Home-theater-designers
Excel to fantastycznie przydatne arkusz kalkulacyjny, ale nie ma nic gorszego niż stworzenie idealnego arkusza kalkulacyjnego i wydrukowanie go tylko po to, aby zobaczyć go na dziewięciu arkuszach papieru, w tym w jednym wierszu na ostatnim. Jaki jest pożytek z pięknie wykonanego arkusza kalkulacyjnego, jeśli na papierze wygląda okropnie?
Na szczęście możesz dostosować swój arkusz kalkulacyjny i ustawienia programu, aby uzyskać wszystko na jednej stronie i sprawić, by strona wyglądała jak najlepiej. Jeśli Twój arkusz kalkulacyjny jest zbyt duży dla jednej strony, możesz użyć tych ustawień, aby wygodniej rozmieścić go na kilku stronach.
Podgląd przed wydrukowaniem
To ważny krok — możesz uniknąć wielu problemów przed drukowaniem, jeśli tylko o nich wiesz. Jeśli wydrukujesz, a następnie sprawdzisz, jak dobrze działa, możesz zmarnować dużo papieru, próbując umieścić ostatni wiersz lub kolumnę na papierze.
W zależności od wersji programu Excel może być konieczne kliknięcie Plik > Podgląd wydruku , Plik > Drukuj > Podgląd wydruku , Lub tylko Plik > Drukuj aby zobaczyć, jak będzie wyglądał arkusz kalkulacyjny po wyjściu z drukarki. Jeśli wygląda dobrze, śmiało wydrukuj. Jeśli nie, wypróbuj niektóre z poniższych strategii!
Użyj widoku układu strony
Widok układu strony pokaże, jak dokument będzie drukowany podczas pracy nad nim. Nie jest to doskonały widok do pracy z arkuszem kalkulacyjnym, ale może pomóc w dostosowaniu, aby kolumny i wiersze maksymalnie wykorzystywały dostępne miejsce. Aby aktywować widok, przejdź do Widok > Układ strony .
Teraz arkusz kalkulacyjny będzie wyglądał tak, jak zostałby wydrukowany. Dokonywanie korekt za pomocą narzędzi wymienionych poniżej w tym widoku da lepsze wyobrażenie o tym, czy zadziałały dobrze. (Ta sama funkcja jest dostępna w programie Word i może Ci pomóc tworzyć profesjonalnie wyglądające dokumenty tam też.)
Zmień orientację strony
Jeśli arkusz kalkulacyjny jest szerszy niż wyższy, orientacja pozioma pomoże zmieścić większą jego część na stronie. Wyższy arkusz kalkulacyjny prawdopodobnie skorzysta na orientacji pionowej. Aby wybrać orientację używaną w arkuszu kalkulacyjnym, otwórz Ustawienia strony i wybierz opcję Pionowa lub Pozioma pod zakładką Strona.
niebieski ekran uszkodzony sprzęt uszkodzony strona
Usuń lub ukryj wiersze lub kolumny
W dużych arkuszach kalkulacyjnych często występują wiersze lub kolumny, które są zbędne, zawierają stare informacje lub po prostu nie wymagają drukowania w określonej sytuacji. Te wiersze i kolumny zajmują cenną nieruchomość na stronie i mogą znacznie utrudnić dopasowanie arkusza kalkulacyjnego.
Jeśli możesz usunąć niektóre z tych danych, po prostu użyj znajomego podświetl > Edytuj > Usuń sekwencja, aby się ich pozbyć. Jeśli zawierają informacje, które Twoim zdaniem mogą być potrzebne później, możesz je ukryć, klikając prawym przyciskiem myszy nagłówek wiersza lub kolumny i wybierając Ukrywać . Aby ponownie zobaczyć dane, podświetl wiersze lub kolumny po obu stronach ukrytych danych, kliknij prawym przyciskiem myszy etykietę i wybierz Odkryj .
Użyj podziałów stron
Podobnie jak w swoim ulubionym edytorze tekstu, możesz wstawiać podziały stron, aby upewnić się, że arkusz kalkulacyjny jest podzielony na wiele stron tam, gdzie chcesz, a nie w miejscu, w którym program Excel uzna, że jest to wygodne. Po prostu użyj Wstaw > Podział strony aby powiedzieć programowi Excel, gdzie podzielić dokument.
Zmień obszar drukowania
Jeśli Twój arkusz kalkulacyjny zawiera ogromną ilość danych i chcesz wydrukować tylko część z nich, możesz wydrukować tylko wybraną część arkusza kalkulacyjnego. Wybierz komórki, które chcesz wydrukować i kliknij Wydrukować . Zmienić Wydrukować co: możliwość Wybór , a podgląd zostanie zaktualizowany i będzie zawierał tylko wybrane przez Ciebie dane.
Jeśli masz tendencję do regularnego drukowania tego samego zaznaczenia, możesz ustawić stały obszar drukowania, który obejmuje tylko tę sekcję, dzięki czemu nie musisz go wybierać za każdym razem. Aby to zrobić, wybierz obszar, który często drukujesz, a następnie przejdź do Plik > Obszar drukowania > Ustaw obszar drukowania . Teraz ten wybór stanie się standardowym obszarem drukowania Twojego arkusza kalkulacyjnego. Aby pozbyć się tego ustawienia, użyj Plik > Obszar drukowania > Wyczyść obszar drukowania .
Zmień marginesy strony
Jeśli potrzebujesz trochę więcej miejsca, aby zmieścić arkusz kalkulacyjny na stronie, dodanie dodatkowej przestrzeni na marginesach strony może rozwiązać Twój problem. Dostęp do okna dialogowego Ustawienia strony można uzyskać z Plik > Ustawienia strony lub za pomocą przycisku Ustawienia strony w oknie dialogowym drukowania. Dodaj ułamek cala do każdego marginesu i ponownie sprawdź podgląd wydruku.
Łatwo jest przesadzić, dodając miejsce na marginesach, aby zmieścić jak najwięcej na stronie. Pamiętaj jednak, że tekst biegnący aż do krawędzi kartki jest nie tylko nieestetyczny, ale też trudny do odczytania. Bądź rozsądny z tym!
Zawijaj tekst i zmieniaj rozmiar kolumn
Excel jest zwykle używany do danych liczbowych, ale może być również bardzo przydatny w przypadku tekstu. Jeśli masz dużo tekstu w komórkach, mogą one naprawdę rozciągnąć arkusz kalkulacyjny i utrudnić zmieszczenie go na jednej stronie, a nawet na wielu stronach; możesz skończyć z dziwnym schematem drukowania, który sprawi, że twój dokument będzie wyglądał tak:
Część tekstu jest obcięta, a komórki, które nie są ucięte, biegną zbyt daleko w prawo. Aby ograniczyć szerokość arkusza kalkulacyjnego do szerokości pojedynczej strony, możesz ograniczyć szerokość kolumn i użyć zawijania tekstu, aby nie utracić żadnych danych, które chcesz wydrukować. Najpierw przejdź do Format > Komórki > Wyrównanie i upewnij się, że Zawijaj tekst jest włączony.
Teraz, gdy tekst w komórce jest szerszy niż szerokość kolumny, tekst zawinie się do następnego wiersza. W tym miejscu możesz dostosować szerokość kolumn, przeciągając krawędź nagłówka wiersza lub kolumny, aby zmienić ich rozmiar.
Możesz także kliknąć dwukrotnie etykiety wierszy lub kolumn, aby automatycznie zwiększyć ich szerokość, jak pokazano na poniższym filmie. Aby upewnić się, że kolumny mieszczą się na stronie, tak jak chcesz, użyj widoku układu strony wspomnianego powyżej.
Skaluj swój arkusz kalkulacyjny
Jeśli nic innego nie zadziałało, możesz przeskalować arkusz kalkulacyjny, aby zmieścił się na pojedynczej stronie (lub określonej liczbie stron). w Ustawienia strony , kliknij przycisk radiowy obok Pasować do: i wybierz liczbę stron, na których chcesz wydrukować arkusz kalkulacyjny. Wybranie mniejszej liczby „szerokich” stron spowoduje przeskalowanie dokumentu w poziomie, a wybranie mniejszej liczby „wysokich” stron spowoduje przeskalowanie go w pionie. Możesz także wybrać skalę procentową.
Korzystanie z opcji skalowania może pomóc w ograniczeniu rozmiaru dokumentu umieszczanego na papierze, ale może również sprawić, że tekst będzie bardzo mały i trudny do odczytania. Sprawdź podgląd i upewnij się, że nie skalujesz tak daleko, że nie można odczytać żadnych danych. Skalowanie jest naprawdę przydatne, gdy próbujesz drukować Wykresy Excela , także.
Ułatwienie czytania wydruków
Gdy już udało Ci się umieścić arkusz kalkulacyjny na akceptowalnej liczbie stron, przejdź o krok dalej i postaraj się, aby był jak najłatwiejszy do czytania. Dostosowując kilka innych ustawień drukowania, możesz zoptymalizować wygląd wydruku. Oto kilka, o których powinieneś wiedzieć.
Drukowanie linii siatki i nagłówków wierszy lub kolumn
w Ustawienia strony menu (dostępne przez okno dialogowe drukowania lub Plik > Ustawienia strony ), kliknij kartę Arkusz i wybierz Linie siatki pod Wydrukować Sekcja. Możesz także wybrać Nagłówki wierszy i kolumn aby dodać te etykiety do wydruku.
Dodawanie informacji nagłówka i stopki
Excel może automatycznie dodawać przydatne informacje do nagłówka i stopki dokumentu, aby ułatwić jego czytanie. w Ustawienia strony menu, kliknij Nagłówek stopka i użyj menu rozwijanych, aby dodać informacje, takie jak numer strony, nazwa pliku i nazwisko autora do nagłówka lub stopki. Jeśli Twój arkusz kalkulacyjny jest naprawdę długi, informacje te mogą ułatwić uporządkowanie stron.
Możesz także dodać własny tekst, klikając Dostosuj nagłówek lub Dostosuj stopkę .
Nie zadowalaj się źle wydrukowanymi arkuszami kalkulacyjnymi
To może być frustrujące, aby arkusz kalkulacyjny wyglądał dobrze podczas drukowania — zwłaszcza jeśli musisz go umieścić na jednej stronie. Ale dzięki kilku poprawkom ustawień i formatu dokumentu możesz uzyskać ładny wydruk! Nie zapomnij również poznać innych wskazówek dotyczących sukcesu programu Excel w biurze, gdy jesteś przy nim.
Czy masz inne wskazówki dotyczące drukowania arkuszy kalkulacyjnych z programu Excel? Podziel się nimi poniżej!
Kredyty obrazkowe: biznesmen ze znakiem zapytania przez Doodera za pośrednictwem Shutterstock
Udział Udział Ćwierkać E-mail Czy można zainstalować system Windows 11 na niezgodnym komputerze?Możesz teraz zainstalować system Windows 11 na starszych komputerach z oficjalnym plikiem ISO ... ale czy to dobry pomysł?
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Druk
- Microsoft Excel
Dann jest konsultantem ds. strategii treści i marketingu, który pomaga firmom generować popyt i leady. Prowadzi również bloga o strategii i content marketingu na dannalbright.com.
Więcej od Danna AlbrightaZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować