Jak zautomatyzować powtarzające się zadania w Arkuszach Google za pomocą makr

Jak zautomatyzować powtarzające się zadania w Arkuszach Google za pomocą makr

Nagraj zadanie, zapisz je i uruchom je, kiedy tylko chcesz.





Makra są wreszcie dostępne dla użytkowników Arkuszy Google. Makra pozwalają zautomatyzować powtarzające się zadania w dokumentach i arkuszach kalkulacyjnych bez konieczności nauki pisania kodu.



Przez długi czas były one podstawowym narzędziem zwiększającym produktywność w pakiecie Microsoft Office. Użytkownicy Excela od dawna potrafią użyj makr, aby zaoszczędzić czas a teraz możesz wnieść te same korzyści w zakresie oszczędności czasu do Arkuszy Google.





Chociaż Arkusze Google od dawna umożliwiają użytkownikom pisanie własnych funkcji Apps Script, makra udostępniają tego rodzaju funkcje wszystkim użytkownikom Arkuszy Google — nie jest wymagane doświadczenie w kodowaniu.

Makra są szczególnie przydatne, jeśli masz do czynienia z wieloma arkuszami w kółko z podobnymi danymi lub informacjami. Na przykład każdy rodzaj miesięcznych trackerów z rozbudowanymi funkcjami do porównywania danych skorzysta z makr.



Jak utworzyć nowe makro w Arkuszach Google

Makra Arkuszy Google są niezwykle łatwe do tworzenia.

  1. Kliknij Narzędzia > Makra > Rejestruj makro .
  2. Wykonaj kroki, które chcesz zautomatyzować.
  3. Wybierać Referencje bezwzględne jeśli chcesz, aby makro działało dokładnie w tej samej komórce, którą nagrywasz. Wybierać Referencje względne jeśli chcesz, aby makro działało w wybranej komórce i sąsiednich komórkach.
  4. Kliknij Zapisać .
  5. Wprowadź nazwę makra i opcjonalny klawisz skrótu klawiaturowego.

Oczywiście krok drugi na powyższej liście może obejmować znacznie więcej kroków, ale o tym później.



Jak edytować makro w Arkuszach Google

Jeśli chcesz edytować swoje makro, wykonaj następujące czynności:

  1. Iść do Narzędzia > Makra > Zarządzaj makrami .
  2. Na liście makr, która się otworzy, kliknij przycisk menu (trzy kropki) obok makra, które chcesz edytować.
  3. Kliknij Edytuj skrypt .

Aby edytować makro, będziesz musiał edytować kod, więc jeśli jest to coś, z czym nie czujesz się komfortowo, może być łatwiej po prostu ponownie nagrać makro.



Jak uruchomić makro w Arkuszach Google

Aby uruchomić makro, otwórz arkusz, którego chcesz użyć, i kliknij Narzędzia > Makra i wybierz makro z listy. Lub jeśli przypisałeś skrót klawiaturowy do makra, możesz go użyć zamiast tego.

Poniżej znajdziesz kilka prostych przykładów różnych sposobów używania makr w Arkuszach Google.

Przykład 1: sformatuj arkusz kalkulacyjny za pomocą makra

Każdego rodzaju powtarzalne formatowanie, które musisz zastosować do kilku arkuszy Google, można łatwo wykonać za pomocą makr.

jak dodać teksturę do tekstu w Photoshopie

Podstawowe formatowanie

Jeśli masz wiele arkuszy z podobnymi informacjami, możesz rejestrować makra dla dowolnego lub wszystkich z następujących: formatowanie pogrubienia/kursywy/podkreślenia, rozmiar czcionki, wyrównanie tekstu, zawijanie tekstu, kolor wypełnienia tła i inne.

Formatowanie warunkowe

Dzięki Arkuszom Google możesz również uzyskać ładną meta, dodając dodatkową warstwę automatyzacji do podstawowej automatyzacji dzięki formatowaniu warunkowemu.

Możesz użyć formatowania warunkowego, aby sformatować komórki przy użyciu tych samych metod wymienionych powyżej. Różnica polega na tym, że możesz utworzyć regułę, która formatuje tekst na podstawie określonych kryteriów:

  • Jeśli komórka zawiera lub nie zawiera określonego słowa kluczowego.
  • Jeśli komórka zawiera liczbę równą, większą lub mniejszą od określonej liczby
  • Jeśli komórka zawiera konkretną datę/datę po/datę przed twoją specyfikacją.

Załóżmy więc, że używasz Arkuszy Google do śledzenia swoich zadań i masz przypisane terminy do swoich zadań. Możesz użyć formatowania warunkowego, aby wyróżnić wszystko, co jest należne dzisiaj:

  1. Po kliknięciu Nagraj zaznacz komórki, do których chcesz zastosować formatowanie warunkowe.
  2. Iść do Format > Formatowanie warunkowe .
  3. Na pasku bocznym, który się otworzy, kliknij Dodaj nową regułę .
  4. Pod Formatuj komórki, jeśli Wybierz Data to .
  5. W drugim menu rozwijanym, które się otworzy, wybierz Dziś dla zadań do wykonania na dzisiaj.

Jeśli chcesz podświetlić wszystko, co jest zaległe, powtórz kroki od 1 do 3, a następnie wykonaj następujące czynności:

  1. Pod Formatuj komórki jeśli wybierz Data jest przed .
  2. W drugim menu rozwijanym, które się otworzy, wybierz Dziś .

Przykład 2: Twórz raporty i wykresy

Istnieje wiele sposobów generowania raportów w Arkuszach Google, w tym tabele przestawne, wykresy i wykresy.

Tabele przestawne w Arkuszach Google

Tabele przestawne są niezwykle przydatne, jeśli chcesz obliczyć sumy różnych elementów w arkuszu kalkulacyjnym. Możesz użyć tabeli przestawnej, aby zrozumieć duże ilości danych i podsumować je w krótkim, przystępnym raporcie. Ponieważ opiera się na danych arkusza kalkulacyjnego, możesz użyć formatowania warunkowego, wykresów i wykresów do wizualizacji danych.

Na przykład, jeśli używasz Arkusza Google do swoich nawyków związanych z wydatkami, możesz użyć wykresu przestawnego do obliczenia sum. To świetny sposób, aby naprawdę sprawdzić, ile wydajesz w Starbucks.

  1. Po kliknięciu Nagrywać , iść do Dane > Tabela przestawna .
  2. ten Edytor tabeli przestawnej otworzy się w bocznym panelu, w którym możesz dodać elementy, które chcesz, aby pojawiły się w twoim stole.
  3. Pod Wydziwianie Kliknij Dodać i wybierz kolumnę zawierającą informacje, które chcesz zestawić: na przykład kategorię wydatków lub lokalizację.
  4. Pod Wartości , Kliknij Dodać i wybierz kolumnę zawierającą kwoty, które wydajesz według kategorii.

To bardzo prosty przykład wykorzystania tabeli przestawnej. Istnieją znacznie bardziej rozbudowane zastosowania, w których makra znacznie ułatwią Ci życie w Arkuszach Google.

Wykresy i wykresy kołowe w Arkuszach Google

Zamiast przewijać wiersz po wierszu danych, możesz również podsumować wszystkie te informacje wizualnie.

Ponownie, jeśli masz wiele arkuszy z podobnymi danymi, możesz utworzyć ten sam wykres na kilku różnych arkuszach.

Na przykład, jeśli śledzisz miesięczną sprzedaż, możesz utworzyć wykres kołowy, który dzieli sprzedaż według produktów.

  • Wybierz kolumny/wiersze zawierające dane, które chcesz wizualizować.
  • Po kliknięciu przycisku Nagraj przejdź do Wstaw > Wykres .
  • W panelu, który się otworzy, wybierz typ wykresu (Wykres liniowy, wykres słupkowy, wykres kołowy itp.)

Uruchom to makro w innych arkuszach z podobnymi danymi, aby uzyskać szybkie wizualizacje. Arkusze Google zaproponują również najbardziej odpowiedni wykres na podstawie danych.

Przykład 3: Uruchamiaj złożone funkcje za pomocą makr

Jest to prawdopodobnie jeden z najprzydatniejszych i najpotężniejszych sposobów używania makr w Arkuszach Google — ale chociaż złożone funkcje mogą być skomplikowane, można je uprościć za pomocą makr.

Istnieje wiele istniejących funkcji, takich jak formuła LICZ.JEŻELI lub Funkcje wyszukiwania . Możesz też pójść o krok dalej i tworzyć własne funkcje Arkuszy Google .

Po ustaleniu funkcji po prostu zapisz swoje makro wykonujące kroki.

Przykład 4: Spraw, aby Twoje dane były łatwiejsze do przeglądania

Jeśli masz dużą ilość danych zapisanych w arkuszu kalkulacyjnym Google, warto zamrozić pierwszy wiersz i pierwszą kolumnę.

W ten sposób, gdy patrzysz na arkusz kalkulacyjny pełen liczb lub informacji, utrzymanie pierwszego wiersza lub kolumny w widoku jest niezbędne, jeśli potrzebujesz kontekstu dla tego, czego szukasz.

  1. Po kliknięciu przycisku Nagraj przejdź do Widok > Zatrzymaj > Jeden rząd oraz Widok > Zatrzymaj > Jedna kolumna .
  2. Kliknij Zapisać .
  3. Wpisz nazwę makra i kliknij Zapisać ponownie.

Rozpocznij makro i zatrzymaj powtarzalną pracę

Ze względu na wspólny charakter Arkuszy Google możesz uruchamiać makra, podczas gdy inne osoby nadal wprowadzają swoje informacje, i nie musisz już pobierać arkuszy i otwierać ich w innym programie, aby uruchomić makro.

Jeśli współpraca i przechowywanie w chmurze nie są dla Ciebie priorytetem, zawsze możesz wybrać Microsoft Excel do nagrywania makr .s

Udział Udział Ćwierkać E-mail 5 wskazówek, jak doładować swoje maszyny VirtualBox Linux

Masz dość słabej wydajności oferowanej przez maszyny wirtualne? Oto, co powinieneś zrobić, aby zwiększyć wydajność VirtualBox.

Czytaj dalej Powiązane tematy
  • Internet
  • Wydajność
  • dysk Google
  • Arkusze Google
  • Sztuczki produktywności
  • Makra
O autorze Nancy Messie(888 opublikowanych artykułów)

Nancy jest pisarką i redaktorką mieszkającą w Waszyngtonie. Wcześniej była redaktorem na Bliskim Wschodzie w The Next Web, a obecnie pracuje w think tanku z siedzibą w Waszyngtonie zajmującym się komunikacją i zasięgiem mediów społecznościowych.

Więcej od Nancy Messieh

Zapisz się do naszego newslettera

Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!

Kliknij tutaj, aby zasubskrybować