Jak zarchiwizować wszystkie stare wiadomości e-mail w Gmailu i dotrzeć do skrzynki odbiorczej Zero?

Otrzymanie zbyt wielu e-maili może zapełnić Twoją skrzynkę odbiorczą wieloma niepotrzebnymi elementami. Chociaż jesteś do tego przyzwyczajony, nadal dodaje to trochę wagi do twojego umysłu. Jesteś obarczony tyloma nieotwartymi wiadomościami, ale nie chcesz ich usuwać.

Kto wie? Nieprzeczytana wiadomość w skrzynce odbiorczej może w przyszłości uratować Twoją skórę. Co więc zrobić, aby wyczyścić skrzynkę odbiorczą bez utraty danych? Archiwizując! Oto jak to robisz.

Co to jest archiwum?

Według słownik Cambridge , archiwum to zbiór zapisów historycznych dotyczących miejsca, organizacji lub rodziny. Jest również definiowany jako plik komputerowy używany do przechowywania informacji elektronicznych lub dokumentów, których nie używasz już regularnie.

Podobnie w Gmailu archiwum to repozytorium wiadomości, z którego nie korzystasz regularnie. Umieszczenie wiadomości e-mail w archiwum oznacza przechowywanie jej w niewidocznym miejscu. Ale nadal tam jest, jeśli będziesz musiał kiedyś do niego wrócić. To jak twoja piwnica, w której przechowujesz przedmioty, których nie potrzebujesz, ale których możesz użyć w przyszłości.

Gdy archiwizujesz nieprzeczytaną wiadomość e-mail w Gmailu, opuszcza ona skrzynkę odbiorczą i jest przechowywana w folderze Wszystkie. Zostanie ona również odjęta od liczby Twoich nieprzeczytanych wiadomości.

Aby znaleźć zarchiwizowane e-maile, przejdź do opcji Wszystkie wiadomości na pasku bocznym. Alternatywnie możesz napisać w:archiwum na pasku wyszukiwania Gmaila, aby wyświetlić tylko zarchiwizowane wiadomości.

Co robi archiwizacja (i czego nie robi)

Aby zrozumieć jego zalety, musisz wiedzieć, co dokładnie dzieje się podczas archiwizowania starych wiadomości Gmaila.

Zarchiwizowane wiadomości e-mail nie są automatycznie usuwane . Archiwum jest jak skarbiec. Chociaż e-maile w koszu są automatycznie usuwane po 30 dniach, zarchiwizowane e-maile pozostaną w Gmailu, dopóki ich nie usuniesz ręcznie.
Zarchiwizowane wiadomości e-mail można przeszukiwać . Gmail ma potężną wyszukiwarkę. Kiedy czegoś szukasz, zarchiwizowane e-maile są tego częścią. Jeśli chcesz je wykluczyć i przeszukać tylko skrzynkę odbiorczą, wpisz w:skrzynka odbiorcza przed wyszukiwanym terminem.
Zarchiwizowane wiadomości e-mail liczą się jako miejsce do przechowywania . Usunięte e-maile są usuwane z dysku Gmaila, dzięki czemu masz więcej miejsca. Z drugiej strony zarchiwizowane e-maile nadal zajmują miejsce na dane, ponieważ nadal są częścią Twojego Gmaila.
Zarchiwizowane wiadomości e-mail nie są automatycznie oznaczane jako przeczytane . Jeśli zarchiwizujesz wiadomość e-mail bez jej otwierania, pozostanie ona nieprzeczytana, dopóki nie podejmiesz odpowiednich działań.
Zarchiwizowane wiadomości e-mail można przeglądać . Gmail nie ma karty „Archiwum”, aby przeglądać wysłane tutaj wiadomości. Możesz jednak użyć Cała poczta aby zobaczyć e-maile ze skrzynki odbiorczej i archiwum jednocześnie.
Zarchiwizowane wiadomości e-mail działają z etykietami . Możesz dodać etykietę do wiadomości, a następnie ją zarchiwizować. Etykieta nadal pozostanie. Gdy klikniesz etykietę, aby zobaczyć wszystkie wiadomości nią oznaczone, zarchiwizowana wiadomość e-mail również zostanie wyświetlona.

Dlaczego „Oznacz jako przeczytane” to za mało

Oznaczenie nieprzeczytanej wiadomości jako przeczytanej może zmniejszyć irytujące liczby, ale nie jest tak dobre, jak archiwizacja. Dzieje się tak, ponieważ Twoja skrzynka odbiorcza jest wciąż pełna bałaganu.

Gdy archiwizujesz e-mail, którego nie potrzebujesz, opuszcza on główny ekran poczty e-mail. W ten sposób możesz skupić się na bardziej krytycznych wiadomościach.

podłączony do Wi-Fi, ale nie ma internetu

Jeśli uważasz, że będziesz potrzebować tego e-maila w przyszłości, możesz nadal korzystać z zaawansowanej funkcji wyszukiwania Gmaila, aby go znaleźć. W końcu nie chciałbyś przewijać setek, jeśli nie tysięcy e-maili w poszukiwaniu czegoś.

Jak zarchiwizować e-mail

Niezależnie od tego, czy uzyskujesz dostęp do swojego konta na smartfonie, czy na komputerze, archiwizacja jest prosta i łatwa.

W Twoim komputerze

Można to zrobić na trzy sposoby. Pierwszym z nich jest zaznacz pole wyboru wiadomości, którą chcesz zarchiwizować. W górnym rzędzie skrzynki odbiorczej pojawi się rząd ikon — kliknij Archiwum ikonę, a Gmail wyśle wiadomość do folderu „Cała poczta”.

Druga opcja to: otwórz e-mail w pytaniu. Po załadowaniu pojawią się te same ikony, co powyżej. Wybierz Archiwum i wrócisz do swojej podstawowej skrzynki odbiorczej. A Rozmowa zarchiwizowana . powiadomienie pojawi się w prawym dolnym rogu ekranu, potwierdzając proces.

Trzecią opcją jest usunięcie etykiety Skrzynka odbiorcza. Klikając x na etykiecie Gmail przeniesie wiadomość e-mail ze skrzynki odbiorczej do folderu Wszystkie. Wątek usunięty z „ W pudełku ' powiadomienie powinno pojawić się w prawym dolnym rogu przeglądarki w celu potwierdzenia.

Na Twoim smartfonie

Galeria obrazów (3 obrazy) Zwiększać Zwiększać Zwiększać Blisko

Niezależnie od tego, czy jesteś użytkownikiem Androida czy iOS, archiwizacja jest prawie taka sama. Otwórz aplikację Gmail, a następnie przesuń wiadomość chcesz zarchiwizować w lewo lub w prawo.

Alternatywnie, otwórz wiadomość następnie wybierz Archiwum w prawym górnym menu. To czwarta ikona od prawej. Powinieneś zobaczyć, jak wiadomość zniknie ze skrzynki odbiorczej, a 1 zarchiwizowane powiadomienie na dole, kiedy to zrobisz.

Na koniec możesz dotknąć Etykiety sekcja zaraz po temacie. A Oznacz jako pojawi się okno—odznacz W pudełku etykietę, a następnie naciśnij ok . Wiadomość e-mail zostanie usunięta ze skrzynki odbiorczej i Zmieniona etykieta powiadomienie pojawi się na dole.

Utrzymywanie skrzynki odbiorczej w czystości

Jeśli nie chcesz mieć kłopotów z ręcznym wybieraniem e-maili do archiwum, użyj funkcji filtrowania Gmaila, aby zrobić to automatycznie. Jest to szczególnie przydatne w przypadku paragonów, których nie musisz widzieć, ale musisz je zachować.

Oto przewodnik krok po kroku, jak to zrobić:

niebieski ekran okien śmierci 10

Otwórz wiadomość e-mail, którą chcesz automatycznie zarchiwizować.
W górnym menu wybierz podmenu z trzema przyciskami .
Wybierać Filtruj wiadomości takie jak te .

Na pasku wyszukiwania pojawi się filtr – kliknij Utwórz filtr .
Zaznacz Pomiń skrzynkę odbiorczą (zarchiwizuj) pole wyboru.
(Opcjonalnie) Jeśli chcesz, aby te wiadomości były otwierane automatycznie, zaznacz Oznacz jako przeczytane opcja.
(Opcjonalnie) Aby zarchiwizować istniejące wiadomości, zaznacz Zastosuj też filtr do # pasujących wątków .
Kliknij Utwórz filtr .

Zwracanie zarchiwizowanej wiadomości e-mail

Jeśli przypadkowo zarchiwizowałeś wiadomość, której potrzebujesz w swojej skrzynce odbiorczej, możesz cofnąć tę czynność, naciskając Cofnij w powiadomieniu.

Jeśli to przegapiłeś, przejdź do Cała poczta, następnie wybierz e-mail, który chcesz zwrócić. W górnym menu wybierz Przenieś do skrzynki odbiorczej .

Jeśli wiadomość, którą chcesz odzyskać w skrzynce odbiorczej, nie jest nowa, zlokalizuj ją za pomocą paska wyszukiwania Gmaila. Powtórz procedurę po otwarciu wiadomości e-mail.

Jak zarchiwizować wszystko w Gmailu

Jeśli chcesz zacząć od czystej karty i zarchiwizować wszystkie wiadomości Gmaila, możesz skorzystać z funkcji filtrowania Gmaila. Możesz także użyć innych poleceń, aby jeszcze bardziej zawęzić filtr.

W pasku wyszukiwania wpisz: w:skrzynka odbiorcza . Spowoduje to zwrócenie wszystkich e-maili w Twojej skrzynce odbiorczej.
Jeśli chcesz udoskonalić filtr, napisz przed:rrrr/mm/dd aby uwzględnić wszystkie e-maile przed konkretną datą. Możesz także użyć po:rrrr/mm/dd jeśli chcesz zarchiwizować tylko określony okres.
Gdy wyszukiwanie zwróci wyniki, kliknij zaznaczyć pole w górnym menu.
Powiadomienie z napisem Wybrano wszystkie 100 wątków na tej stronie. Wybierz wszystkie wątki pasujące do tego wyszukiwania pojawi się.
Kliknij Wybierz wszystkie wątki pasujące do tego wyszukiwania
Wybierz Przycisk archiwizacji
DO Potwierdź akcję zbiorczą pojawi się okno. Wybierać ok .

W zależności od tego, ile masz e-maili, Gmail zajmie trochę czasu z tym filtrem. Ale po pewnym czasie wszystkie Twoje e-maile znikną ze skrzynki odbiorczej i będą bezpiecznie przechowywane w Archiwum. To najprostszy krok do osiągnięcia i utrzymania zerowej skrzynki odbiorczej.

Skrzynka odbiorcza zero w nieskończoność

Korzystając z przedstawionych tutaj wskazówek i sztuczek, Inbox Zero jest teraz łatwo osiągalny. Użyj zaawansowanego paska wyszukiwania i filtra Gmaila, aby automatycznie wysyłać e-maile do archiwum, dzięki czemu Twoja skrzynka odbiorcza nie będzie zaśmiecona przez całe życie.

Jeszcze bardziej popraw jakość korzystania z poczty e-mail, ucząc się, jak to zrobić zaplanuj e-maile lub przynosząc Aplikacja Gmail na Maca . Poznaj sekrety Gmaila i pracuj tak wydajnie, jak tylko możesz, korzystając ze swoich e-maili.

Udział Udział Ćwierkać E-mail 6 najpopularniejszych dostawców poczty e-mail lepszych niż Gmail i Yahoo Mail

Wszyscy ci popularni dostawcy poczty e-mail oferują różne korzyści, które odróżniają ich od Gmaila i Yahoo Mail.

Czytaj dalej Powiązane tematy

Internet
Wydajność
Gmail
Porady e-mailowe
Zarządzanie czasem
Skrzynka odbiorcza Google
Skrzynka odbiorcza zero
Wskazówki dotyczące produktywności

O autorze Morale Jowi(77 opublikowanych artykułów)

Jowi jest pisarzem, trenerem kariery i pilotem. Rozwinął miłość do wszystkiego, co PC, odkąd jego ojciec kupił komputer stacjonarny, gdy miał 5 lat. Od tego czasu wykorzystuje i maksymalizuje technologię w każdym aspekcie swojego życia.

Więcej od Jowi Morales

Zapisz się do naszego newslettera

Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!

Kliknij tutaj, aby zasubskrybować