Excel vs. Access — czy arkusz kalkulacyjny może zastąpić bazę danych?

Excel vs. Access — czy arkusz kalkulacyjny może zastąpić bazę danych?

A może powinieneś używać obu? Programy Microsoft Access i Excel obsługują filtrowanie danych, sortowanie i wykonywanie zapytań, ale który program jest odpowiedni do wymagań Twojej pracy i w jaki sposób można uzyskać to, co najlepsze z obu światów?





Zrozumienie, do czego służy każde narzędzie

Powyższa tabela powinna zawierać zarys najważniejszych porównań między używaniem programu Microsoft Access lub Excel do wymagań dotyczących danych. W idealnym świecie wszyscy używamy Microsoft Excel i Access zamiennie, jeden ze względu na zaawansowane obliczenia matematyczne i porównania statystyczne, a drugi ze względu na zdolność do organizowania i wyświetlania wielu danych w ustrukturyzowany sposób.



Kluczowe pytania przed wyborem

Powinieneś zadać sobie te kluczowe pytania, zanim zaczniesz korzystać z jednego oprogramowania nad drugim:





  • Jak chcesz uporządkować swoje dane?
    • Powtarzające się? Powielanie?
    • Śledzenie akcji/zarządzanie zdarzeniami?
  • Czy przechowujesz i zarządzasz, czy przechowujesz i analizujesz?
  • Ile masz danych?
    • Tekst?
    • Liczbowy?
  • Czy potrzebujesz formatowania do udostępniania danych wyjściowych?

Excel służy do analizy danych

Excel wyróżnia się danymi liczbowymi, ich przechowywaniem i wieloma permutacjami analiz, których możesz potrzebować, aby odkryć wszelkie wzorce, trendy lub błędne nazwy w danych. Krzywa uczenia się w programie Excel jest dość krótka – w tym sensie, że na początku może wydawać się bardzo zniechęcająca, ale szybko będziesz wyginać tabele przestawne na własny użytek w mgnieniu oka.

komputer nie rozpozna zewnętrznego dysku twardego;

Nadchodzą najnowsze wersje absolutnie zapchane szablonami , poręczne skróty i bardzo przyjazny GUI, ale trzeba wziąć pod uwagę pewne kwestie. Excel to doskonałe narzędzie, gdy korzystasz z kilku arkuszy kalkulacyjnych naraz, ale kiedy zaczynasz zwiększać rozmiar swojej bazy danych, na przykład za pomocą rządowego zestawu danych, Excel zaczyna trzeszczeć pod obciążeniem.



Utrzymanie ogromnego arkusza kalkulacyjnego Excel z tysiącami, jeśli nie dziesiątkami tysięcy wpisów staje się coraz trudniejsze, a wraz z rozwojem danych potrzeba aktualizacji formuł, zakresów podsumowań i makr może prowadzić do błędów pojawiających się w danych.

Zasoby programu Excel

Oto kilka doskonałych zasobów internetowych, samouczków i szablonów, które zapewnią Ci przewagę podczas poznawania programu Excel:



  • Naucz się programu Excel bez wydawania grosza — lista referencyjna samouczków programu Excel, zawierająca dosłownie wszystko, czego potrzebujesz, korzystając z jednego z linków
  • Szablony dla Excela - the Microsoft Office sklep dla szablonów Excel. Excel 2013 ma rozszerzoną listę po otwarciu oprogramowania - przejrzyj go, aby uzyskać więcej opcji!
  • Chandoo.org - mnóstwo bezpłatnych informacji obejmujących wszystkie poziomy nauki
  • MrExcel - podobny do Chandoo, ma tysiące praktycznych filmów instruktażowych i samouczków
  • Youtube: Technologia Howcast - świetna seria wprowadzająca, zmierzająca w kierunku niektórych pośrednich narzędzi Excela

Chandoo, MrExcel i seria YouTube firmy Howcast Tech są szczególnie dobre, z których każdy zawiera znakomite samouczki obejmujące praktycznie każde narzędzie, jakie możesz napotkać w programie Excel, wspaniałe zasoby dla skromnych początkujących, aż po znawców Excela wśród nas.

Uzyskaj dostęp do Excela w zarządzaniu danymi

Microsoft Access to nieco inna bestia niż Excel. Tam, gdzie program Microsoft Excel koncentruje się na numerycznych, potencjalnie jednorazowych sekwencjach danych, program Access zapewnia rozwiązanie do przechowywania informacji, które można przywoływać i odwoływać się w wielu miejscach. Przyznam się krzywa uczenia się dla programu Access miejscami jest problematyczne, ale kiedy nauczysz się podstaw oprogramowania, odkryjesz, że te umiejętności są stosunkowo wymienne z prawie każdym oprogramowaniem bazodanowym.



Być może największą różnicą między Microsoft Access a Excelem jest metoda przechowywania danych. Rekordy Microsoft Access można dowolnie modyfikować w dowolnym momencie. Powyższy obraz przedstawia Microsoft Access (na górze) i Excel (na dole) dla porównania. Pamiętaj, że podczas korzystania z programu Microsoft Access każdemu rekordowi nadawany jest określony numer identyfikacyjny — pierwsza kolumna — aby umożliwić sortowanie, filtrowanie i wykonywanie zapytań dotyczących całej bazy danych . Twoja baza danych jest właśnie tym – cyfrowym magazynem informacji. Dodawanie kolejnych informacji, modyfikowanie, usuwanie, filtrowanie i odpytywanie nie ma wpływu na istniejący rekord, ani na skonfigurowane formuły, zakresy podsumowań, tabele i raportowanie. Podczas korzystania z ogromnego zbioru danych w Excelu istnieje możliwość, że wykonanie któregokolwiek z wyżej wymienionych zadań może się zepsuć coś, gdzieś.

Krok dalej niż Excel

Program Microsoft Access idzie o krok dalej niż program Excel w zakresie czystego przechowywania danych, oferując specjalne narzędzia wewnętrzne zapewniające jakość danych:

  • Użyj list odnośników i reguł walidacji dla poszczególnych pól na poziomie tabeli
  • Formularze mogą dodawać dodatkowe reguły do ​​tabeli dostępu podczas wprowadzania danych
    • Reaguje na wybór użytkownika i predefiniowane zdarzenia
  • Integralność referencyjna między tabelami konsekwentnie utrzymywana przez Microsoft Access — upewniając się, że wszystkie dane mają sens, prawie przez cały czas

Agregacje ogromnych baz danych są również stosunkowo proste w programie Microsoft Access. Zapytania i filtrowanie mogą odbywać się niezależnie od trybu przechowywania dzięki Microsoft Access, który zapewnia zaawansowane rozwiązania do analizy danych — ale bez tabeli przestawnej!

Zasoby Microsoft Access

Podobnie jak w przypadku naszej oferty Microsoft Excel, oto kilka świetnych zasobów online, samouczków i szablonów, które zapewnią Ci przewagę podczas korzystania z programu Access:

  • Łatwy dostęp z szablonami - oficjalny samouczek MS Office dotyczący korzystania z szablonów Access, aby przyspieszyć pracę
  • Wprowadzenie do szablonów programu Access 2010 - wprowadzenie do wyboru i implementacji szablonów Access
  • GCF Ucz się za darmo - 14-częściowy samouczek obejmujący wprowadzanie danych po prezentację danych i wiele więcej
  • Dostęp do wszystkiego - absolutnie masywny lista pytań dostępowych i samouczków
  • Baycon Group [Usunięto uszkodzony adres URL] - szczegółowe samouczki, od wprowadzania danych po zaawansowane tabele zapytań

A zwycięzcą jest...

Żaden!

Och, co za wykręt, przepraszam… ale mam nadzieję, że zilustrowaliśmy każdy element oprogramowania, aby Twoja kolejna decyzja dotycząca przechowywania/analizy danych była łatwiejsza. Możesz importować dane Microsoft Access do Excela i vice versa na wiele sposobów, nieskończenie rozszerzając potencjał obu programów. Rozwiązania dostarczane przez Microsoft Access i Excel zapewniają spektrum technik zarządzania danymi, które ewoluują wraz z naszymi wymaganiami dotyczącymi danych.

jak mogę zobaczyć czyjś profil, jeśli mnie zablokowali?

Górny pasek ilustruje opcje importu i eksportu dostępne w programie Microsoft Access > Dane zewnętrzne patka. Drugi pokazuje podobne opcje eksportu za pośrednictwem Excela> Dane patka. Obie karty danych zapewniają użytkownikom rozszerzoną wielofunkcyjność, która pozwala na to, co najlepsze z obu światów: doskonałe obliczenia matematyczne, formatowanie i tabele, a także doskonałe zarządzanie danymi, analizę i raportowanie.

Uważni czytelnicy zauważą brak zakładki eksportu do Excela.>CTRL+C lub CMD+C!

Zrozumienie, co każde narzędzie może zrobić dla Ciebie i dla Twoich danych, może mieć ogromne znaczenie, więc wykorzystaj oba na swoją korzyść, czytając i oglądając niektóre z samouczków, aby zdobyć praktyczne doświadczenie z tymi potężnymi narzędziami do przetwarzania danych.

Czy coś przeoczyliśmy? Jakie są twoje ulubione alternatywy Microsoft Access i Excel? Daj nam znać poniżej!

Udział Udział Ćwierkać E-mail Jak zmienić wygląd i styl pulpitu Windows 10?

Chcesz wiedzieć, jak poprawić wygląd systemu Windows 10? Skorzystaj z tych prostych dostosowań, aby dostosować system Windows 10 do własnych potrzeb.

Czytaj dalej Powiązane tematy
  • Okna
  • Wydajność
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Access
O autorze Gavin Phillips(945 opublikowanych artykułów)

Gavin jest młodszym redaktorem ds. Windows i technologii, stałym współpracownikiem podcastu Really Useful i regularnym recenzentem produktów. Posiada tytuł licencjata (z wyróżnieniem) współczesnego pisania z praktykami sztuki cyfrowej splądrowanej ze wzgórz Devon, a także ponad dziesięcioletnie doświadczenie zawodowe w pisaniu. Lubi obfite ilości herbaty, gry planszowe i piłkę nożną.

Więcej od Gavina Phillipsa

Zapisz się do naszego newslettera

Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!

Kliknij tutaj, aby zasubskrybować