Home-theater-designers
Udostępnianie dokumentów na Dysku Google nie jest już nowością. I to tylko się poprawiło, ponieważ praca zdalna dotyka wszystkich zakątków globu. To dla nas dobra wiadomość, ponieważ prosty folder udostępniony na Dysku Google otwiera tak wiele pomysłów na współpracę w różnych domenach.
Czy nadal to rozumiesz? Te dziesięć wskazówek powinno pomóc w nieco lepszym zarządzaniu udostępnionymi plikami od dzisiaj.
Podstawy udostępniania na Dysku Google
Możesz udostępnić dowolny plik lub folder. Musisz jednak zwracać uwagę na osoby, którym udostępniasz treści, oraz poziom uprawnień udostępniania na Dysku Google.
Dwuminutowy film podsumowuje proces.
Jako właściciel możesz przyznać innym pełne prawo własności do pliku lub pewien poziom dostępu do przeglądania i edycji.
- Może edytować: Wspólny arkusz kalkulacyjny, nad którym pracujesz ze swoim zespołem.
- Może komentować: Szkic książki, którą piszesz. Inni mogą wyświetlać i dodawać komentarze do pliku, ale nie mogą go edytować. Foldery nie mają komentarzy.
- Może zobaczyć: Zaproszenie na weekendowe przyjęcie, które właśnie złożyłeś za pomocą Prezentacji.
Oto wykres porównujący dostęp widza, komentatora, redaktora lub właściciela:
Źródło: Pomoc Google
1. Jak wyłączyć kopiowanie, pobieranie i drukowanie udostępnionych plików?
Możesz zabronić pobierania, drukowania i kopiowania udostępnionych plików. Funkcja zaawansowanego zarządzania prawami do informacji usuwa te opcje z menu przeglądarki. To kolejna warstwa kontroli nad Twoimi dokumentami.
Otwórz Dysk Google. Wybierz udostępniony plik i kliknij Udział ikonę w prawym górnym rogu.
Na Udostępnij ludziom i grupom w oknie dialogowym dodaj nazwy współpracowników. Ustaw poziom uprawnień współpracowników z listy rozwijanej obok pola nazwy. Uprawnienia udostępniania Dysku Google są Redaktor , Widz , Komentarz .
Wysłanie powiadomienia i wiadomości osobistej jest opcjonalne. Teraz możesz chcieć wyłączyć pobieranie, drukowanie lub kopiowanie udostępnionego pliku. Kliknij ikonę koła zębatego, aby wyświetlić dwa dodatkowe uprawnienia, które możesz odznaczyć, aby wzmocnić prywatność dokumentu.
Wróć do poprzedniego okna dialogowego, klikając strzałkę, a następnie wyślij plik do współpracownika.
Widzowie zobaczą Opcje eksportu wyłączone powiadomienie u góry menu Plik i Edycja. Opcje Utwórz kopię, Drukuj i Pobierz również są wyszarzone dla określonych dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji.
Pamiętaj, że osoby z uprawnieniami do edycji nadal będą mogły pobierać, drukować i kopiować Twój plik, nawet jeśli to ustawienie jest włączone.
2. Udostępnij folder użytkownikom spoza Google
Twoi znajomi i współpracownicy nie potrzebują konta Google, aby wyświetlać folder lub dokument na Dysku Google. Możesz wysłać zaproszenie na ich adres e-mail. Lub użyj linku do udostępniania.
Użytkownicy i współpracownicy spoza konta Google mogą tylko wyświetlać plik, niezależnie od ustawionych przez Ciebie uprawnień.
Udostępnianie za pośrednictwem łącza publicznego stanowi zagrożenie bezpieczeństwa dla poufnych dokumentów, ponieważ każdy, kto ma łącze, może uzyskać dostęp do pliku. Dlatego używaj go w publicznym czacie, e-mailu lub w mediach społecznościowych tylko wtedy, gdy dokument może wyświetlić każdy.
3. Pobierz udostępniony folder Dysku Google
Dysk Google umożliwia pobranie całej zawartości udostępnionego folderu jako archiwum ZIP. Jest to przydatne do zapisywania lokalnych kopii udostępnionych dokumentów. Struktura folderów ze wszystkimi podfolderami jest zachowywana w archiwum.
jak pobierać programy na hulu
Iść do Podziel sie ze mna Na Twoim Dysku Google. Kliknij folder prawym przyciskiem myszy i wybierz Pobierać .
Możesz także użyć ikona potrójnych kropek na pasku narzędzi, aby pobrać folder.
Jeśli pobierzesz dokument, arkusz lub slajd Google, zostanie on pobrany jako dokument pakietu Office. Wszystkie inne pliki zostaną pobrane w ich natywnym formacie.
4. Przenieś własność plików na kogoś innego
Powodów przeniesienia własności dokumentów na kogoś innego jest wiele. Może ktoś inny przejmuje projekt. Może ktoś cię zwolnił. Lepiej jedziesz na wakacje i po prostu chcesz przekazać odpowiedzialność za udostępnione dokumenty. Proces cyfrowego „przekazywania” dokumentów i folderów na Dysku Google jest łatwy.
Otwórz Dysk Google. Wybierz udostępniony folder lub plik w Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach i kliknij Udział ikonę w prawym górnym rogu. Jeśli domniemany właściciel nie ma dostępu do udostępniania… zaproś, wpisując adres e-mail w polu „Udostępnij osobom i grupie”. Następnie Zapisać .
jak przekonwertować obraz na wektor w programie Illustrator cc
Kliknij menu rozwijane obok nazwy osoby, do której chcesz mieć plik lub folder. Wybierz Ustaw właściciela .
Po przeniesieniu własności Twoja rola zostanie zamieniona z właściciela na redaktora. Pojawi się wyskakujące okienko z informacją, że „Nowy właściciel zostanie powiadomiony i może Cię usunąć. Możesz także utracić możliwość zmiany ustawień udostępniania.'
Uwaga: Nie możesz przenieść własności zsynchronizowanego lub przesłanego pliku (takiego jak plik PDF lub plik graficzny).
5. Jak poprosić o dostęp do udostępnionych plików?
Gdy próbujesz uzyskać dostęp do pliku za pośrednictwem udostępnionego łącza, możesz zobaczyć komunikat „Potrzebujesz dostępu”.
Czasami właściciele udostępniają łącze, zanim ustawią uprawnienia. Możesz też otworzyć plik z alternatywnym identyfikatorem Google. Poproś o dostęp jednym kliknięciem.
Na pulpicie:
- Otwórz łącze do pliku.
- Kliknij Poproś o dostęp.
Na komórce:
W aplikacji Dysk na Androida lub iOS możesz poprosić o dostęp jednym kliknięciem, gdy pojawi się komunikat „Nie można uzyskać dostępu do dokumentu”. Prośba o pozwolenie wyśle e-maila do właściciela z poziomu aplikacji. Właściciele plików natychmiast otrzymują powiadomienie na Androida i iOS.
Pobierać: Dysk Google dla Android | ios (Darmowy)
6. Wyszukaj współpracownika
Udostępnianie dokumentu 10 członkom jest łatwe. Udostępnij to 50 zaproszeniom, aby uzyskać więcej planowania. Zarządzanie udostępnionymi plikami oznacza również śledzenie, który współpracownik pracuje nad którym dokumentem.
Iść do Pokaż szczegóły (Kliknij ikonę „I” na pasku narzędzi). Przeglądaj Działalność aby szybko sprawdzić, które pliki zostały ostatnio udostępnione.
Kliknij Podziel sie ze mna na lewym pasku bocznym Dysku Google. Otrzymasz listę wszystkich dokumentów, do których masz dostęp.
Korzystaj z wyszukiwarki na Dysku Google i jej zaawansowanych filtrów. Korzyści w zakresie produktywności nie będą zaskoczeniem dla osób zaznajomionych z filtrami Gmaila.
Użyj pola wyszukiwania u góry Dysku Google. Wyszukiwanie na Dysku Google przeszukuje również treść dokumentu pod kątem słów, które chcesz wyszukać.
Możesz przeszukiwać pierwsze 100 stron dowolnych dokumentów tekstowych lub tekstowych plików PDF, które przesłałeś. Możesz także wyszukiwać tekst znajdujący się na pierwszych 10 stronach dowolnych plików PDF z obrazami. Zamiast przekopywać się przez foldery, użyj tej potężnej funkcji, aby szybko dostać się do pliku.
Na Dysku Google naciśnij klawisz ukośnika w przód aby umieścić kursor bezpośrednio w polu wyszukiwania. Kliknij małą strzałkę rozwijaną w polu wyszukiwania, aby wyświetlić podstawowe filtry wyszukiwania. Nauka kilku parametrów ręcznych pozwala zaoszczędzić czas.
Na przykład: Aby znaleźć udostępnione komuś dokumenty, użyj |_+_|.
Pomoc Google zawiera pełną listę w sekcji „Zaawansowane wyszukiwanie na Dysku Google”.
7. Uprość udostępnianie, tworząc grupy kontaktów
Dzięki kontaktom e-mail nie musisz ustawiać uprawnień do poszczególnych dokumentów dla członków zespołu. Możesz po prostu utworzyć etykiety, które są zbiorem kontaktów w określonych grupach e-mail.
Zaloguj się do Kontakty Google . Na lewym pasku bocznym kliknij Utwórz etykietę .
Nadaj mu opisową nazwę zgodnie z projektem zespołowym. Lub cokolwiek innego, co ułatwia ich zapamiętanie. Możesz nazwij etykiety według uprawnień aby były łatwe do zapamiętania. Każdy kontakt może być częścią wielu etykiet.
Na przykład: Project.view lub Project.edit
Wpisz etykiety w polu ustawień udostępniania plików lub folderów na Dysku Google.
8. Zobacz liczbę wyświetleń udostępnionego dokumentu
Google przechowuje historię wersji, ale nie ma możliwości sprawdzenia, ile razy udostępniony dokument został wyświetlony. Odpowiedź na to pytanie dostałem od starego Wymiana stosu dyskusja.
Prześlij link do swojego dokumentu do http://goo.gl usługa skracania adresów URL i udostępniaj tylko ten adres URL. Ta usługa dostarcza informacji o tym, ile razy ten link został kliknięty, czyli mniej więcej tak blisko, jak obecnie możesz dowiedzieć się, ile razy uzyskano dostęp do Twojego dokumentu.
Google wyłączył obsługę własnego skracacza adresów URL. Możesz użyć Bitly zamiast. Jest to przydatne w przypadkach, gdy chcesz udostępnić dokument publicznie i sprawdzić odpowiedź. Pamiętaj, że publiczne dokumenty i pliki pojawiają się w wynikach wyszukiwania.
Kilka pomysłów na publiczne udostępnianie:
- Prześlij i udostępnij e-booka.
- Przetestuj początkową reakcję na produkt kreatywny.
- Opublikuj prezentację Prezentacji do publicznego wyświetlania (np. SlideShare).
- Znajdź otwarte treści edukacyjne.
Wskazówka: Do wyszukiwania dokumentów publicznych możesz użyć prostej wyszukiwarki Google Site Search. Np. słowo kluczowe witryna:drive.google.com
9. Udostępnij ze Slackiem
Jeśli jeszcze nie pracujesz ze Slackiem, czas przedstawić go swojemu zespołowi. Istnieje wiele sposobów, aby Twoje ulubione usługi działały ze Slackiem. Integracja z Dyskiem Google jest jedną z popularnych.
Slack umożliwia importowanie plików z Dysku Google i udostępnianie ich przez Slack. Wszystkie importowane pliki z Dysku Google są również indeksowane przez Slack, aby ułatwić wyszukiwanie i odwoływanie się. Pliki nie są przechowywane na Slacku – nadal pozostają w folderach Dysku Google. Slack działa jak przewód.
Mały przykład: wklej link do dokumentu Google w czacie Slack. Slack wyświetla fragment treści z pliku pod linkiem po jego zintegrowaniu. Jest to bardziej pomocne niż tylko udostępnianie ślepych linków.
Centrum pomocy Slack pokazuje, jak połączyć Dysk Google ze Slackiem na dwa proste sposoby.
10. Udostępnij Dokumenty Google z pakietu Microsoft Office
Dysk Google a Microsoft Word może to być codzienna walka z dwoma pakietami biurowymi, ale te dwie potęgi w końcu grają przyjemnie. Możesz przesyłać pliki Worda, Excela i PowerPointa na Dysk Google i pracować nad nimi w chmurze, tak jak w przypadku każdego innego udostępnionego pliku na Dysku Google.
Wszystkie aktualizacje są zapisywane w plikach w ich oryginalnym formacie. Dokumenty biurowe przechowywane na Dysku również podlegają kontroli wersji. Możesz śledzić poprzednie wersje pliku pakietu Office lub wrócić do starszej wersji.
najlepszy sposób na uzyskanie pakietu Microsoft Office
Jeśli chcesz korzystać z określonych narzędzi Dysku Google, takich jak dodatek lub tłumaczenia, po prostu przekonwertuj plik Microsoft na dokument Google. W przeciwnym razie nie musisz zawracać sobie głowy zmianą jednego formatu na drugi.
Udostępnianie plików na Dysku Google jest łatwe
Stało się też prostsze. Jest jeszcze kilka Ustawienia Dysku Google, które możesz zmienić aby usprawnić przepływ pracy. Poświęć trochę czasu na wspólne funkcje Dysku Google, ponieważ od tego zależy harmonia pracy zespołowej.
Jako pomost współpracy Dysk Google powinien być częścią konfiguracji pracy zdalnej w biurze domowym lub w dowolnym innym miejscu na świecie.
Źródło obrazu: układanka przez Rido przez Shutterstock
Udział Udział Ćwierkać E-mail 6 dźwiękowych alternatyw: najlepsze darmowe lub tanie aplikacje do audiobookówJeśli nie masz ochoty płacić za audiobooki, oto kilka świetnych aplikacji, które pozwolą Ci ich słuchać bezpłatnie i legalnie.
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Dokumenty Google
- Narzędzia współpracy
- Zarządzanie plikami
- Udostępnianie plików
- dysk Google
- Magazyn w chmurze
Saikat Basu jest zastępcą redaktora ds. Internetu, Windows i produktywności. Po usunięciu brudu MBA i dziesięcioletniej karierze marketingowej, teraz z pasją pomaga innym doskonalić ich umiejętności opowiadania historii. Szuka brakującego przecinka Oxford i nienawidzi złych zrzutów ekranu. Ale pomysły dotyczące fotografii, Photoshopa i produktywności uspokajają jego duszę.
Więcej od Saikata BasuZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować