Użyj zasady zarządzania czasem 80/20, aby ustalić priorytety swoich zadań

Użyj zasady zarządzania czasem 80/20, aby ustalić priorytety swoich zadań

Jak maksymalizujesz swój czas? Czy korzystasz z aplikacji do zarządzania czasem? Czy planujesz z wyprzedzeniem i trzymasz się harmonogramu? A może ustalasz priorytety swoich zadań? Jeśli próbowałeś tych rzeczy i nadal masz problemy z efektywnym wykorzystaniem swojego czasu, być może potrzebujesz zmiany.





Reguła 80/20 to kolejna opcja zarządzania czasem i przy niewielkich poprawkach może być idealnym rozwiązaniem.



Czym dokładnie jest zasada 80/20?

Zasada 80/20 znana jest również jako zasada Pareto. Pomysł wyszedł od włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto. Zauważył, że 80 procent ziemi w kraju należy do zaledwie 20 procent ludności. To skłoniło Pareto do dalszego zbadania tej nierównowagi i jej związku z innymi obszarami.





Wiele lat później konsultant Joseph Juran zastosował tę koncepcję do biznesu i nazwał ją Zasadą Pareto. Z The Economist online :

Juran rozszerzył tę zasadę na kontrolę jakości, stwierdzając na przykład, że większość defektów w produkcji jest wynikiem małego odsetka przyczyn wszystkich defektów – co określił jako „nielicznych żywotnych i wielu trywialnych”.



Według Investopedii , to znaczy że:

  • 80 procent wolumenu sprzedaży pochodzi z 20 produktów z linii produktowej.
  • 80 procent przychodów firmy pochodzi od 20 procent jej klientów.
  • 80 procent produkcji firmy pochodzi z 20 procent jej pracowników.

Zarządzanie czasem jest najczęstszym zastosowaniem zasady Pareto, ponieważ większość ludzi ma tendencję do cienkiego rozłożenia czasu zamiast skupiania się na najważniejszych zadaniach.



Mając to wszystko na uwadze, powiązanie tej zasady z zarządzaniem czasem oznacza, że ​​80 procent twojej produkcji może pochodzić z zaledwie 20 procent twojego czasu. Teraz pytanie brzmi, jak to osiągnąć? Oto cztery rzeczy, które możesz zrobić.

Często oceniaj swoje zadania

Jeśli 80 procent wyników pochodzi z 20 procent wysiłku, to ma się rozumieć, że 80 procent wpływu będzie pochodziło z 20 procent twoich zadań. Zidentyfikuj więc 20 procent swoich zadań, które przyniosą 80 procent wyników, których szukasz.



Źródło zdjęcia: Astephan za pośrednictwem Shutterstock

Przeglądając swoje zadania , zadaj sobie następujące pytania:

  • Czy każde zadanie na mojej liście jest oznaczone jako pilne?
  • Czy zadania z mojej listy należą do moich kompetencji, czy należą do innego miejsca?
  • Czy spędzam zbyt dużo czasu na niektórych rodzajach zadań?
  • Czy są zadania, które powinienem delegować?
  • Czy wszystkie te zadania są naprawdę niezbędne do uzyskania ogólnego wyniku?

Stale oceniaj swoje cele

Twoje cele i zadania mogą być ze sobą powiązane, ale nie zawsze. Niektóre mogą być zupełnie oddzielne. Pomyśl więc o swoich celach i działaniach potrzebnych do ich realizacji. Pamiętaj, że 80 procent tych celów zostanie osiągniętych przy zaledwie 20 procentach niezbędnych działań.

Źródło obrazu: AzriSuratmin przez Shutterstock

Tutaj ponownie zrób inwentaryzację i zobacz, które 20% działań przybliża Cię do większości Twoich celów. Sprawdź te kilka przykładów i zobacz, czy możesz się odnieść:

Windows nie mógł wykryć serwera proxy tej sieci
  • Jeśli dzisiaj pracuję do późna (20 procent aktywności), mogę dokończyć zadanie na mojej liście zadań, uszczęśliwić szefa ORAZ jutro wziąć wolne (80 procent celów).
  • Jeśli zrobię dziś sałatkę do jedzenia przy biurku na lunch (20 procent aktywności), mogę popracować nad tym zadaniem, dotrzymać terminu i zbliżyć się do celu utraty wagi (80 procent celów).
  • Jeśli zaplanuję regularne spotkania (20% aktywności), mogę zwiększyć komunikację w zespole, mieć bardziej udany projekt ORAZ być lepszym liderem (80% celów).

Określ swój czas Prime

Każdy ma określone pory dnia, kiedy jest najbardziej produktywny. Możesz wykonywać swoją pracę najlepiej między 9 rano a 11 rano. Możesz też zrobić więcej między 15:00 a 17:00. Kiedy czujesz się najbardziej energiczny, skupiony i produktywny?

Źródło zdjęcia: Dean Drobot za pośrednictwem Shutterstock

Określ, kiedy jest Twój najlepszy czas i wykorzystaj go, aby zająć się 20 procentami zadań i celów, które określiłeś. Zapewni to, że spędzasz najbardziej produktywną porę dnia na zadaniach i czynnościach potrzebnych do uzyskania najlepszych wyników.

Identyfikuj i eliminuj rozpraszacze

Niezależnie od tego, czy codziennie podróżujesz do biura, czy pracujesz z domu, rozpraszacze są wszędzie. Te nieprzyjemne, małe przerwy mogą spowodować utratę koncentracji, opóźnienia w wykonywaniu zadań i ogólne zmniejszenie wydajności .

Źródło zdjęcia: Argus przez Shutterstock

Korzystając z koncepcji reguły 80/20, FreshBooks przypuszczenia :

80 procent twoich rozrywek pochodzi z 20 procent źródeł.

Aby wziąć na siebie te rozproszenia i je wyeliminować, musisz je najpierw zidentyfikować. Twoja lista może wyglądać mniej więcej tak:

  • Podmuchy e-maili
  • Przychodzące połączenia telefoniczne
  • Nieplanowani goście
  • Pragnienie lub głód
  • Powiadomienia w mediach społecznościowych

Po przygotowaniu listy rozrywek przejrzyj ją i zobacz, które przeszkadzają Ci najbardziej. Prawdopodobnie okaże się, że tylko dwa lub trzy (20 procent) stanowią większość (80 procent) problemu. Następnie zastosuj sposoby na wyeliminowanie tych przerw. Oto pewne sugestie:

  • Zablokuj określone godziny pracy nad e-mailami.
  • Pozwól, aby połączenia, które nie są pilne, trafiały na pocztę głosową.
  • Zamknij drzwi swojego biura.
  • Wypij drinka i przekąskę.
  • Trzymaj się z dala od mediów społecznościowych podczas pracy.
  • Użyj aplikacji timera czas na sesje robocze i przerwy.

Czy wypróbowałeś zasadę 80/20?

Zasada Pareto może przynieść sukces w niektórych branżach i zastosowaniach, ale czy może zadziałać w Twoim przypadku? Jeśli wypróbowałeś zasadę 80/20 z dużym powodzeniem, czy nadal jej używasz? Przeciwnie, jeśli spróbowałeś tej koncepcji z negatywnymi skutkami, czy wiesz, co poszło nie tak?

Nadal walczę? Zastosuj te nawyki związane z wydajnością online, aby usprawnić swoje dni i wypróbuj te opcje oprogramowania i aplikacji do śledzenia czasu .

Udział Udział Ćwierkać E-mail Czy należy natychmiast uaktualnić do systemu Windows 11?

Windows 11 już wkrótce, ale czy powinieneś aktualizować jak najszybciej, czy poczekać kilka tygodni? Dowiedzmy Się.

Czytaj dalej Powiązane tematy
  • Doskonalenie siebie
  • Wydajność
  • Zarządzanie czasem
  • Zarządzanie zadaniami
O autorze Piasek Sandy(452 opublikowane artykuły)

Z tytułem BS w informatyce Sandy przez wiele lat pracowała w branży IT jako Project Manager, Department Manager i PMO Lead. Postanowiła wtedy zrealizować swoje marzenie i teraz na pełny etat pisze o technologii.

jak zbudować inteligentne lustro
Więcej od Sandy Writtenhouse

Zapisz się do naszego newslettera

Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!

Kliknij tutaj, aby zasubskrybować