Jak zacząć używać makr w programie Word

Masz dość wykonywania powtarzalnych zadań w programie Microsoft Word? Pochowany w programie jest potężnym narzędziem automatyzacji, które może zdjąć te zadania z Twoich rąk. Mówimy o makrach i chociaż ta funkcja opiera się na Visual Basic for Applications (VBA) firmy Microsoft, możesz jej używać, nawet jeśli pomysł kodowania przyprawia cię o dreszcze.

Po kliknięciu przycisku program Word zarejestruje Twoje działania, generując makro, które możesz odtwarzać tak często, jak chcesz. Jeśli jesteś żądny przygód, możesz łatwo zmodyfikować makro, aby uzyskać dodatkowy stopień automatyzacji.

Tutaj pokażemy Ci jeden prosty, ale użyteczny przykład: Jak zautomatyzować funkcję Znajdź i zamień w programie Word.

Nagrywanie makra

W tym przykładzie jesteś szanowanym prezesem Towarzystwa Ochrony Zabytkowych Urządzeń Stomatologicznych. Masz dziesiątki dokumentów Worda dotyczących protez historycznych i tym podobnych, wszystkie z wyraźnie wymienioną nazwą społeczeństwa. Nagle zarząd głosuje za zmianą nazwy na Ligę Ochrony Antyków Stomatologicznych. Teraz potrzebujesz łatwego sposobu na aktualizację dokumentów.

Możesz zacząć od nowego pustego dokumentu lub otworzyć już istniejący. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, musisz włączyć kartę Deweloper.

Iść do Plik > Opcje > Dostosuj wstążkę . Po prawej, pod Główne karty , Sprawdź Deweloper opcja. Wybierz OK i wyjdź.

bez tekstu wysyłaj i odbieraj wiadomości tekstowe

Teraz stwórzmy nasze makro.

Kliknij Deweloper > Nagraj makro .
Zostaniesz poproszony o nazwanie makra. Wpisz ChangeSocietyName lub dowolną inną nazwę, która Ci odpowiada. Podczas nazywania makr unikaj spacji, kropek, wykrzykników i znaków specjalnych, w przeciwnym razie pojawi się komunikat o błędzie. Możesz używać cyfr, ale pierwszym znakiem musi być litera.
Możesz przypisać makro do przycisku i/lub skrótu klawiaturowego, ale nie jest to wymagane. Jeśli wybierzesz przycisk, program Word pozwoli ci dodać go do paska narzędzi szybkiego dostępu. Możesz również dodać krótki opis makra.
Kliknij ok , a program Word zarejestruje teraz Twoje działania. Uderzyć Ctrl + H wychować Znajdź i zamień dialog.
Wejdź do Towarzystwa Ochrony Zabytkowych Urządzeń Stomatologicznych w Znajdź i Ligi Ochrony Zabytków Stomatologicznych w Zamień.
Kliknij Zamień wszystko aby wykonać operację Znajdź i zamień. To jedyna czynność, którą chcesz nagrać. Nie ma znaczenia, czy makro faktycznie zastępuje dowolny tekst. Chodzi o to, aby zachować go na inne dokumenty.
To ważne: Kliknij Deweloper > Zatrzymaj nagrywanie . W przeciwnym razie makro będzie zawierało wszystkie kolejne akcje.

Zobaczmy teraz twoje dzieło. Otwórz dokument zawierający nazwę stowarzyszenia. Kliknij Deweloper > Makra . Jeśli klikniesz dwukrotnie ChangeSocietyName, program Word automatycznie wykona operację Znajdź i zamień.

Wskazówka: Podczas rejestrowania makra może być konieczne wykonanie akcji, której nie chcesz rejestrować. Na przykład możesz chcieć skopiować i wkleić tekst do okna dialogowego Znajdź i zamień, zamiast wpisywać go ręcznie. Nie ma problemu: po prostu kliknij Deweloper > Wstrzymaj nagrywanie , skopiuj i wklej tekst, a następnie kliknij Deweloper > Rejestrator CV . Następnie możesz zakończyć nagrywanie makra, jak opisano powyżej.

Chociaż skupiliśmy się tutaj na Microsoft Word, możesz również użyj makr, aby zwiększyć produktywność w Excelu . Istnieje również wiele makr oszczędzających czas dla Microsoft OneNote .

Zanurzenie się w Kodeks

Teraz przyjrzymy się dokładniej naszemu nowemu makrze Worda. Iść do Deweloper > Makra , ale zamiast dwukrotnego kliknięcia na makro, zaznacz je i kliknij Edytować . Spowoduje to otwarcie edytora Visual Basic, samodzielnego środowiska do tworzenia aplikacji VBA.

Może to wyglądać zniechęcająco, ale możesz zignorować menu i większość paneli. Zamiast tego skup się na oknie zawierającym kod. Jak widać, Word właśnie napisał makro, które wykonuje funkcję Znajdź i zamień.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Wyjaśnijmy, co się tutaj dzieje.

Sub w pierwszym wierszu jest skrótem od podprogramu, małego programu, który może działać samodzielnie lub jako część większej aplikacji VBA. Wiersze poprzedzone pojedynczymi cudzysłowami są przeznaczone na komentarze. Znaki cudzysłowu informują VBA, aby zignorował wszelkie oświadczenia w tych wierszach.

jak zaktualizować sklep Google Play?

Następnie dochodzimy do sedna kodu: kodu, który wykonuje Znajdź i zamień operacja. Jak widać, określa wartości dla każdej opcji w oknie dialogowym Znajdź i zamień, w tym tekst i tekst zastępczy w cudzysłowie. ten Wybór.Znajdź.Wykonaj polecenie na końcu jest równoznaczne z kliknięciem przycisku Zamień wszystko.

Modyfikowanie makra

Aby używać makr, nie musisz grzebać w kodzie ani nawet na niego patrzeć. Ale możesz uzyskać więcej z tej funkcji, jeśli chcesz się zanurzyć. Załóżmy na przykład, że robisz literówkę podczas nagrywania makra. Zamiast go ponownie nagrywać, możesz przejść do Visual Basic i to naprawić.

Możesz także dostosować makro, aby było bardziej przydatne, i to właśnie zrobimy tutaj. Po uruchomieniu funkcji Znajdź i zamień (ręcznie lub za pomocą makra) program Word zapamiętuje tekst znajdowania i zastępowania. Następnym razem, gdy otworzysz okno dialogowe Znajdź i zamień, będzie wyglądać tak.

Lepiej byłoby wyczyścić wartości, aby otrzymać czyste okno dialogowe. Zrobimy to za pomocą drugiego makra, ale tym razem zrobimy to bezpośrednio w Visual Basic.

W edytorze Visual Basic wybierz cały podprogram, od pierwszego wiersza do End Sub. Uderzyć Ctrl + C by go skopiować.
Umieść kursor pod End Sub i naciśnij Ctrl + V . Właśnie zduplikowałeś podprogram.
Zmień nazwę z ChangeSocietyName na ClearFindReplace (lub dowolną inną nazwę, która Ci odpowiada). Jest to ważne, ponieważ VBA wygeneruje komunikat o błędzie, jeśli spróbujesz uruchomić makra o zduplikowanych nazwach.
w .Tekst oraz Wymiana.Tekst wartości, usuń tekst, ale pozostaw znaki cudzysłowu. Zasadniczo mówisz programowi Word, aby niczego nie znalazł i niczym go nie zastępował, ale jednocześnie usuwasz te wartości.

Wynik powinien wyglądać tak:

  
Sub ClearFindReplace()  
'  
' ClearFindReplace Macro  
' Clear Text from Find and Replace dialog  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = ''  
 .Replacement.Text = ''  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Teraz wrócimy do makra ChangeSocietyName. Poniżej kodu Znajdź i zamień, ale przed End Sub, wpisz ClearFindReplace (bez nawiasów na końcu).

Zgadza się: nie musisz wprowadzać całego utworzonego kodu, wystarczy nazwa makra.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
 ClearFindReplace  
 End Sub

Gdy program Word uruchomi ChangeSocietyName, najpierw wykona oryginalną funkcję Znajdź i zamień. Następnie zinterpretuje ClearFindReplace jako polecenie uruchomienia drugiego makra.

Idąc dalej z VBA

Jak widać, funkcja nagrywania makr w programie Word może pomóc Ci zaoszczędzić czas na niezliczone sposoby. Możesz tworzyć makra, aby zautomatyzować prawie każdą operację, a w edytorze Visual Basic możesz dostosować makra, osadzić jedno makro w drugim lub utworzyć podprogram, który wykonuje wiele makr jedno po drugim.

Ponieważ VBA jest pełnoprawnym językiem programowania, możesz włączyć podprogramy do większych aplikacji ze zmiennymi, pętlami, instrukcjami warunkowymi i nie tylko. A kiedy nauczysz się podstaw VBA w programie Word, możesz wykorzystać tę samą wiedzę do tworzenia makr w programie Microsoft Excel i Access.

aplikacja do wyszukiwania wszystkich Craigslist

Aby przejść dalej, będziesz chciał dowiedzieć się więcej o konwencjach VBA i edytorze Visual Basic, na przykład o tym, jak organizować kod i jak radzić sobie z błędami. Ale nawet jeśli chcesz pozostać przy prostych funkcjach, takich jak te opisane tutaj, możesz przejść długą drogę w kierunku poprawy wydajności.

Udział Udział Ćwierkać E-mail Samouczek dla początkujących dotyczący pisania makr VBA w programie Excel (i dlaczego powinieneś się uczyć)

Jeśli regularnie korzystasz z Excela, warto nauczyć się tworzyć makra VBA i uzyskać dostęp do wielu innych funkcji i możliwości.

Czytaj dalej Powiązane tematy

Wydajność
Microsoft Word
Microsoft Office 365
Microsoft Office 2016
Porady dotyczące pakietu Microsoft Office
Microsoft Office 2019
Makra

O autorze Stephen Beale(6 opublikowanych artykułów)

Stephen Beale jest długoletnim pisarzem technologicznym mieszkającym w rejonie San Francisco. Jest autorem wielu książek o aplikacjach komputerowych w wydawnictwach i projektowaniu graficznym, jest też byłym redaktorem wiadomości i recenzji dla Macworld. Obecnie prowadzi The Steampunk Explorer, popularną stronę internetową dla entuzjastów steampunk.

Więcej od Stephena Beale .a

Zapisz się do naszego newslettera

Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!

Kliknij tutaj, aby zasubskrybować