Home-theater-designers
Istnieją sprzeczne poglądy na temat trudności w korzystaniu z programu Microsoft Access. Jedna szkoła myślenia sugeruje, że jest to trudne, złożone i wykracza poza normalny lud. Drugim jest to, że jest tak samo łatwy w użyciu jak Excel.
Jestem tu, by powiedzieć ci prawdę. I znajduje się gdzieś pomiędzy nimi. Zapoznanie się z programem Access wymaga więcej wysiłku niż z arkuszem kalkulacyjnym, ale nie jest trudne i ma duże możliwości.
Możesz zacząć właśnie tutaj. Po tym samouczku wprowadzającym w programie Microsoft Access będę kontynuować publikowanie wpisów na temat różnych części składających się na program Access i pokażę, jak zaoszczędzić czas i wysiłek.
Samouczek Microsoft Access: Zaczynając od początku
Najpierw trochę nudna teoria. Zrobię to tak szybko, jak będę mógł i mam nadzieję, że nie będzie to zbyt bolało.
Microsoft Access to RDBMS (system zarządzania relacyjną bazą danych). Często nazywa się to bazą danych, ponieważ ten termin faktycznie odnosi się do informacji, które w niej przechowujesz. To jak różnica między konkretnym arkuszem kalkulacyjnym a samym Excelem.
Jak idzie RDBMS, Access zdecydowanie znajduje się na niższym końcu skali. Nie jest to idealne rozwiązanie dla baz danych większych niż około 2 GB i nie radzi sobie zbyt dobrze z jednoczesną bazą użytkowników liczącą więcej niż około pół tuzina.
Ale w tych granicach trudno jest znaleźć coś bardziej wszechstronnego w cenie, a wiele osób już ma ten produkt, jeśli mają odpowiednią wersję pakietu Microsoft Office.
Dla tych z was, którzy korzystali z programu Excel lub prawie każdego innego arkusza kalkulacyjnego, istnieje kilka podstawowych różnic, które należy zrozumieć, a następnie wykorzystać.
Po pierwsze, dane i wyświetlanie są w programie Access oddzielne. Oznacza to, że nie formatujesz danych, aby wyglądały ładnie lub były łatwe do wprowadzenia. Zamiast tego opracowujesz strukturę, aby miała sens, a następnie projektujesz oddzielne formularze i raporty, aby wyprowadzać dane.
Po drugie, nie przechowujesz (na ogół) obliczeń. Przechowujesz surowe dane i wykonujesz obliczenia, kiedy ich potrzebujesz.
Trzeci i ostatni na razie. W programie Excel bardzo łatwo jest poradzić sobie z wyjątkami. Na przykład, jeśli masz kolumnę, która jest pełna wartości liczbowych, dość łatwo jest zdecydować, że umieszczenie w komórce słowa „Jim” ma więcej sensu w jednym wierszu. Nie da się tego zrobić w żadnej sensownie zaprojektowanej bazie danych Access, więc planowanie jest ważniejsze.
Aby się o tym przekonać, kilka krótkich podsumowań różnych części programu Access. Nie wszystko musi mieć sens za pierwszym razem. Wkrótce omówię każdy z nich szczegółowo w osobnych postach.
W całej tej serii postów istnieje założenie, że znasz program Excel lub coś podobnego. Jeśli ostatnie kilkadziesiąt lat spędziłeś pod kamieniem, poświęć trochę czasu na zapoznanie się z Excelem. Podziękujesz mi później. Zakładam również, że chcesz utworzyć lokalną bazę danych dla użytkowników systemu Windows, mimo że program Access może również tworzyć bazy danych sieci Web.
najlepszy czytnik pdf dla Windows 10
Napisaliśmy już kilka pomocnych artykułów w programie Excel, więc zachęcamy do przejrzenia ich. Możemy Ci pomóc kalendarze , budżety , wykresy oraz druk . Napisałem nawet krótki artykuł na temat korzystania z uchwytu do napełniania, aby zaoszczędzić czas.
Stoły
Są to podstawowe elementy konstrukcyjne aplikacji programu Access i część, która działa najbardziej jak arkusz kalkulacyjny.
Planowanie jest jednak wymagane, ponieważ przed rozpoczęciem musisz zdecydować, jak będą działać wszystkie kolumny.
Oto coś do przemyślenia, zanim wrócimy do tego szczegółowo w dalszej części tego samouczka programu Microsoft Access. Przeważnie w programie Excel masz do czynienia z pojedynczym arkuszem kalkulacyjnym.
W programie Access zazwyczaj obejmujesz kilka tabel. Czasami znaczna liczba. Tabele w programie Access można łączyć ze sobą w sposób, który ma sens pod względem sposobu powiązania informacji. Stąd pochodzi „˜R” w RDBMS i to jest siła stojąca za programem Access.
Zapytania
W ten sposób zadajesz pytania dotyczące programu Access. Możesz zaprojektować je w locie i zapisać do późniejszego wykorzystania. W ogólnym sensie odpowiedzi nie są zapisywane. Tylko pytania, które dostarczą odpowiedzi. To świetnie, ponieważ następnym razem, gdy zadasz pytanie, jeśli dane zostały zaktualizowane, otrzymasz inną odpowiedź.
Formularze
Są to elementy wizualne, które ułatwiają wprowadzanie i przeglądanie danych na ekranie.
Nie każdy będzie czuł się komfortowo, wprowadzając dane bezpośrednio do tworzonych tabel i możesz chcieć mieć większą kontrolę nad działaniem tych danych wejściowych. Odpowiedzią są formularze.
Można je również skonfigurować w celu bardziej praktycznego przeglądania danych z tabel lub zapytań na ekranie.
Raporty
Czasami nie chcesz widzieć rzeczy na ekranie. chcesz je wydrukować lub wysłać e-mailem do szefa.
Możesz przekazać informacje osobie, która sama nie może korzystać z programu Access. Możesz łatwo zaprojektować i zbudować odpowiednie raporty dla większości sytuacji.
Makra i moduły
Tutaj sprawy stają się nieco bardziej złożone. Najlepiej jest dobrze zrozumieć wszystkie powyższe elementy, zanim spędzisz z nimi jakikolwiek czas.
Obie opcje to sposoby automatyzacji zadań w programie Access, przy czym makra są łatwiejszym wyborem, a moduły VBA mają większe możliwości. Oba mają swoje zastosowania i wrócimy do nich później.
Streszczenie
Dostęp jest złożony, ale nie jest trudny. Z perspektywy programu Excel tabele programu Access są jak arkusze kalkulacyjne, ale mają większą strukturę. Cała reszta polega na manipulowaniu tymi tabelami w celu kwestionowania, przeglądania, raportowania i automatyzacji.
Złożoność jest tego warta, ponieważ dostęp daje moc, aby osiągnąć więcej. Wkrótce wrócę z wpisem o stołach.
W międzyczasie znajdź arkusz kalkulacyjny, który możesz zastąpić bazą danych. Spójrz na arkusze i sprawdź, czy możesz znaleźć jakieś niespójności. Musisz je uporządkować, aby móc korzystać z danych w programie Access.
Czy w ogóle korzystasz z programu Access? Walczyłeś? Jakie masz problemy? dajcie znać w komentarzach.
Udział Udział Ćwierkać E-mail 3 sposoby na sprawdzenie, czy wiadomość e-mail jest prawdziwa czy fałszywaJeśli otrzymałeś wiadomość e-mail, która wygląda nieco podejrzanie, zawsze najlepiej sprawdzić jej autentyczność. Oto trzy sposoby sprawdzenia, czy wiadomość e-mail jest prawdziwa.
Czytaj dalej Powiązane tematy- Okna
- Narzędzia współpracy
- Arkusz
- Microsoft Access
Jim w ciągu dnia pracuje twardo w IT, i to od około DOS 3.0, ale stara się spędzać magiczne godziny z aparatem lub dwoma. Mieszka w Nowej Zelandii ze swoją uroczą żoną Luddite i trójką dzieci. Możesz sobie tylko wyobrazić, jak bardzo są zdezorientowani.
Więcej od Jima HendersonaZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować