Użyj sztuczki „Utwórz kopię” podczas udostępniania dokumentów na Dysku Google

Użyj sztuczki „Utwórz kopię” podczas udostępniania dokumentów na Dysku Google

Kopiowanie dowolnego dokumentu na własnym koncie Dysku Google jest łatwe. Ale co, jeśli chcesz, aby Twoi współpracownicy automatycznie tworzyli kopię Dokumentu Google po otrzymaniu linku do udostępniania?



jaka piosenka jest w tym filmie?

Wypróbuj te wskazówki, które wykorzystują niewielką poprawkę do udostępnionego adresu URL.

Przydatność tego zgrabnego hacka Dysku Google nie jest całkiem jasna z tytułu, ale wypróbuj go raz, a zobaczysz natychmiastowe korzyści podczas współpracy z innymi na Dysku Google.





Ta metoda jest przydatna, gdy chcesz zachować oryginalny dokument, jednocześnie dając innym miejsce na edycję kopii dokumentu w ich własnym folderze na Dysku.

Zaoszczędzi im to podróży do Plik > Utwórz kopię polecenie i udostępnij kopię dokumentu Google w zwykły sposób. Oto jak to działa.



Automatycznie udostępniaj kopię dokumentu Google

Typowym przypadkiem jest dokument Google, który każdy respondent musi wypełnić indywidualnie. Współpracownicy mogą wprowadzić szczegóły we własnej kopii dokumentu bez uszkadzania oryginału.

Nie będziesz musiał ich prosić o wykonanie kopii. Po prostu wykonaj te kroki, a kopia zostanie dla nich wykonana automatycznie.

Ten hack działa w Dokumentach Google, Arkuszach Google i Prezentacjach Google.

  1. Otwórz dokument z Dysku Google, który chcesz udostępnić.
  2. Kliknij niebieski Udział w prawym górnym rogu dokumentu.
  3. w Udostępnij ludziom i grupom kliknij w dowolnym miejscu na Uzyskać link zgodnie z monitem.
  4. Chwyć link do dokumentu, klikając Skopiuj link . Możesz wysłać ten link do dowolnej osoby za pośrednictwem poczty e-mail lub dowolnego innego medium, a następnie przeglądać, komentować lub edytować dokument. Możesz ustawić dostęp, wybierając między Widz , Komentarz , lub Redaktor klikając małą strzałkę skierowaną w dół po prawej stronie.
  5. Skopiuj i wklej udostępnione łącze w wiadomości e-mail. Teraz usuń wszystko po ukośniku w linku i wstaw 'kopiuj'. Edytuj tę małą część całego linku tylko część. Jeśli wprowadzisz jakiekolwiek inne zmiany, pojawi się to jako strona błędu dla odbiorcy. Tak teraz wygląda nowy link:
  6. Wyślij e-mail i Twoja praca jest skończona. Gdy odbiorca kliknie link, przenosi go do ekranu Dysku Google, który prosi o wykonanie kopii dokumentu.

Kiedy klikną Zrób kopię , lokalna kopia dokumentu jest zapisywana na ich Dysku Google. Kopia jest również odbierana bez komentarzy w oryginale. Jeśli chcesz wysłać plik z komentarzami, przeczytaj następną wskazówkę poniżej.

Inne sztuczki Google dotyczące adresów URL, których możesz użyć, aby udostępnić dokument Google

Istnieje kilka innych odmian, które możesz wymusić na udostępnionych linkach, w zależności od tego, co chcesz z nimi zrobić. Przejdźmy przez te cztery poprawki adresów URL.

1. Udostępnij kopię Dokumentów Google, która zawiera komentarze

Czasami chcesz, aby Twoje komentarze zostały przeniesione do kopii, aby członkowie zespołu mogli używać ich do pracy nad swoją wersją. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

  • Zastąp |__+_| z |_+_| w adresie URL pliku.
  • Zastąp |__+_| z |_+_| aby uniknąć kopiowania rozwiązanych komentarzy.

2. Udostępnij kopię Dokumentów Google jako podgląd

Tryb podglądu różni się od opcji Widok, ponieważ wyświetla dokument w przejrzystym interfejsie bez pasków menu i przycisków. Na przykład możesz udostępnić arkusz lub prezentację slajdu dowolnej osobie spoza współpracującego zespołu.

Użyj trybu podglądu, zastępując

/edit

w adresie URL pliku Dysku Google z

/copy?copyComments=true

.

Zwróć uwagę, że link Podgląd usuwa menu. Więc odbiorcy nie będą mogli korzystać z Plik > Utwórz kopię możliwość dodania kopii do własnego Dysku Google.

Aby ominąć to ograniczenie, odbiorcy mogą przejść do paska adresu w przeglądarce i zastąpić

/edit

z

includeResolvedCommentsOnCopy=false

ponownie, aby wykonać kopię na własny dysk.

3. Udostępnij dokument Google jako szablon

Możesz udostępnić dokument Google jako szablon. Odbiorca otrzymuje uporządkowaną kopię dokumentu bez menu Dysku Google. Mogą również wykonać kopię dokumentu na swój dysk, klikając niebieski Użyj szablonu e przycisk.

Zastępować

jak zrobić domyślne konto google
/edit

z

/preview

Ta metoda łączy opcję Podgląd z opcją „Utwórz kopię”.

Bezpośredni link do pobrania działa tak, jak mówi. Członek zespołu musi tylko kliknąć łącze, a plik zostanie pobrany na jego pulpit.

Zastępować

/preview

z

/edit

Dodaj format pliku (np. PDF lub CSV), w którym dokument ma zostać zapisany, a link do pobrania jest gotowy. Opcja PDF lub CSV jest idealna, ponieważ jest to format uniwersalny, a odbiorca nie potrzebuje konta Google, aby otworzyć i wyświetlić plik.

Ponadto odbiorca otrzymuje plik gotowy do druku, który może natychmiast wysłać do drukarki. Działa to z Dokumentami i Arkuszami Google, ale nie z Prezentacjami Google.

Miej oko na ustawienia udostępniania Dysku Google

Dysk Google opiera się na współpracy. Ale zawsze jest to dobry pomysł śledź, komu udostępniasz swoje pliki . Kiedy pracujesz w dużym zespole, łatwo stracić orientację.

Powyższe przykłady pokazują, że łatwo jest dostosować udostępnione adresy URL i uzyskać dostęp do plików, jeśli uprawnienia do udostępniania nie są ustawione z myślą o bezpieczeństwie. Spędź trochę czasu w zarządzanie udostępnionymi plikami na Dysku Google i nie musisz się martwić, że pliki wpadną w niepowołane ręce.

Udział Udział Ćwierkać E-mail 12 witryn wideo, które są lepsze niż YouTube

Oto kilka alternatywnych witryn wideo dla YouTube. Każdy z nich zajmuje inną niszę, ale warto dodać je do swoich zakładek.

Czytaj dalej
Powiązane tematy
  • Wydajność
  • Dokumenty Google
  • Narzędzia współpracy
  • dysk Google
  • Magazyn w chmurze
  • Arkusze Google
O autorze Saikat Basu(1542 opublikowane artykuły)

Saikat Basu jest zastępcą redaktora ds. Internetu, Windows i produktywności. Po usunięciu brudu MBA i dziesięcioletniej karierze marketingowej, teraz z pasją pomaga innym doskonalić ich umiejętności opowiadania historii. Szuka brakującego przecinka Oxford i nienawidzi złych zrzutów ekranu. Ale pomysły dotyczące fotografii, Photoshopa i produktywności uspokajają jego duszę.

Więcej od Saikata Basu

Zapisz się do naszego newslettera

Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!

Kliknij tutaj, aby zasubskrybować