Home-theater-designers
Korespondencja seryjna może zaoszczędzić czas i wysiłek, więc zapoznaj się z tym procesem od początku do końca, korzystając z tego przewodnika.
Prawie każdy, kto zna pakiet Office, słyszał o korespondencji seryjnej, ale wielu nie wie dokładnie, jak przebiega ten proces. To łatwiejsze niż myślisz — o ile wiesz, jak wcześniej skonfigurować dokumenty i scalić je w programie Word.
Po uruchomieniu będziesz używać tej funkcji do tworzenia wszystkiego z spersonalizowane karty indeksowe do masowej wysyłki w Twoim miejscu pracy. Korespondencja seryjna jest zniechęcająca tylko po raz pierwszy i możesz to sobie udowodnić, wykonując ten przewodnik.
W tym przewodniku użyliśmy nowego pakietu Office 2016, ale proces dotyczy starszych wersji programów Microsoft Word i Excel.
Jak skonfigurować dokument źródłowy
Korespondencja seryjna działa poprzez wypełnienie określonych pól w dokumencie danymi z innego źródła, zazwyczaj baza danych lub arkusz kalkulacyjny . Pierwszym krokiem do udanego korespondencji seryjnej jest skonfigurowanie dokumentu źródłowego i upewnienie się, że jest on sformatowany w sposób zrozumiały dla programu Word.
Biorąc pod uwagę, że jest to najczęstsze zastosowanie tej techniki, nasz przykład skupi się na umieszczaniu indywidualnych nazwisk i adresów w ogólnej masowej wysyłce. Pola, które uwzględnimy, to imię i nazwisko, firma, adres, miasto, stan i kod pocztowy — ale te szczegóły nie są niezbędne, o ile postępujesz zgodnie z nadrzędnym procesem.
Korzystanie z programu Excel
Jeśli używasz programu Excel do tworzenia dokumentu źródłowego, wystarczy utworzyć tabelę wszystkich istotnych informacji, które mogą być zawarte w tej korespondencji seryjnej lub w przyszłej korespondencji.
Podstawową ideą jest podzielenie różnych informacji na osobne kolumny i nadanie każdej z nich odpowiedniego nagłówka. Ułatwia to późniejsze wybieranie tych szczegółów, dzięki czemu można użyć tego samego dokumentu źródłowego do tworzenia czegokolwiek, od identyfikatora po etykietę adresową .
Następnie wybierz wszystkie dane (w tym nagłówki kolumn), przejdź do Formuły tab i wybierz Określ nazwę .
Zostaniesz poproszony o podanie nazwy swojego zestawu danych, więc wybierz coś odpowiedniego. Jeśli prawdopodobnie będziesz nadzorować wiele projektów korespondencji seryjnej dla różnych wysyłek, mądrze jest dodać coś rozpoznawalnego, aby je odróżnić na dalszych etapach. Gdy to zrobisz, zapisz swoją pracę i zamknij arkusz kalkulacyjny.
Używanie słowa
Możesz również użyć pliku Word jako dokumentu źródłowego, ale wymaga to nieco więcej wysiłku. Będziesz musiał ustawić stół, żeby wszystko było uporządkowane , więc przejdź do Wstawić zakładka, znajdź Stoły sekcji i kliknij menu rozwijane. Określ rozmiar tabeli wymaganej dla twojego projektu, a następnie zacznij wypełniać ją swoimi danymi.
raspberry pi uruchom skrypt przy starcie
Nie musisz się zbytnio martwić o formatowanie, ponieważ ten dokument jest przeznaczony wyłącznie do działania jako plik źródłowy dla korespondencji seryjnej. Jednak dokładność jest kluczowa, więc upewnij się, że wszystkie dane zostały umieszczone we właściwych kolumnach i odpowiednio zatytułowane. Po zakończeniu zapisz dokument i zamknij go na razie.
Rozpoczynanie korespondencji seryjnej
Otwórz Word i utwórz nowy dokument. Udaj się do Wysyłki i kliknij Rozpocznij korespondencję seryjną rozwijane, aby wybrać żądany projekt.
Oto, gdzie proces może się nieco różnić, w zależności od tego, co chcesz zrobić. Gdybym robił etykietę lub coś innego, co mogłoby być wydrukowane na niestandardowym papierze, miałbym kolejny ekran, który pozwalał mi określić dodatkowe opcje drukowania.
jak się dowiedzieć, kiedy zostało utworzone konto google
W takim przypadku wybierz Domyślny zasobnika, chyba że masz powód, aby zrobić inaczej, a następnie wybierz odpowiedni numer produktu, aby program Word mógł zastosować poprawny szablon.
Importowanie danych źródłowych
Mając te fundamenty, możemy teraz zacząć importować informacje, które wprowadziliśmy do dokumentu źródłowego na początku procesu. Udaj się do Wysyłki ponownie zakładkę, kliknij Wybierz odbiorców i wybierz Użyj istniejącej listy .
Przejdź do dokumentu źródłowego, niezależnie od tego, czy został utworzony w programie Word, czy Excel — pakiet Office firmy Microsoft będzie dobrze współpracować w większości sytuacji. Jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego, zostaniesz poproszony o potwierdzenie, którą tabelę wybierasz, i upewnij się, że pole zaznaczone Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn jest zaznaczone. Teraz przejdź do Wpisz i wstaw pola sekcja Wysyłki i kliknij Blok adresu (lub cokolwiek ma sens dla twojego projektu).
Tutaj będziesz mógł dokładnie określić, które pola są przesyłane z dokumentu źródłowego do sfinalizowanej wysyłki. Aby uzyskać jeszcze więcej opcji na tym etapie, moglibyśmy dodać imię, drugie i nazwisko naszych odbiorców jako indywidualne kolumny, co rozszerzyłoby listę dostępnych wyborów w Wstaw imię i nazwisko odbiorcy w tym formacie pole. Jest to jednak całkowicie opcjonalne.
Narzędzie do blokowania adresów jest świetne dla każdego, kto chce przyspieszyć proces korespondencji seryjnej, ale jeśli chcesz to określić dokładnie, jak wygląda twój dokument , rozważ użycie Wstaw pole scalania opcja pod Wpisz i wstaw pola sekcji, aby ręcznie umieścić każde pole. Po wstawieniu pól do dokumentu możesz użyć Podgląd wyników aby zobaczyć, jak będzie się drukować po wypełnieniu.
Nadszedł czas na wprowadzenie wszelkich poprawek formatowania, które mogą być konieczne do wykonania; zmieniając czcionkę, dostosowując sposób umieszczenia każdego pola na stronie i wszelkie elementy estetyczne, które chcesz dodać. Gdy to zrobisz, ponownie przejdź do zakładki Korespondencja i kliknij Zakończ i połącz pod Skończyć Sekcja. Twoje wypełnione dokumenty powinny być gotowe i czekać na wydrukowanie i wysłanie.
Aby uzyskać coś prostszego, sprawdź najlepsze drukarki etykiet, jakie możesz kupić .
Udział Udział Ćwierkać E-mail 5 wskazówek, jak doładować swoje maszyny VirtualBox LinuxMasz dość słabej wydajności oferowanej przez maszyny wirtualne? Oto, co powinieneś zrobić, aby zwiększyć wydajność VirtualBox.
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Korespondencja seryjna
- Microsoft Office 2016
Angielski pisarz mieszkający obecnie w USA. Znajdź mnie na Twitterze przez @radjonze.
Więcej od Brada JonesaZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować