Home-theater-designers
Co zyskujesz, gdy połączysz dwutygodniowe wakacje z intensywnym życiem zawodowym? Po powrocie do domu czeka na Ciebie gigantyczny projekt - po prostu przesiewaj wszystkie te e-maile! Czekaj — dlaczego nie włączyć funkcji Out of Office Responder w programie Outlook i zautomatyzować niektóre z tych odpowiedzi?
W MakeUseOf omówiliśmy, jak to zrobić w Gmailu, na przykład instrukcje wiadomości o nieobecności Tiny i metodę Marka, jak to zrobić za pomocą filtra poczty e-mail . Jedynym klientem, którego jeszcze nie omówiliśmy, jest Outlook. Niestety, w przeciwieństwie do Gmaila, bezpłatna wersja Outlook.com nie oferuje funkcji odpowiedzi Poza biurem. Jeśli jednak masz Outlooka 2010 i konto na serwerze MS Exchange – które wiele firm udostępnia swoim pracownikom – masz szczęście.
Korzystanie z funkcji odpowiedzi „Poza biurem” w programie Outlook
Firma Microsoft bardzo ułatwiła skonfigurowanie zautomatyzowanego systemu, który wyśle natychmiastowe odpowiedzi do każdego, kto wyśle do Ciebie wiadomość e-mail, gdy będziesz poza biurem. Nie ma znaczenia, czy jest to tylko w ciągu 24 godzin, czy podczas 2-tygodniowego urlopu, możesz skonfigurować klienta Outlooka tak, aby odpowiadał dokładnie tak, jak chcesz i dokładnie przez taki czas, jaki tego potrzebujesz.
Aby uzyskać dostęp do tych ustawień w programie Outlook 2010, pod przyciskiem Logo systemu Windows wybierz opcję Informacje. Tutaj zobaczysz duży przycisk z napisem „Odpowiedzi automatyczne” z drzwiami i ikoną strzałki.
Kliknij przycisk Odpowiedzi automatyczne, aby uruchomić narzędzie Poza biurem programu Outlook. Wyskakujące okienko, które zobaczysz, jest o wiele bardziej zaawansowane, niż mogłoby się wydawać. Na pierwszy rzut oka jest to szybki sposób na włączenie opcji „Wyślij odpowiedzi automatyczne” i po prostu wpisanie krótkiej notatki, którą Outlook automatycznie wyśle w Twoim imieniu do każdego, kto wyśle do Ciebie wiadomość e-mail .
słuchaj muzyki online za darmo bez pobierania
Jednak po bliższym przyjrzeniu się zobaczysz, że jest tu o wiele więcej funkcji, niż na pierwszy rzut oka.
Przede wszystkim możesz zdefiniować określony zakres dat, aby włączyć funkcję automatycznej odpowiedzi, dzięki czemu po powrocie z wakacji nie musisz się martwić, że pamiętasz o jej wyłączeniu!
Zauważysz również, że są dwie zakładki. Ten po lewej to ustawienie automatycznej odpowiedzi tylko dla osób, które wysyłają do Ciebie e-maile z wewnątrz firmy.
Zakładka po lewej to miejsce, w którym możesz ustawić konkretną odpowiedź dla każdego, kto wyśle do Ciebie wiadomość e-mail spoza Twojej firmy.
Konfigurowanie reguł poczty e-mail
Zauważysz, że na dole tego okna znajduje się pozornie nieistotny mały przycisk oznaczony 'Zasady...'
Ten przycisk jest w rzeczywistości dość istotny, ponieważ pozwala dokładniej określić, w jaki sposób program Outlook będzie odpowiadał automatycznie, definiując określone osoby, słowa w temacie lub treści lub czy wiadomość e-mail została wysłana bezpośrednio, czy z CC.
Tutaj możesz stworzyć bardzo szczegółowe zasady. Na przykład, możesz utworzyć regułę, że jeśli Twoja matka wyśle do Ciebie e-mail, możesz przekazać tę wiadomość na osobiste konto, które będziesz monitorować podczas wakacji (lub wyślij ją bezpośrednio do kosza, w zależności od relacji z matką).
Robi się jeszcze ciekawiej, gdy klikniesz przycisk „Zaawansowane...”.
Tutaj możesz określić więcej szczegółów dotyczących wiadomości, na które chcesz odpowiadać w inny sposób niż standardowa odpowiedź automatyczna. Możesz wybrać wiadomości powyżej lub poniżej określonego rozmiaru, czasu ich otrzymania, poziomu ważności i nie tylko.
Utwórz odpowiedź „Poza biurem” za pomocą reguł e-mail
Saikat udzielił wcześniej kilku wskazówek dotyczących korzystania z filtrów Outlooka, a Jack zrobił to samo w przypadku Filtry Google, Hotmail i Yahoo . Jeśli się nad tym zastanowisz, funkcja Out of Office Responder jest w rzeczywistości alternatywną wersją tego, co możesz zrobić, jeśli po prostu klikniesz Zarządzaj regułami z menu Outlooka.
Korzystając z Kreatora reguł, po prostu przewiń w dół do opcji sprawdzania wiadomości „otrzymanych w określonym zakresie danych”.
Zdefiniuj ten przedział dat jako okres od momentu wyjazdu na wakacje do momentu, w którym planujesz wrócić do domu.
Na koniec wszystko, co musisz zrobić, to określić, jaką odpowiedź lub akcję ma wykonać reguła, gdy przychodzące wiadomości spełniają te kryteria, a zasadniczo masz respondenta poza biurem!
Jak widzisz, nie ma powodu, dla którego nie możesz odpowiadać na e-maile, nawet gdy jesteś na wakacjach! Wszystko, co musisz zrobić, to poświęcić trochę czasu na poinformowanie programu Outlook, jak chcesz, aby za Ciebie zareagował, a ludzie pomyślą, że jesteś tak samo produktywny, jak zawsze, nawet gdy siedzisz na plaży, popijając margaritę.
W jaki kreatywny sposób korzystasz z funkcji Outlook Out of Office Responder? Masz jakieś dobre wskazówki lub historie do opowiedzenia? Podziel się nimi w sekcji komentarzy poniżej!
jak zmienić katalog wiersza poleceń?
Kredyty graficzne: ręka robota [Usunięto uszkodzony adres URL] przez Shutterstock
Udział Udział Ćwierkać E-mail Czy warto uaktualnić do systemu Windows 11?Windows został przeprojektowany. Ale czy to wystarczy, aby przekonać Cię do przejścia z Windows 10 na Windows 11?
Czytaj dalej Powiązane tematy- Okna
- Porady e-mailowe
- Microsoft Outlook
Ryan posiada tytuł licencjata z elektrotechniki. Pracował 13 lat w inżynierii automatyzacji, 5 lat w IT, a teraz jest inżynierem aplikacji. Były redaktor zarządzający MakeUseOf, przemawiał na krajowych konferencjach poświęconych wizualizacji danych i występował w krajowej telewizji i radiu.
Więcej od Ryana DubeZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować