Home-theater-designers
Podczas gdy większość użytkowników komputerów PC twierdzi, że biegle posługuje się oprogramowaniem Office, takim jak Słowo i Excel, dalsze zakątki pakietu są być może nieco bardziej zniechęcające. Dostęp i podobne elementy oprogramowania bazodanowego mogą być szczególnie nieprzyjaznym oprogramowaniem na początek — ale stanowią znacznie mniejsze wyzwanie, jeśli wiesz, co robisz.
Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez podstawowe kroki tworzenia bazy danych, wypełniania jej informacjami i używania zapytań, aby uzyskać do niej szybki dostęp. Gdy zrozumiesz podstawy, będziesz na dobrej drodze do prawdziwego mistrzostwa Access.
Utwórz bazę danych
Po otwarciu programu Access zobaczysz wiele różnych opcji i szablonów. Wybierz Pusta baza danych na komputery stacjonarne na początek wybierz nazwę pliku i lokalizację na dysku twardym, w którym ma być on zapisany. Zamierzam utworzyć bazę danych książek, które posiadam, ale te same koncepcje można wykorzystać w przypadku listy adresowej , swoją książkę telefoniczną lub dowolną liczbę innych celów.
Pierwsza kolumna mojej bazy danych będzie zawierać tytuł każdej książki, więc użyję Kliknij, aby dodać przycisk, aby określić, że jest to Krótki tekst wpis — należy wybrać taki wpis, który odpowiada Twojemu projektowi. Następnie zmień nazwę nagłówka kolumny na odpowiednią. W tym momencie warto również zmienić nazwę pierwszego stołu z domyślnej „Tabela1”.
Zrób to samo dla wszystkich różnych kolumn, które chcesz uwzględnić. W moim przypadku był to kolejny wpis w postaci krótkiego tekstu na nazwisko autora, komórka Numer oznaczająca rok wydania i pole wyboru Tak/Nie, określające, czy dana książka była w twardej oprawie. Skonfigurowałem również pole Data dodania, które za chwilę zautomatyzujemy. Jeśli chcesz edytować dowolny typ danych po utworzeniu, przejdź do Pola na Wstążce, podświetl żądaną kolumnę i zmień ją za pomocą Typ danych menu rozwijane.
jak usunąć konto w aplikacji gotówkowej
Teraz przejdź do Widok projektu za pomocą ikony w prawym dolnym rogu ekranu. Aby zautomatyzować znacznik czasu, wybierz żądaną nazwę pola, wybierz format daty z menu rozwijanego i wprowadź =Teraz() w Domyślna wartość Pole poniżej. Spowoduje to automatyczne wypełnienie komórki datą dodania wpisu za każdym razem, gdy nowy element zostanie wprowadzony do bazy danych. Tej samej metody można użyć do ustalenia innych wartości domyślnych, niezależnie od tego, czy chodzi o standardowy wpis tekstowy, czy o formułę podobną do tej .
Ustanawianie klucza podstawowego
Jeśli tworzysz bazę danych, która będzie rosła i rosła, klucz podstawowy jest niezbędny — ale jest to dobry nawyk, nawet jeśli pracujesz na mniejszą skalę. Zamieszanie może powstać, gdy dwa elementy mają tę samą nazwę, ale klucz podstawowy zapewnia, że przez cały czas dostępny jest inny unikalny identyfikator.
Program Access 2013 domyślnie tworzy pole identyfikatora, które następnie automatycznie wypełnia identyfikatorem liczbowym. Możesz jednak określić inny klucz podstawowy, jeśli czujesz taką potrzebę. Aby to zrobić, po prostu kliknij prawym przyciskiem myszy żądaną nazwę pola w widoku projektu i wybierz Główny klucz. Jednak musi to być naprawdę wyjątkowy wpis, aby upewnić się, że wszystko działa tak, jak powinno.
Dodawanie danych za pomocą formularzy
Jeśli chcesz wprowadzić dużo danych do dokumentu programu Access, to: warto założyć formularz . Najpierw przejdź do Tworzyć na Wstążce i kliknij Formularz . Utworzy dla Ciebie domyślny układ, który możesz następnie edytować, przeciągając poszczególne komponenty do odpowiedniej pozycji.
Aby przetestować formularz, użyj opcji Widok po lewej stronie Wstążki, aby przełączyć się na Widok formularza . Tutaj będziesz mógł dodać wpis, wypełniając różne pola — zrób to teraz, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z przeznaczeniem. Aby sprawdzić swoje postępy, wróć do Stołu z Formularza i wybierz Widok arkusza danych . Jeśli pierwszy wpis jest wyświetlany zgodnie z przeznaczeniem, wróć do formularza i zapisz swoją pracę.
Inne metody wprowadzania danych
Formularz jest dobrym sposobem na standaryzację wprowadzania danych, zwłaszcza jeśli więcej niż jeden użytkownik będzie korzystał z bazy danych. Nie jest to jednak jedyny sposób wypełniania pliku w programie Access. Najprostszą metodą jest po prostu ręczne dodawanie wpisów w widoku arkusza danych.
Alternatywnie możesz zaimportować plik zawierający wcześniej istniejące dane. Access 2013 zapewnia obsługę wielu typów plików, w tym arkusze kalkulacyjne Excel , pliki CSV, dokumenty XML i HTML. Aby zaimportować dane ze źródła, wybierz kartę Dane zewnętrzne na Wstążce i wybierz żądany typ pliku. Access poprowadzi Cię przez niezbędne kroki, aby zaimportować go do bazy danych.
jak zainstalować system Windows 10 na usb
Warto zauważyć, że program Access rozróżnia importowanie i łączenie danych. Pierwsza metoda jest poprawną metodą, jeśli dane nie ulegną zmianie, ale druga umożliwia ciągłe aktualizowanie oddzielnego dokumentu, odzwierciedlając te zmiany w programie Access. W zależności od potrzeb może to zaoszczędzić trochę czasu.
Korzystanie z zapytań
Gdy baza danych zostanie wystarczająco zapełniona, nadszedł czas, aby zacząć czerpać korzyści z uporządkowania dużej ilości informacji. Zapytania to prosta, ale skuteczna metoda szybkiego i wydajnego sortowania w bazie danych. Aby zilustrować ich użycie, oto proste zapytanie, które przeszuka moją bazę danych w poszukiwaniu książek z określonego przedziału czasu.
Aby utworzyć nowe zapytanie, przejdź do Tworzyć na Wstążce i wybierz Kreator zapytań , następnie wybierz Prosty kreator zapytań . Wybierz żądaną tabelę, a także pola, które Cię interesują — w moim przypadku jest to rok wydania oraz tytuł, więc wiem, na jaki wpis patrzę.
Na następnym ekranie zdecyduj, czy chcesz wyświetlić widok szczegółowy z każdym polem każdego rekordu, czy tylko podsumowanie. Następnie wybierz Zakończ, aby zakończyć proces. Zostaną wyświetlone wybrane dane i możesz skorzystać z listy rozwijanej w nagłówku kolumny, aby jeszcze bardziej wyszczuplić. Szukam książek napisanych w latach 70., więc kliknę menu rozwijane Rok wydania, a następnie przejdę do Filtry liczb > Między .
Następnie ustaliłem górną i dolną granicę dla moich danych i przedstawiono mi listę książek wydanych w latach 1970-1980. Tę samą metodę można oczywiście wykorzystać do dopasowania ciągów tekstowych, pól wyboru lub innych informacji, które mógł wejść do Twojej bazy danych.
Czy masz jakieś wskazówki dotyczące rozpoczęcia korzystania z programu Access? Zmagasz się z jakimś konkretnym aspektem tworzenia bazy danych i potrzebujesz pomocy? Daj nam znać o swoich radach i problemach w sekcji komentarzy poniżej.
Udział Udział Ćwierkać E-mail Czy warto uaktualnić do systemu Windows 11?Windows został przeprojektowany. Ale czy to wystarczy, aby przekonać Cię do przejścia z Windows 10 na Windows 11?
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Microsoft Access
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2016
Angielski pisarz mieszkający obecnie w USA. Znajdź mnie na Twitterze przez @radjonze.
Więcej od Brada JonesaZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować