Home-theater-designers
Korespondencja seryjna jest jak jeden z tych starych znajomych, do których nie dzwoniłeś od lat. Niedoceniane i ignorowane, aż do dnia, w którym bardzo ich potrzebujesz.
Po prostu nie zdajesz sobie sprawy z jego potencjału, dopóki nie zostaniesz oddelegowany do zarządzania kilkoma setkami zaproszeń w ostatniej chwili. Może to garść zaproszeń na ślub lub ostrzeżenie przed zbliżającą się apokalipsą zombie. Lub może to być coś nieszkodliwego – na przykład drukowanie wielu etykiet adresowych i plakietek z imionami.
Nie martw się. Możesz wysyłać spersonalizowane masowe wiadomości e-mail za pomocą programu Microsoft Outlook 2016 w kilka minut za pomocą kilku kliknięć. I uratuj dzień.
Kiedy należy używać korespondencji seryjnej?
Zanim przejdę dalej, korespondencja seryjna jest używana, gdy chcesz utworzyć kilka dokumentów, które są zasadniczo takie same, ale w których każdy dokument zawiera unikalne szczegóły. E-maile mają ten sam format i ten sam tekst i grafikę, jeśli takie istnieją. Na przykład zaproszenia, w których tekst pozostaje taki sam, ale imię i nazwisko, adres, a nawet fragmenty tematu są unikalne dla każdego z nich.
Korespondencja seryjna — w przeciwieństwie do wysyłania wiadomości e-mailem do grupy osób — sprawia, że każdy odbiorca wiadomości jest jedynym odbiorcą .
Najlepsze zastosowanie, jakie do tej pory znalazłem dla nich – użyj masowej poczty e-mail jako potężnego narzędzia do poszukiwania pracy z niestandardowymi danymi dla każdego pracodawcy.
Funkcja korespondencji seryjnej składa się z dwóch części:
- ten główny stały dokument (tutaj: Microsoft Word), gdzie wpisujesz treść wiadomości e-mail.
- ten zmienne źródło danych (tutaj: Kontakty Microsoft Outlook), czyli zazwyczaj adres i nazwisko odbiorcy.
Te dwa są „połączone”. Ponieważ Outlook jest częścią pakietu Microsoft Office, można użyć tej funkcji do masowego wysyłania wiadomości e-mail, z których każda jest spersonalizowana dla innego kontaktu. Nie jest to spam, chociaż wydaje mi się, że w niewłaściwych rękach korespondencja seryjna może zostać wykorzystana do bombardowania niechcianymi wiadomościami e-mail.
jak sprawić, by Windows 10 wyglądał lepiej
Microsoft Office umożliwia korzystanie z różnych źródeł danych dla danych adresowych – na przykład możesz użyj arkusza kalkulacyjnego Excel lub nawet bazę danych Access. Tutaj będziesz używać swoich kontaktów Microsoft Outlook do wysyłania e-maili.
Przygotuj pulę kontaktów do korespondencji seryjnej
Dlatego podzielmy kroki po uruchomieniu programu Microsoft Outlook.
1. Otwórz Ludzie aby wyświetlić listę Twoich kontaktów.
Wybierz kontakty (CTRL + kliknięcie), które chcesz umieścić na spersonalizowanej liście e-mail. Aby ułatwić zarządzanie ogromną listą, użyj Sortować dostępne opcje (kliknij na rozwijaną strzałkę obok Wszystko ). Aby było łatwiej zarządzać, możesz sortuj według kategorii za pomocą tego samego menu rozwijanego.
Zwróć uwagę: Korespondencja seryjna nie praca z listami dystrybucyjnymi .
2. Wybierz Korespondencja seryjna z Wstążka > Strona główna > Grupa akcji .
3. Na ekranie Kontakty korespondencji seryjnej, który powinieneś teraz zobaczyć, wybierz Tylko wybrane kontakty jeśli spersonalizowana wiadomość e-mail jest przeznaczona dla wybranej partii kontaktów. W sekcji Opcje scalania poniżej wybierz następujące parametry.
- Typ dokumentu: Listy formularzy
- Iść do: E-mail
- Wiersz tematu wiadomości: Wiersz tematu nie zmieni się we wszystkich e-mailach.
4. Kliknij ok a następnie program Microsoft Word uruchomi się, abyś mógł skomponować spersonalizowaną wiadomość.
Napisz spersonalizowaną wiadomość w Microsoft Word
Karta Korespondencja na Wstążce jest widoczna z przodu i na środku. Tutaj będziesz chciał rozpocząć masową pocztę e-mail od spersonalizowana linia powitalna . Od Wysyłki w Microsoft Word, wybierz Linia powitalna .
Jak widać, okno dialogowe zostało wstępnie wypełnione nazwiskiem pana Randalla. To jest tylko miejsce na nazwy z Twojej listy kontaktów. Tuż poniżej możesz sprawdzić podgląd nazwisk z Twojej listy. Możesz dostosować wpisy za pomocą opcji podanych tutaj.
Pamiętaj, że pola korespondencji seryjnej pochodzą z nagłówków kolumn na Twojej liście adresowej. Więc jeśli jest niezgodność, użyj Dopasuj pola aby upewnić się, że scalanie pozostaje dokładne. Jeśli w żądanym polu jest napis „Niepasowane”, wybierz listę rozwijaną dla tego pola, a następnie wybierz nazwę kolumny, która odpowiada tej kolumnie na liście.
Po kliknięciu ok i wyjdź stąd, w dokumencie programu Word umieszczany jest symbol zastępczy wiersza powitania (Drogi Panie…).
Pamiętaj to: Możesz wprowadzić dodatkowe informacje do dokumentu za pomocą dodatkowych pól.
Kliknij Wstaw pole scalania. Te dane muszą znajdować się w oryginalnym źródle danych, czyli w tym przypadku w informacjach o kontaktach w programie Microsoft Outlook. Przykłady obejmują – adres domowy, telefon domowy, stanowisko itp. Możesz zobaczyć pełną listę po kliknięciu małej strzałki rozwijanej.
Sformatuj powitanie. Aby sformatować wiersz powitalny tak, jak chcesz, zaznacz całe pole, łącznie ze znakami na każdym końcu. Przejdź do Dom i użyj ustawień Czcionki. Ustaw także Odstępy między wierszami aby upewnić się, że odstępy między wierszami są zgodne z odstępami w pozostałej części dokumentu.
Wpisz wiadomość teraz
Początek wiadomości to<>symbol zastępczy i/lub dowolne inne pole wstawione za pomocą dodatkowych pól scalania. Skomponuj swoją wiadomość. Pamiętaj, że to masowe wysyłanie e-maili w najlepszym wydaniu. Dlatego upewnij się, że używasz wszystkich etykiet e-mail, które możesz zdobyć.
Gdy treść wiadomości e-mail jest gotowa, kliknij Zakończ i scal > Wyślij wiadomości e-mail .
ten Przejdź do e-maila otworzy się okno dialogowe. Kliknij ok .
MS Word następnie wykonuje zadanie automatycznego publikowania wiadomości e-mail w mgnieniu oka. Program Word wysyła osobną wiadomość e-mail na każdy adres. Nie możesz CC lub BCC innych odbiorców, a ty nie można dodawać załączników na e-mail.
Możesz zapisać dokument użyty do korespondencji seryjnej, ponieważ zapisuje on również łącze ze źródłem danych, czyli kontaktami. Po otwarciu dokumentu korespondencji seryjnej wybierz tak gdy program Word wyświetli monit o utrzymanie połączenia.
jak przenieść muzykę z iPoda na komputer?
Dodaj ten Timesaver do swojego zestawu narzędzi e-mail
Gdy już to opanujesz, cały proces trwa zaledwie kilka minut od początku do końca. W tym samym czasie napisanie wiadomości e-mail dla jednej osoby zajmuje teraz, teraz możesz to zrobić dla grupy. Nie ma znaczenia, jak duża jest grupa.
Ponadto dobrym zachowaniem grupowej poczty e-mail jest używanie imienia odbiorcy jako powitania. Nadaje e-mailowi bardziej osobisty charakter. Czegoś, czego brakuje w e-mailu z kodem CC.
Następnie możesz spróbować korespondencji seryjnej, aby wydrukować listy, etykiety i koperty. Możesz również chcieć dowiedzieć się o łatwe metody łączenia plików PST programu Microsoft Outlook . Masz ochotę na więcej wskazówek dotyczących Outlooka? W takim razie nadszedł czas na poznanie mało znanych funkcji programu Outlook !
Udział Udział Ćwierkać E-mail Jak uzyskać dostęp do wbudowanej poziomicy Google na Androidzie?Jeśli kiedykolwiek musiałeś upewnić się, że coś jest wypoziomowane w mgnieniu oka, możesz teraz uzyskać poziomicę w telefonie w kilka sekund.
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Porady e-mailowe
- Zarządzanie kontaktami
- Komputerowy klient poczty e-mail
- Microsoft Outlook
- Korespondencja seryjna
- Microsoft Office 2016
Saikat Basu jest zastępcą redaktora ds. Internetu, Windows i produktywności. Po usunięciu brudu MBA i dziesięcioletniej karierze marketingowej, teraz z pasją pomaga innym doskonalić ich umiejętności opowiadania historii. Szuka brakującego przecinka Oxford i nienawidzi złych zrzutów ekranu. Ale pomysły dotyczące fotografii, Photoshopa i Produktywności uspokajają jego duszę.
Więcej od Saikata BasuZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować