Home-theater-designers
Nadejdzie czas, kiedy będziesz musiał radzić sobie z wszelkiego rodzaju informacjami przechowywanymi w innych rodzajach plików i wprowadzać je do Microsoft Excel . Nie możesz uciec od wszechobecnego pliku tekstowego. Założę się, że niektóre z nich znajdujesz każdego dnia.
Oto kilka codziennych przykładów:
- Analiza Excela sprzedaży lub informacji o produkcie przechowywanych w pliku tekstowym.
- Wymiana danych między dwoma różnymi programami (być może z bazy danych do arkusza kalkulacyjnego).
- Nazwiska, adresy i identyfikatory e-mail przechowywane w programie pocztowym (np. eksport z Microsoft Outlook do Excela ).
Microsoft Excel udostępnia wszystkie narzędzia do łączenia się z zewnętrznymi źródłami danych. Porozmawiajmy o rozdzielanych plikach tekstowych.
To jest rozdzielany plik tekstowy
Jak widać, imiona i nazwiska, firmy, dla których pracują oraz inne szczegóły oddzielone są przecinkami. Ten plik tekstowy rozdzielany przecinkami jest łatwy do stworzenia w dowolnym edytorze tekstu.
W tej chwili to nie jest przydatne. Przenieś to do arkusza kalkulacyjnego i możesz stworzyć bardziej profesjonalny dokument.
Na przykład możesz łatwo wyszukać zduplikowane dane i je usunąć. Wtedy możesz użyj arkusza kalkulacyjnego do tworzenia etykiet i korespondencji seryjnej jeśli adresy są również częścią danych.
Podstawową ideą jest tutaj zaimportowanie informacji z pliku tekstowego i podzielenie różnych informacji na osobne kolumny i nazwanie każdej kolumny odpowiednim nagłówkiem.
Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo plikowi tekstowemu z ogranicznikami…
3 różne rodzaje rozdzielanych plików tekstowych
Istnieją trzy popularne rodzaje rozdzielanych plików, w zależności od sposobu rozdzielania (odgraniczania) każdej wartości. Do oddzielenia poszczególnych wpisów w pliku można użyć dowolnego znaku.
Na przykład: rura (|) lub prosta spacja. Przekonasz się, że te trzy są najczęstszymi rodzajami rozdzielanych separatorów między poszczególnymi wpisami tekstowymi.
- Wartości oddzielone przecinkami.
- Wartości rozdzielane tabulatorami.
- Wartości oddzielone dwukropkiem.
Ogranicznik tekstu oddziela każdą wartość od następnej. Każda wartość następująca po ograniczniku i poprzedzająca następne wystąpienie ogranicznika jest importowana jako jedna wartość. Pamiętaj, że wartość między przypisanym ogranicznikiem może mieć inny znak ogranicznika, ale wymaga cudzysłowu (') lub apostrofu (').
Zagmatwane? Nie tak bardzo. Zobaczmy jak na przykładzie:
W pliku tekstowym z nazwami miast i stanów mogą znajdować się wartości, takie jak „Albany, NY”.
Microsoft Excel może odczytać przecinek (,) między dwoma słowami jako ogranicznik. Traktować nazwy miasta i kraju jako jedna wartość i zaimportuj je do jedna komórka Excela musimy użyć podwójnych cudzysłowów lub apostrofu jako kwalifikatora tekstu. Jeśli jako kwalifikator tekstu nie zostanie określony żaden znak, „Albany, NY” zostanie zaimportowany do dwóch sąsiednich komórek jako Albany i NY.
Krótko mówiąc, aby zachować jakąkolwiek wartość w kolumnie dokładnie tak, jak jest, możesz ująć ją w cudzysłów lub apostrof.
Jak zobaczymy poniżej, Microsoft Excel zapewnia pełną kontrolę nad procesem importowania i okienkiem podglądu, aby zobaczyć format danych, zanim wypełnią one komórki.
Konwertuj z rozdzielanego pliku tekstowego na arkusz kalkulacyjny
Jest wiele konwertery online który może pobrać nieprzetworzony plik tekstowy CSV i wypluć arkusz kalkulacyjny XLS. Zamzar oraz Konwersja to dwa doskonałe narzędzia.
Ale nie musisz polować na konwerter online, ponieważ Microsoft Excel ma natywną funkcję, która znacznie lepiej wykonuje pracę.
Weźmy przykładowy plik CSV i przejdźmy przez kolejne etapy konwersji rozdzielanych plików tekstowych na arkusze kalkulacyjne. Powyższy zrzut ekranu przedstawiający mieszankę wartości oddzielonych przecinkami w pliku Notatnika jest dobrym przykładem.
Microsoft Excel może pomóc w przekształceniu tej pomieszanej plątaniny w zgrabne wiersze i kolumny. Następnie możesz przystąpić do pracy i przekształcić go w pięknie sformatowany raport lub przygotować go do druku.
Istnieją trzy sposoby na przeniesienie danych do arkusza kalkulacyjnego Excel z pliku CSV. Zacznij od łatwego.
Metoda 1: Automatyczny import
1. Kliknij Plik zakładkę, a następnie kliknij otwarty .
2. Wybierz plik CSV, który chcesz otworzyć. Program Microsoft Excel automatycznie otwiera plik tekstowy i wyświetla dane w nowym skoroszycie.
Jest to najbardziej bezpośrednia (i najszybsza) droga do otwarcia pliku CSV. Program Microsoft Excel używa domyślnych ustawień formatu danych do odczytywania i importowania każdej kolumny danych. Ale automatyczny import nie zapewnia pożądanej elastyczności.
Zobaczmy więc drugi sposób, w którym używa kreatora.
Metoda 2: Przywróć kreatora importu tekstu
Kreator importu tekstu umożliwia kontrolowanie struktury importowanych danych. Uruchamia się automatycznie, gdy importujesz pliki tekstowe (tj. plik z rozszerzeniem TXT).
Otwórz Microsoft Excel i przejdź do pliku tekstowego (lub zmień rozszerzenie pliku CSV na TXT).
Firma Microsoft ukryła starego Kreatora importu tekstu w programach Excel 365 i 2016 (w wersji 1704 i nowszych). Ale możesz przywrócić kreatora importu tekstu z opcji programu Excel.
1. Idź do Plik > Opcje > Dane .
2. Przewiń w dół do Pokaż starsze kreatory importu danych Sekcja.
3. Aby zaimportować tekst lub pliki CSV, wybierz Z tekstu (starsza wersja) . Kliknij ok aby zamknąć Opcje.
4. Teraz możesz użyć kreatora ze Wstążki. Iść do Dane > Pobierz dane > Starsze kreatory > Z tekstu (starsze) . Znajdź i otwórz plik CSV, który chcesz zaimportować.
Użyj tego trzyetapowego procesu, aby kontrolować format danych.
Krok 1
Tak wygląda Kreator importu tekstu w pierwszym kroku.
Wybierz Ograniczony -- Gdy elementy w pliku tekstowym są oddzielone tabulatorami, dwukropkami, średnikami, spacjami lub innymi znakami.
Wybierz Stała szerokość -- Gdy wszystkie elementy mają tę samą długość i są uporządkowane w rozdzielonych spacjami kolumnach.
Czasami surowe dane mogą mieć wiersz nagłówka. Na przykład:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Posługiwać się Rozpocznij import w wierszu aby wybrać wiersz, od którego rozpocznie się import.
ten Pochodzenie pliku można pozostawić domyślnie w większości przypadków.
ten Zapowiedź wyświetla wartości tak, jak będą wyświetlane, gdy zostaną rozdzielone na kolumny w arkuszu.
Kliknij Następny .
Krok 2
Wybierz Ograniczniki dla twojego pliku (w naszym przypadku przecinek). W przypadku innej postaci sprawdź Inne i wprowadź znak w małym polu. ten Podgląd danych okno daje wgląd w dane kolumnowe.
Wybierz Traktuj kolejne ograniczniki jako jeden pole wyboru, jeśli dane zawierają ogranicznik składający się z więcej niż jednego znaku między polami danych lub jeśli dane zawierają wiele niestandardowych ograniczników.
Na przykład pomaga to w obsłudze plików, które mogą mieć dodatkową spację przed lub po innym ograniczniku. Możesz pomóc zidentyfikować spację jako kolejny ogranicznik i zaznaczyć to pole.
Użyj Kwalifikator tekstu rozwijane, aby wybrać znak, który zawiera wartości w pliku tekstowym. Mówiliśmy wcześniej, w jaki sposób kwalifikator tekstu może pomóc w zaimportowaniu niektórych wartości do jednej komórki zamiast do osobnych.
Użyj Podgląd danych okno, aby sprawdzić wygląd.
Kliknij Następny .
Notatka: Ekran kreatora zmienia się podczas importowania danych o stałej szerokości.
s21 ultra vs 12 pro max
ten Podgląd danych okno może pomóc w ustawieniu szerokości kolumn. Użyj górnego paska w oknie, aby ustawić podział kolumny reprezentowany przez pionową linię. Przeciągnij podział kolumny, aby zwiększyć lub zmniejszyć szerokość. Kliknij dwukrotnie podział kolumny, aby go usunąć.
W pliku o stałej szerokości wartości w pliku nie są oddzielane od ograniczników. Dane są zorganizowane w wiersze i kolumny, z jednym wpisem na wiersz. Każda kolumna ma stałą szerokość, wyrażoną w znakach, która określa maksymalną ilość danych, które może pomieścić.
Krok 3
Na tym ekranie okna podglądu stają się ważniejsze, ponieważ możesz dostosować format danych, które trafiają do każdego pola za pomocą Format danych kolumny . Domyślnie Microsoft Excel importuje dane w formacie Ogólne. Wybierz kolumnę w oknie podglądu i ustaw odpowiedni format.
Na przykład możesz wybrać...
- Tekst dla pól tekstowych.
- Data oraz format daty dla każdej kolumny zawierającej daty.
- ogólny do konwersji walut na format waluty Excel.
Użyj Zaawansowany przycisk, aby określić typ separatorów dziesiętnych i tysięcy miejsc dla danych liczbowych.
Na przykład, jeśli chcesz wyświetlić 100 000 jako 100 000. Excel wyświetla liczby zgodnie z formatem ustawionym w ustawieniach regionalnych komputera.
Kliknij Skończyć . Na końcu Zaimportować dane pojawi się okno dialogowe.
Nie przejmuj się tym zbytnio teraz. Daje kilka możliwości wstawienia danych do arkusza kalkulacyjnego lub nawiązania połączenia z zewnętrzną bazą danych. Wstawianie wartości rozdzielanych tekstem jako tabeli w niniejszym arkuszu jest ustawieniem domyślnym.
„Stara” starsza metoda jest nadal najlepszym sposobem na to, gdy plik CSV jest prosty. Jeśli nie, jest teraz nowa metoda, która może dopasować rachunek do wszelkich potrzeb importu tekstu.
Metoda 3: Użyj Pobierz i przekształć dane
Karta Dane zawiera wszystkie narzędzia potrzebne do zbierania danych zewnętrznych i sprawienia, aby zachowywały się tak, jak chcesz. Na przykład możesz utworzyć raport w formie tabeli przestawnej i odświeżać go po każdej zmianie danych zewnętrznych.
Jest to przesada w przypadku prostych plików CSV, ale przejdźmy dalej i zobaczmy, jak wprowadzić kolumny danych rozdzielanych do Excela.
1. Otwórz pusty skoroszyt.
2. Przejdź do Dane na Wstążce. Następnie kliknij małą strzałkę listy rozwijanej pod Otrzymać dane przycisk (w Pobierz i przekształć dane Grupa). Wybierać Z pliku > Z tekstu/CSV .
3. W Importuj plik tekstowy w oknie dialogowym przejdź do lokalizacji na pulpicie i wybierz plik tekstowy CSV, który chcesz zaimportować. Kreator importu tekstu jest zgrabnie wyświetlany z opcjami, które możesz teraz wybrać.
Jak widać, możesz zmienić kodowanie znaków i wybrać znak rozdzielany lub wprowadzić niestandardowy ogranicznik.
Excel określa ogranicznik, domyślnie analizując pierwsze kilkaset wierszy zestawu danych. Możesz to zmienić i pozwolić programowi Excel pracować również z całym zestawem danych. Nie jest to zalecane, jeśli masz miliony rekordów do zaimportowania.
4. Kliknij Obciążenie przycisk, aby zaimportować dane do nowego ładnego arkusza roboczego.
5. Za każdym razem, gdy importujesz dane do programu Excel, tworzone jest połączenie danych. Możesz uruchamiać zapytania i łączyć arkusz ze źródłem zewnętrznym. Wszelkie zmiany w oryginalnych danych źródłowych zostaną automatycznie zaktualizowane w arkuszu Excel.
6. Możesz anulować to połączenie, przechodząc do Dane > Zapytania i połączenia aby otworzyć panel z boku.
Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Kasować . Lub najedź kursorem na nazwę pliku źródła danych i naciśnij Kasować w oknie, które się pojawia. Jeśli jesteś pewien, kliknij Kasować ponownie.
Przekształcanie danych wykracza poza zakres tego samouczka. Więc skieruję Cię do Microsoft Pierwsze kroki z funkcją Pobierz i przekształć w programie Excel Strona pomocy, aby uzyskać dalszą pomoc.
Wiele zastosowań rozdzielanych plików w Excelu
Potrzebujesz oddzielić listę imion i nazwisk i przygotować je do druku? Konwertuj rozdzielany plik tekstowy do programu Excel. Możesz importować lub eksportować do 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumn. A rozdzielane pliki są obsługiwane prawie wszędzie. Użyj programu Excel jako oszczędzacza czasu dzięki powyższym technikom i poniższym wskazówkom lub ucz się jak wyodrębnić numer lub tekst z Excela .
Udział Udział Ćwierkać E-mail 6 dźwiękowych alternatyw: najlepsze darmowe lub tanie aplikacje do audiobookówJeśli nie masz ochoty płacić za audiobooki, oto kilka świetnych aplikacji, które pozwolą Ci ich słuchać bezpłatnie i legalnie.
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Arkusz
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office 2019
Saikat Basu jest zastępcą redaktora ds. Internetu, Windows i produktywności. Po usunięciu brudu MBA i dziesięcioletniej karierze marketingowej, teraz z pasją pomaga innym doskonalić ich umiejętności opowiadania historii. Szuka brakującego przecinka Oxford i nienawidzi złych zrzutów ekranu. Ale pomysły dotyczące fotografii, Photoshopa i produktywności uspokajają jego duszę.
Więcej od Saikata BasuZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować