Home-theater-designers
W 1971 roku z jednego komputera na drugi wysłano pierwszy e-mail. Ale już, 269 miliardów e-maili są wysyłane każdego dnia.
Nie sposób sobie wyobrazić, ile z tych e-maili jest niepotrzebnych. Ile służy tylko do wywołania większego zamieszania. Aby spalić jeszcze więcej uwagi i cierpliwości swoich odbiorców.
Ale jedno jest pewne: gdyby więcej osób zaczęło skutecznie odpowiadać na wiadomości e-mail , wszyscy bylibyśmy przykuci do naszych skrzynek odbiorczych nieco mniej ciasno, a nasz niepokój związany z e-mailami byłby trochę mniej osłabiający.
Najbardziej oczywistym rozwiązaniem jest tutaj nie tylko „odpowiadanie w tekście”, ale odpowiadanie w tekście odpowiednio . Odpowiadanie w tekście polega na tym, że odpowiadasz w głównej treści e-maila, a nie piszesz własnego e-maila od zera.
Odpowiadanie w trybie inline to coś, co większość z nas już od czasu do czasu robi. Ale powinniśmy odpowiadać inline daleko częściej. Powinniśmy to robić, mając na uwadze kilka zasad, aby te skomplikowane wątki e-maili były uporządkowane i łatwe do naśladowania.
Źle odpowiadamy na e-mail
Przeciwieństwem odpowiedzi w tekście jest to, co często nazywa się „najlepszym postem”. W tym miejscu klikasz odpowiedź na wiadomość e-mail i po prostu zaczynasz pisać u góry pola tekstowego. W ten sposób składa się większość dzisiejszych wiadomości e-mail. Ale jeśli nie masz do czynienia z niezwykle prostymi rozmowami e-mailowymi, posty na górze mogą powodować różnego rodzaju problemy.
Po pierwsze, gdy publikujesz na górze, odwoływanie się do oryginalnego e-maila staje się ogromnym kłopotem, który polega na przeszukiwaniu wiadomości e-mail za e-mailem, aby znaleźć to, czego szukasz. Następnie musisz przewinąć z powrotem do tworzonego e-maila, aby być może sparafrazować to, co właśnie znalazłeś, wyrwane z kontekstu i często pomijające najistotniejsze punkty.
Czasami odbiorca może odpowiedzieć na Twój e-mail w zupełnie nowym wątku e-mail, co oznacza, że Twoja rozmowa toczy się teraz w dwóch lub więcej osobnych wątkach.
Jeśli prowadzisz rozmowę grupową, sprawy stają się jeszcze bardziej bałaganiarskie. Śledzenie, kto odpowiada na co, kiedy i jakie były odpowiedzi te odpowiedzi stają się niemal niemożliwym wyczynem.
Rozwiązaniem jest odpowiadanie w tekście
Zamiast pisać na górę, powinniśmy odpowiadać wbudowany – czyli w treści oryginalnej wiadomości e-mail. W Outlooku i Apple Mail możesz zobaczyć oryginalną wiadomość zaraz po naciśnięciu odpowiedzi. W Gmailu wystarczy nacisnąć trzy kropki u dołu ekranu tworzenia, aby wyświetlić wątek.
Wskazówka: Aby usunąć pionowy wiersz „cytat” z odpowiedzi w Gmailu, zaznacz cały e-mail, a następnie kliknij mniej wcięcia przycisk.
Odpowiadanie w tekście rozwiązuje problem konieczności przewijania wielu wiadomości, ponieważ oryginalna wiadomość e-mail jest dołączona i można ją przeszukiwać w najnowszej wiadomości otrzymanej w tej rozmowie. Oznacza to, że wszystko jest utrzymywane w kontekście.
Ponadto nie musisz tracić czasu na podsumowywanie odpowiedzi innych osób ani kopiowanie i wklejanie fragmentów wiadomości e-mail tylko po to, aby własne odpowiedzi miały sens. Dzięki odpowiedziom wbudowanym każdy może w każdej chwili wrócić do wszystkiego.
A w przypadku wątków angażujących wiele osób rozróżnienie, kto co powiedział i komu odpowiada, jest łatwe (jeśli zostanie wykonane prawidłowo).
Prawidłowe odpowiadanie w tekście
Kiedy większość osób odpowiada w tekście, po prostu piszą odpowiedzi obok tekstu, na który chcą odpowiedzieć, i zaznaczają je pogrubieniem lub czerwonym.
To dalekie od ideału. Gdy ktoś otworzy wiadomość e-mail w postaci zwykłego tekstu, nie zobaczy tego formatowania. A jak tylko w wątku jest więcej niż kilka osób, sprawy mogą szybko stać się bałaganem.
Oto krótki przewodnik po odpowiednio odpowiadanie w tekście, które jest skalowalne i ograniczy zamieszanie do minimum.
1. Nie polegaj na formatowaniu
Jak wspomniano, w niektórych przypadkach odbiorca może nie widzieć formatowania zawartego w wiadomości e-mail (np. może preferować zwykły tekst). Jeśli ktoś jest daltonistą, może mieć trudności z śledzeniem wątków zawierających wiele kolorów.
jak podłączyć kropkę do telewizora Samsung?
Jak najbardziej, użyj formatowania, aby ułatwić znajdowanie odpowiedzi podczas skanowania wiadomości e-mail. Ale nie polegaj wyłącznie na tym.
2. Przedmowa odpowiedzi z Twoim imieniem
Zamiast polegać na formatowaniu, nabierz zwyczaju poprzedzania wszystkich odpowiedzi swoim imieniem i, jeśli chcesz być szczególnie zorganizowanym, datą. Poproś wszystkich odbiorców, aby zrobili to samo.
Obecnie w Gmailu nie masz innego wyboru, jak tylko ręcznie wpisać swoje imię i nazwisko. To samo dotyczy zawsze nijakiej aplikacji Apple Mail .
Jeśli jednak korzystasz z programu Outlook, dostępna jest funkcja automatycznego poprzedzania odpowiedzi Twoim imieniem i nazwiskiem. Aby to zrobić, przejdź do Plik > Opcje > Poczta . Następnie przejdź do Odpowiedzi i Prześlij dalej , Sprawdź Przedstaw komentarze za pomocą i wpisz swoje imię i nazwisko w polu tekstowym. Gdy odpowiesz w treści wiadomości e-mail, Twoje imię i nazwisko pojawi się automatycznie w nawiasach.
Poczta również ma tę opcję domyślnie.
3. Użyj łamania linii, proszę
Za każdym razem, gdy zostawiasz odpowiedź w wierszu, powinna ona znajdować się w nowej linii, a nie w środku zdania lub na końcu akapitu.
Ułatwia to innym osobom odpowiadanie na Twoje komentarze i znacznie usprawnia skanowanie rozmowy toczącej się wokół każdego punktu.
4. Wcięcie odpowiedzi wielopoziomowych
Gdy w jednym e-mailu adresowanych jest wiele punktów, w jednej wiadomości będzie się działo wiele wątków.
Aby zachować porządek, należy wciąć odpowiedzi w wątkach, aby było oczywiste, które komentarze odnoszą się do każdego punktu. Osobiście uważam, że używanie nawiasów kątowych (>) jest tutaj najbardziej intuicyjne, ponieważ wypunktowanie może nie pojawiać się w wiadomościach e-mail zawierających zwykły tekst.
Zaoszczędzi ci to wiele wysiłku, próbując dowiedzieć się, na którą część rozmowy musisz zwrócić uwagę.
5. Ostatnia deska ratunku: użyj lepszego narzędzia
Nikt nie udaje, że odpowiedzi inline są tutaj idealnym rozwiązaniem. Ale jeśli nie masz innego wyjścia, jak korzystać z poczty e-mail, poświęć trochę czasu na napisanie e-maili, które są wydajne i skuteczne . Biorąc pod uwagę powyższe powody, odpowiedzi w tekście to najlepszy sposób na utrzymanie postępu projektów. Pomaga również wszystkim nadążyć za wieloma konwersacjami w wątkach e-maili bez konieczności marnowania czasu na przeglądanie długich list przeszłych wiadomości e-mail.
Jeśli jednak okaże się, że nawet odpowiedzi w tekście stają się zbyt skomplikowane lub jeśli Twoi współpracownicy nie mogą wyrobić w sobie nawyku poprawnego odpowiadania w tekście, być może nadszedł czas, aby poszukać innego narzędzia.
Narzędzia komunikacyjne, takie jak Luźny , Skamłać , oraz Nagromadzenie ułatwienie złożonej komunikacji w zespole. Zamiast nadal zmagać się z pocztą e-mail, może nadszedł czas, aby wypróbować jedną z nich.
Rozgłosić
Kiedy zastosujesz te proste reguły odpowiedzi w tekście, wielu odbiorców doceni skuteczność tego zachowania e-mailowego i zacznie naturalnie naśladować Twoje podejście.
Jeśli jednak w naturalny sposób nie kopiują Twojej przemyślanej etykiety e-mailowej, podciągnij ich na to. Wyślij im ten artykuł. Opisz, jak chcesz, aby odpowiadali, i wyjaśnij, że zaoszczędzi to mnóstwo niezrozumianych wiadomości, straconego czasu i utraty kontekstu.
Naprawdę nie ma minusów.
Czy uważasz, że te zasady pomogą Ci pozostać na szczycie złożonych wątków e-mailowych? Czy są jakieś inne wbudowane wskazówki dotyczące odpowiadania, które Twoim zdaniem byłyby pomocne?
Źródło obrazu: sangoiri/ Depositphotos
Udział Udział Ćwierkać E-mail Przewodnik dla początkujących po animowaniu mowyAnimowanie mowy może być wyzwaniem. Jeśli jesteś gotowy, aby rozpocząć dodawanie dialogu do swojego projektu, podzielimy ten proces za Ciebie.
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Gmail
- Porady e-mailowe
- Poczta Apple
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale jest absolwentem filozofii na Uniwersytecie York w Wielkiej Brytanii. Od ponad pięciu lat pracuje jako menedżer i konsultant ds. mediów społecznościowych, prowadząc warsztaty w kilku krajach. Przez ostatnie dwa lata Rob był także pisarzem technologii i jest menedżerem mediów społecznościowych MakeUseOf i redaktorem biuletynów. Zwykle znajdziesz go podróżującego po świecie, uczącego się montażu wideo i eksperymentującego z fotografią.
Więcej od Roba Nightingale'aZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
mój komputer mówi, że jest podłączony, nie ładujeKliknij tutaj, aby zasubskrybować