest wykonalne. Nie chowaj się za parawanem, gdy musisz za coś przeprosić.
Wyślij e-mail z przeprosinami, aby naprawić błędy
Właściwe przeprosiny to cenna umiejętność życiowa. Nie każdy wie, jak to zrobić, a złe przeprosiny mogą sprawić, że druga osoba poczuje się jeszcze bardziej sfrustrowana niż wcześniej. Skorzystaj z tego podstawowego przewodnika, jak przeprosić w e-mailu, a będziesz na dobrej drodze do naprawionego związku.
Pamiętaj, że ostatecznym celem przeprosin jest odbudowanie nadszarpniętego zaufania. Zrobiłeś coś złego, a trzy główne kroki powyżej to przyznanie się do tego i poprawienie. Nie przepraszaj za siebie.
Źródło obrazu: nito/ Shutterstock
Udział Udział Ćwierkać E-mail 5 sposobów na pisanie profesjonalnych wiadomości e-mail, które oszczędzają czas i wysiłekTo umiejętność pisania profesjonalnych wiadomości e-mail, które oszczędzają czas i uzyskują odpowiedzi. Niech te szablony e-maili Ci pomogą.
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Wskazówki dotyczące pisania
- Porady e-mailowe
- Etykieta online
- Praca zdalna
- Profesjonalne sieci
Ben jest zastępcą redaktora i kierownikiem ds. wdrażania w MakeUseOf. Zrezygnował z pracy w IT, aby pisać w pełnym wymiarze godzin w 2016 roku i nigdy nie oglądał się za siebie. Od ponad siedmiu lat zajmuje się samouczkami technicznymi, rekomendacjami gier wideo i nie tylko.
Więcej od Bena StegneraZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować