Home-theater-designers
Codziennie wysyłamy i odbieramy e-maile. A jednak popełniamy żenujące błędy, których nie możemy całkowicie cofnąć”. Tak więc napisanie skutecznego e-maila, który zatrzymuje działanie czytelnika, jednocześnie pamiętając o wyzwaniach naszego świata, może być trudne.
Mając to na uwadze, opracowaliśmy kilka podstawowych zasad, które musisz znać, wysyłając e-maile do ludzi. Postępuj zgodnie z tymi prostymi zasadami, aby bez wysiłku pisać lepsze e-maile.
1. Ponownie rozważ zwroty grzecznościowe i podpisy
Mam nadzieję, że masz wspaniały tydzień! kiedyś był wspaniałym sposobem na rozpoczęcie e-maila. Nigdy więcej! Biorąc pod uwagę, jak niepewne jest życie, może to wyglądać na nieostrożne i nadmiernie oderwane.
To samo dotyczy podpisów, takich jak Pozdrowienia, Najlepsze życzenia lub Wiwaty – które wcześniej działały doskonale, ale czasami mogą wydawać się wycofane z rzeczywistości.
Dlaczego więc nie zachować prostoty i autentyczności? Idź na podpisy, takie jak Bądź bezpieczny, Uważaj lub Z poważaniem. Jeśli chodzi o pozdrowienia, Nadzieja, że wszystko jest w porządku lub Nadzieja, że Ty i Twoi bliscy jesteście bezpieczni, mogą być dobrym punktem wyjścia.
2. Dołącz wyraźny wiersz tematu
Ta reguła dotycząca wiadomości e-mail jest tak stara jak sama wiadomość e-mail. Dzieje się tak, ponieważ ludzie często decydują, czy otworzyli wiadomość e-mail na podstawie tematu.
Ponieważ cała nasza praca jest teraz online, potrzeba priorytetyzowania tego, co ważne, i ignorowania tego, co nie, jest kluczowa. Dlatego jeśli nadal pozostawiasz pusty wiersz tematu, prawdopodobnie Twój e-mail zostanie zignorowany.
Idealny temat zawiera mniej niż 10 słów. Wybierz taki, który odpowiada na Twoje obawy i informuje, o czym jest e-mail. Propozycja projektu lotniczego, zmiana terminu spotkania lub szybkie pytania dotyczące prezentacji to kilka dobrych przykładów tematu, z których możesz skorzystać.
3. Użyj profesjonalnego podpisu
Przygotuj wstępnie zdefiniowany blok podpisu, którego używasz do odpowiadania na wiadomości e-mail na wszystkich swoich urządzeniach osobistych. Powinien zawierać Twoje imię i nazwisko, tytuł firmy i informacje kontaktowe.
Daje to Twojemu odbiorcy dobre wyobrażenie o tym, kim jesteś i jak się z Tobą skontaktować, jeśli zajdzie taka potrzeba. Jeśli chodzi o czcionkę i rozmiar Twojego profesjonalnego podpisu, upewnij się, że jest taki sam jak reszta wiadomości e-mail.
Także, kończ swoje e-maile z ufnością ale nie przesadzaj z powiedzeniami lub danymi osobowymi.
4. Przedstaw się, jeśli spotykasz się wirtualnie po raz pierwszy
Wszyscy spotykamy się z sytuacjami, w których musieliśmy wysłać e-mail do kogoś, kogo nie spotkaliśmy. Otrzymanie wiadomości e-mail od nieznajomego może być dziwne. I to lekko mówiąc.
Poświęć więc chwilę, aby przedstawić się odbiorcy wiadomości e-mail. Kontekst jest kluczowy, a pierwsze wrażenie wciąż ma znaczenie. Dodaj więc linię, np. Cześć! To jest Tracy z Multiseon Pvt. Ltd i piszę e-mail, ponieważ wyraziłeś zainteresowanie zakupem naszych produktów elektronicznych.
Lub, gdy przedstawiasz się komuś przez e-mail, możesz również napisać do tej osoby, mówiąc, jak cudownie jest spotkać się z nimi e-mailem.
5. Napisz współczujące e-maile
Nie możemy podkreślać wagi tego. Życie jest trudne. Przede wszystkim jest mocno niepewny.
Czy przegapili termin? Czy nie pojawili się na zaplanowanym spotkaniu Google Meet? Zanim wyślesz surowego e-maila, zatrzymaj się i przemyśl to. Co w przypadku nagłego wypadku medycznego?
Dlatego okazuj współczucie i zapytaj, czy wszystko jest z nimi w porządku. E-mail taki jak Brakowało nam Cię na dzisiejszym spotkaniu. Po prostu zamelduj się, aby zobaczyć, czy wszystko jest w porządku. potrafi budować relacje, które przetrwają próbę czasu.
6. Kompresuj/zmieniaj rozmiar i nazwy załączników, kiedy możesz
Nie mówimy zbyt wiele o tej regule e-mail, ponieważ wysyłając duże załączniki, automatycznie zakładamy, że nasz odbiorca ma wystarczająco dużo miejsca. Pobieranie dużych plików zajmuje więcej czasu i może być irytujące w mgnieniu oka.
Dlatego postaraj się je skompresować lub zmienić ich rozmiar. Jeśli udostępniasz zbyt wiele plików naraz, dobrą praktyką jest dodanie uprzejmej notatki z informacją, do czego służą załączniki.
Przed wysłaniem nazwij też załączniki. Wysyłasz swoje CV? Zmień nazwę pliku na Tracy_Mackenzie_CV i zacznij od prawej stopy.
7. Nie używaj poczty e-mail jako innej aplikacji do obsługi wiadomości błyskawicznych
Powodem, dla którego wszyscy kochamy wiadomości błyskawiczne, jest to, że jest natychmiastowy.
Ale kiedy połączysz te dwa elementy i użyjesz poczty e-mail jako substytutu wiadomości błyskawicznych, ryzykujesz, że będziesz irytujący i nieprofesjonalny.
Dlatego musisz wiedzieć, kiedy wysłać wiadomość e-mail, a kiedy wysłać kolejną. Nie popełnij błędu, wysyłając zbyt wiele e-maili uzupełniających, ponieważ mogą pracować w domu. Nie dzwoń też do kogoś, prosząc o sprawdzenie e-maila.
Jeśli to pilne, skorzystaj z innego środka komunikacji.
8. Używaj humoru, aby leczyć, ale oszczędnie
Podczas gdy wielu używa humoru, aby poprawić nastrój w tych niezwykłych czasach, problem z używaniem humoru w e-mailach polega na tym, że może to przynieść odwrotny skutek.
Jeśli chcesz użyć humoru w e-mailu, rób to tylko wtedy, gdy dobrze znasz tę osobę. Nie chcesz odejść jako lekceważący lub niegrzeczny, jeśli ktoś jest w poważnej sytuacji. Poza tym to, co brzmi śmiesznie, może nie brzmieć śmiesznie.
Słowo do mądrych: Jeśli masz wątpliwości, najlepiej je pominąć.
Udziel odpowiedzi poza biurem i popraw równowagę między życiem zawodowym a prywatnym
W dzisiejszych czasach wysyłając e-maile do ludzi, należy również pamiętać o godzinach. Wraz ze wzrostem popularności stylu życia związanego z pracą z domu granice między pracą a życiem osobistym zostały zatarte. Odpowiedzi „poza biurem” ułatwiają zrozumienie, kiedy ktoś jest dostępny na spotkanie lub odpowiada na wiadomość e-mail.
najlepszy laptop poniżej 1000 dolarów 2016
Sprawdź ustawienia swojego klienta poczty e-mail i skonfiguruj autorespondery, gdy nie ma Cię przy biurku. Na przykład Gmail nazywa go Odpowiedzią na wakacje, podczas gdy Microsoft Outlook używa odpowiedzi o nieobecności.
Mamy nadzieję, że te złote zasady pisania skutecznych e-maili i właściwe nawyki e-mailowe pomogą Ci zaoszczędzić czas i stworzyć właściwe odpowiedzi.
Udział Udział Ćwierkać E-mail Unikaj tych 6 błędów, aby uzyskać lepszą komunikację e-mailową i tekstowąPopraw swoje umiejętności komunikacyjne, unikając błędów, takich jak używanie zbyt wielu emotikonów lub pisanie wielkimi literami.
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Porady e-mailowe
Gargi jest pisarzem, gawędziarzem i badaczem. Specjalizuje się w pisaniu atrakcyjnych treści na temat wszystkich rzeczy związanych z Internetem dla klientów z różnych krajów i branż. Jest absolwentką studiów podyplomowych w zakresie literatury z dyplomem w zakresie edycji i publikowania. Poza pracą prowadzi pokazy TEDx i festiwale literackie. W idealnym świecie zawsze dzieli ją minuta od wyruszenia w góry.
Więcej od Gargiego GhosalaZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować