Home-theater-designers
Nadmierna zależność od papieru w biurach szkodzi środowisku. Poza tym zabezpieczenie poufnych dokumentów biurowych może być kłopotliwe. W rezultacie pliki o znaczeniu krytycznym mogą zostać ujawnione każdemu, w tym przypadkowi odwiedzającemu.
Eliminując papier z biura, możesz uniknąć wszystkich takich zagrożeń. Oto kilka aplikacji online i wskazówek, których możesz użyć, aby Twoje biuro było mniej papierowe.
1. Narzędzia do zarządzania gośćmi
Przełącz się z papierowego dziennika gości na system zarządzania gośćmi online. Innowacyjne i solidne narzędzia do zarządzania gośćmi mogą zarządzać całym procesem zarządzania gośćmi w biurze.
Ścieżka w holu pozwala śledzić wszystkich odwiedzających, jednocześnie robiąc zdjęcia i drukując identyfikatory. Jest również wyposażony w funkcje, takie jak powiadamianie hostów, zarządzanie ewakuacją awaryjną i ostrzeganie personelu ochrony.
Proxyklik to rozwiązanie oparte na chmurze, które pomaga kontrolować przepływ osób. Narzędzie jest konfigurowalne i działa zgodnie ze zintegrowanym podejściem, aby zapewnić wydajną obsługę recepcji i bezpieczeństwo poufnych danych.
2. Aplikacje księgowe
Zarządzanie księgowością biurową na papierze może być gorączkowe, czasochłonne i mylące. Za pomocą aplikacji księgowych możesz sprawić, że proces będzie przebiegał bez papieru, szybko i bez wysiłku.
Mędrzec Rachunkowość to aplikacja księgowa, z której możesz korzystać nawet bez doświadczenia w księgowości. Po połączeniu go z kontem bankowym przepływ transakcji staje się płynny. Możesz śledzić sprzedaż, zakupy i przepływy pieniężne dzięki łatwej funkcji raportowania.
Szybkie Książki to kolejne narzędzie księgowe online, które pozwala na samodzielne naliczanie podatku VAT, podatków i płac pracowników. QuickBooks POS to rozszerzona edycja, która umożliwia właścicielom małych firm prowadzenie lad sklepowych bez użycia papieru.
3. Aplikacje do zarządzania projektami
Jeśli planujesz używać dokumentów na etapie zarządzania projektem, może to łatwo kosztować cię duże pieniądze. Aby wszyscy członkowie zespołu byli na tej samej stronie, musisz wydrukować wiele kopii tego samego pliku. Możesz jednak uniknąć takich wydatków i stać się przyjaznym dla środowiska, korzystając z narzędzi do zarządzania zadaniami lub projektami.
Narzędzie do zarządzania projektami Asany posiada intuicyjny interfejs użytkownika, z którego każdy może korzystać do przypisywania i śledzenia zadań. Aplikacja pomaga w udostępnianiu plików w czasie rzeczywistym, komentowaniu zadań i generowaniu raportów cyfrowych.
Kliknij w górę to kolejne narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala zintegrować wiele aplikacji innych firm. Oferuje również widok obciążenia, który pomaga śledzić obciążenie poszczególnych zasobów.
Związane z: Co to jest ClickUp? Najlepsze funkcje zarządzania projektami
4. Narzędzia listy rzeczy do zrobienia
Czy nadal marnujesz karteczki samoprzylepne, aby zapisywać swoje zadania? Powinieneś się go pozbyć i wybrać aplikacje z listą rzeczy do zrobienia.
Todoist pozwala na uporządkowaną listę wszystkich zadań. Pozwala także dodawać sekcje i podzadania do kategoryzacji zadań. W tej aplikacji możesz także dodać poziomy priorytetu i ulubione tagi.
Dowolny.do umożliwia dostęp do listy rzeczy do zrobienia z dowolnego miejsca na dowolnym urządzeniu. Przypomni również o wykonaniu ważnych zadań w wyznaczonym czasie.
5. Aplikacje do robienia notatek
Po wyeliminowaniu papieru z procesu robienia notatek możesz zaoszczędzić na kosztach notatników i długopisów. Co więcej, nie musisz tracić czasu na szukanie notatnika w zagraconym biurku przed spotkaniem.
Z aplikacją do robienia notatek, taką jak Evernote , możesz zachować dostęp do wszystkich kluczowych informacji na wszystkich urządzeniach dzięki funkcji synchronizacji online. Możesz także spersonalizować formatowanie notatek i dodawać do nich obrazy, pliki audio i dokumenty zgodnie z własnym wyborem.
Prosta uwaga pozwala dodawać, przeglądać, edytować i publikować notatki w formacie Markdown. Ty i Twój zespół możecie udostępniać dowolne notatki w grupie w celu wspólnej pracy i tworzenia pomysłów.
6. Narzędzia do skanowania dokumentów
Jeśli zdecydowałeś się zrezygnować z papieru, tworzenie zdigitalizowanych kopii istniejących dokumentów papierowych powinno być w Twojej strategii.
Posługiwać się Skanowanie Adobe na smartfonie, aby przekonwertować dokument papierowy na plik PDF. Aplikacja pomaga również zarządzać wymiarami plików, oprócz oferowania funkcji takich jak przycinanie, obracanie, opisywanie, podpisywanie i edycja kolorów.
ABBYY FineReader PDF to zaawansowany skaner dokumentów, który obsługuje ponad 190 języków i zapisuje je w 12 różnych formatach plików. Oprócz skanowania zarówno drukowanego, jak i odręcznego tekstu, umożliwia dodawanie komentarzy i podpisów.
7. Udostępnianie plików i aplikacje zabezpieczające
Dawno minęły czasy, kiedy trzeba było drukować kopie raportu i rozpowszechniać je wśród odbiorców. Korzystając z aplikacji do udostępniania plików online, możesz przechowywać pliki w chmurze i udostępniać dostęp tylko uprawnionym odbiorcom.
Skrzynka umożliwia zapisywanie i udostępnianie plików i dokumentów w chmurze, zgodnie z branżowymi zasadami zgodności i prywatności danych. To sprawia, że współpraca między członkami zespołu jest bezproblemowa.
Możesz także użyć dysk Google do bezpiecznego przechowywania plików biurowych i udostępniania ich tylko zamierzonym odbiorcom. Co więcej, narzędzie pozwala organizować pliki przy użyciu różnych folderów.
8. Aplikacje kalendarza
Aplikacje kalendarza stały się nieodłączną częścią życia zawodowego. Wszystkie firmy mogą korzystać z aplikacji kalendarza zamiast zapisywać spotkania w papierowym dzienniku.
Calendly to aplikacja do planowania spotkań online, w której możesz profesjonalnie i wydajnie planować spotkania. Za pomocą tej aplikacji możesz zautomatyzować proces przypominania i kontynuacji.
kalendarz Google to popularny kalendarz online, w którym możesz pokolorować pozycje kalendarza w celu organizowania wydarzeń w kalendarzu. Jego narzędzie sugestii pomaga automatycznie wypełniać wpisy, aby zaoszczędzić czas. W tym kalendarzu online możesz łatwo edytować harmonogram dowolnego spotkania online.
Powiązane: Wskazówki, jak unikać zwlekania i dotrzymać terminów
9. Umowy cyfrowe i narzędzia do podpisu elektronicznego
Nadszedł czas, aby porzucić drukowane dokumenty prawne. Przenieś się do świata umów cyfrowych i podpisów elektronicznych, aby oszczędzać papier i poprawiać wydajność pracy swojego zespołu.
Zaproponuj to platforma internetowa, która umożliwia zawieranie, śledzenie, wysyłanie i e-podpisywanie wszelkiego rodzaju umów, ofert i porozumień. Możesz użyć wstępnie zaprojektowanych szablonów propozycji z biblioteki treści tej aplikacji.
PandaDoc pozwala usprawnić zarządzanie umowami poprzez łatwe tworzenie, edytowanie i podpisywanie dokumentów. Oferuje usługi, takie jak oferty, wyceny, umowy i formularze — wszystko w formacie cyfrowym bez użycia papieru.
10. Aplikacje faksu online
Nawet jeśli planujesz usunąć wszystkie faksy, może to nie być możliwe, jeśli klienci będą nalegać na ich użycie. Już, aplikacje do faksów online może pomóc w usunięciu papieru z faksu. Te aplikacje przekierują faksy do komputera, smartfona lub innego wybranego urządzenia. W ten sposób można również zautomatyzować faks i zaoszczędzić tysiące arkuszy papieru rocznie.
RingCentral to oprogramowanie do obsługi faksów online, które umożliwia zarządzanie przychodzącymi i wychodzącymi faksami online, oferując jednocześnie znaczne oszczędności. Możesz także użyć WitajPodpisz wysyłać i odbierać faksy z zachowaniem poufności i bezpieczeństwa.
Stań się ekologiczny, zastępując papiery narzędziami online
Możesz teraz narysować w swoim umyśle wyraźny obraz, aby zaplanować przejście bez papieru w biurze lub w domu, gdziekolwiek pracujesz. Wdrożenie polityki miejsca pracy bez papieru nie zajmuje dużo czasu, gdy powyższe aplikacje online są do Twojej dyspozycji.
dodaj do listy życzeń dodatek chrome
Pozbywanie się papieru to jeden z wielu sposobów na uporządkowanie miejsca pracy i zwiększenie produktywności.
Udział Udział Ćwierkać E-mail 10 sposobów na zwiększenie produktywności poprzez uporządkowanie stacji roboczejDowiedz się, jak uporządkowana stacja robocza pomaga w uważnej pracy i terminowym wykonywaniu zadań.
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Narzędzia online
- Dokument cyfrowy
- Oprogramowanie dla organizacji
Tamal jest niezależnym pisarzem w MakeUseOf. Po zdobyciu dużego doświadczenia w technologii, finansach i procesach biznesowych w swojej poprzedniej pracy w firmie konsultingowej IT, 3 lata temu przyjął pisanie jako pełnoetatowy zawód. Nie pisząc o produktywności i najnowszych nowinkach technicznych, uwielbia grać w Splinter Cell i oglądać filmy na Netflix/Prime Video.
Więcej od Tamala DasZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować