Jak utworzyć wspólną skrzynkę odbiorczą w G Suite

Gdy Twój zespół musi zarządzać tymi samymi e-mailami przychodzącymi, możesz użyć wspólnej skrzynki odbiorczej z G Suite, aby dodać wielu użytkowników do tego samego konta. Funkcja pozwala wielu członkom zespołu na jednoczesne utrzymywanie tej samej skrzynki odbiorczej.

jak grać w gry PlayStation 2 na komputerze?

Oto, jak utworzyć własną wspólną skrzynkę odbiorczą, korzystać ze wszystkich funkcji, przypisywać członków zespołu i przyznawać określone uprawnienia z poziomu konta G Suite.

Co to jest wspólna skrzynka odbiorcza w G Suite

Wspólna skrzynka odbiorcza w G Suite umożliwia grupie osób dostęp do tej samej skrzynki e-mail i zarządzanie nią. Może to być przydatne dla firm i organizacji, które potrzebują całego zespołu marketingu lub sprzedaży, aby odpowiadać na podobne e-maile.

To świetny sposób na zwiększenie produktywności poprzez zachęcanie online współpraca zespołowa za pomocą narzędzi Google aby stworzyć wydajny przepływ pracy.

Na przykład, jeśli Twoi przedstawiciele handlowi stale otrzymują e-maile o potencjalnych partnerstwach, możesz przypisać wszystkim monitorowanie tej samej skrzynki odbiorczej. Każdy może odpowiadać na przychodzące e-maile i zarządzać nimi.

Możesz też skonfigurować wspólną skrzynkę odbiorczą, jeśli pracujesz w szkole, która otrzymuje e-maile od rodziców, aby każdy nauczyciel mógł na nie odpowiadać. Każdy członek, który ma odpowiednie uprawnienia, może odebrać e-mail dla siebie lub przypisać go innemu członkowi grupy.

Google Workplace to nie jedyne narzędzie do współpracy, które można połączyć z Gmailem , ale jest najbardziej wydajne, jeśli masz już G Suite.

Możesz użyć tego narzędzia do tagowania określonych e-maili, co pomaga uporządkować skrzynkę odbiorczą i ułatwia wyszukiwanie starszych e-maili. Jeśli sprzedajesz produkty, oznaczanie wszystkich e-maili tymi konkretnymi produktami pomoże innym je znaleźć.

Zanim będziesz mieć wspólną skrzynkę odbiorczą, musisz skonfigurować grupę dyskusyjną Google i dodać członków.

Jak utworzyć grupę dyskusyjną Google i dodać członków

Aby zacząć zarządzać wspólną skrzynką odbiorczą i uzyskiwać do niej dostęp, musisz najpierw utworzyć grupę. Umożliwi to rozpoczęcie dodawania członków do wspólnej skrzynki odbiorczej.

Zaloguj się do Grupy dyskusyjne Google .
Kliknij Stworzyć grupę .
Wejść informacje i wybierz ustawienia.
Kliknij Stworzyć grupę .

Po skonfigurowaniu grupy możesz zacząć zapraszać do niej osoby e-mailem, dodawać je bezpośrednio do grupy lub zatwierdzać osoby, które się zgłosiły.

Wysłanie zaproszenia wysyła je bezpośrednio do skrzynki odbiorczej odbiorców, aby potwierdzić, że chcą dołączyć do grupy. Bezpośrednie dodanie członka do grupy wymaga jego adresu e-mail. Doda członka po przesłaniu.

Tworząc grupę i dodając członków, będziesz mieć w pełni funkcjonalną wspólną skrzynkę odbiorczą. Jedyną rzeczą, która Cię powstrzymuje, jest konieczność włączenia tej funkcji.

Jak włączyć funkcje współpracy

Aby utworzyć wspólną skrzynkę odbiorczą dla istniejących członków, musisz najpierw włączyć funkcje współpracy. Ale zanim wykonasz poniższe kroki, upewnij się, że masz włączoną historię rozmów dla Grup dyskusyjnych Google.

Zaloguj się do Grupy dyskusyjne Google .
Kliknij nazwa grupy .
Kliknij Ustawienia grupy .
Pod Włącz dodatkowe funkcje Grupy dyskusyjnej Google > Wybierz Wspólna skrzynka odbiorcza .

Po skonfigurowaniu wszystkich funkcji współpracy musisz przypisać uprawnienia każdemu członkowi, aby ułatwić im zarządzanie kontem.

Jak przypisać uprawnienia członkom wspólnej skrzynki odbiorczej

Przypisując uprawnienia członkom grupy, umożliwisz zespołowi podejmowanie i przypisywanie wątków, oznaczanie wątków jako zakończonych, oznaczanie wątków jako duplikatów i oznaczanie wątków jako niewymagających działań.

Grupie można przypisać różne uprawnienia w zależności od domyślnych ról w grupie (właściciele, menedżerowie, członkowie), wszystkich w organizacji, wszystkich użytkowników w sieci lub ról utworzonych przez użytkownika.

Zaloguj się do Grupy dyskusyjne Google .
Kliknij nazwę grupy.
Kliknij Ustawienia grupy .
Kliknij przełącznik, aby Włączyć coś uprawnienia.
Przesuń suwak i wybierz, którzy użytkownicy otrzymają uprawnienia .

Możesz również utworzyć wykluczenia w swoich uprawnieniach, aby wykluczyć określonych członków z ustawień uprawnień.

jak zapisać grę flash

Zarządzanie wspólną skrzynką odbiorczą G Suite

Wspólna skrzynka odbiorcza umożliwia przypisanie różnych członków do grupy i nadanie im określonych uprawnień, aby mogli efektywnie zarządzać pocztą e-mail.

Każdy członek zespołu będzie miał dostęp do całej skrzynki odbiorczej i będzie mógł przypisywać różne rozmowy do różnych członków. Teraz, gdy Twój zespół został utworzony, musisz pomyśleć o zapewnieniu bezpieczeństwa wszystkim osobom na koncie.

Udział Udział Ćwierkać E-mail Google dodaje nowe funkcje zabezpieczeń do G Suite

Ta aktualizacja G Suite obejmuje wszystko, od obsługi standardu BIMI w Gmailu po nowe funkcje zabezpieczeń w Google Chat.

Czytaj dalej Powiązane tematy

Wydajność
Gmail
Narzędzia współpracy
Porady e-mailowe
Skrzynka odbiorcza Google
Praca zdalna
grupy użytkowników

O autorze Raul Mercado(119 opublikowanych artykułów)

Raul jest koneserem treści, który docenia artykuły, które dobrze się starzeją. Od 4 lat zajmuje się marketingiem cyfrowym, aw wolnym czasie pracuje nad Camping Helperem.

Więcej od Raula Mercado

Zapisz się do naszego newslettera

Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!

Kliknij tutaj, aby zasubskrybować