Home-theater-designers
Dysk Google to fantastyczne narzędzie zwiększające produktywność i współpracę. Jednak gdy zaczniesz go często używać, trudno jest utrzymać wszystko w porządku.
Na szczęście Dyski Google oferują wiele sposobów, aby łatwo znaleźć to, czego szukasz. Oto przewodnik po organizacji Dysku Google, aby ograniczyć marnowanie czasu na szukanie informacji.
1. Podstawowa konfiguracja Dysku Google i dodawanie plików
Podobnie jak standardowe eksploratory plików, Dysk Google umożliwia organizowanie plików za pomocą folderów, co jest przydatne, jeśli pracujesz nad różnymi projektami. To, co sprawia, że jest to trochę skomplikowane, to fakt, że twoje pliki mogą pochodzić z dwóch różnych źródeł.
Zobaczysz je wymienione na pasku bocznym na Aplikacja internetowa Dysku Google . Mój dysk przechowuje pliki zapisane na Dysku, a Podziel sie ze mna zbiera treści, do których inni zaprosili Cię na Dysku . Mogą to być foldery współpracy zespołowej, publiczne foldery Dysku używane do dystrybucji i tym podobne.
Zobaczysz też Komputery tutaj, jeśli korzystasz z funkcji kopii zapasowej Dysku Google, ale jest to osobna funkcja, więc nie ma teraz zastosowania.
Plik, który chcesz znaleźć, może potencjalnie należeć do jednej z tych kategorii, co utrudnia jego zlokalizowanie przez przeglądanie. Aby to uprościć, możesz dodać skróty do udostępnionych plików lub folderów na swoim Dysku. Zrób to, klikając i przeciągając plik do Mój dysk na pasku bocznym lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Dodaj skrót do Dysku . Skrót możesz umieścić w dowolnym miejscu na swoim Dysku.
Plik pozostanie w oryginalnej lokalizacji, ale skrót na Dysku umożliwia łatwy dostęp do niego z własnej hierarchii. Dzięki temu nie musisz przedzierać się przez udostępnione dane.
2. Sortuj według daty i innych czynników
To podstawowa wskazówka, ale wymaga wyjaśnienia, ponieważ może nie być od razu jasne, gdzie ją znaleźć. W prawym górnym rogu bieżącego widoku plików znajdziesz opcję zmiany sortowania plików. Pojawia się jako aktualna metoda sortowania, taka jak Nazwa .
Kliknij ten tekst, aby ustawić inną metodę sortowania, na przykład Ostatnio zmodyfikowany lub Ostatnio otwarte przeze mnie . Użyj strzałki, aby przełączać się między sortowaniem rosnąco i malejąco.
Jest to prosty sposób na szybkie zrozumienie folderu zawierającego setki plików.
3. Wybierz pliki szybciej
Podobnie jak wiele eksploratorów plików, Dysk Google umożliwia korzystanie Zmiana oraz klawisz kontrolny w połączeniu z kliknięciami, a także kliknij i przeciągnij, aby wybrać wiele plików.
Trzymać klawisz kontrolny i kliknij wiele plików, aby wybrać je wszystkie. Aby wybrać pliki znajdujące się w rzędzie, kliknij pierwszy, a następnie kliknij ostatni, przytrzymując Zmiana . Klikanie i przeciąganie jest łatwą alternatywą dla tego, jeśli wolisz.
Pamiętaj, że możesz zmienić widok pliku za pomocą przycisku w prawym górnym rogu, który pojawia się nad opcją sortowania i obok Informacje Ikona. Użyj go, aby przełączać się między widokami listy i siatki, co może ułatwić wybór grupy plików.
4. Użyj zaawansowanych narzędzi wyszukiwania
Wyszukiwanie pliku za pomocą paska wyszukiwania u góry ekranu to najlepszy sposób na znalezienie czegoś, co zgubiłeś. Korzystanie z zaawansowanych narzędzi, które są oddalone o zaledwie kilka kliknięć, czyni ją jeszcze bardziej efektywną.
Po kliknięciu paska wyszukiwania możesz wybrać typ pliku, na przykład PDFy lub Arkusze kalkulacyjne , aby wyświetlić tylko tego rodzaju pliki.
Zauważysz, że po kliknięciu jednego z nich typ:prezentacja lub podobny pojawi się na pasku wyszukiwania. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje, spróbuj wpisać wyszukiwane hasło obok typu. Ułatwia to zawężenie wyszukiwania, jeśli wiesz, jakiego rodzaju treści szukasz.
Ponadto możesz kliknąć Więcej narzędzi wyszukiwania u dołu menu wyboru typu pliku (lub małej strzałki po prawej stronie pola wyszukiwania), aby wyświetlić zaawansowane opcje wyszukiwania. Pozwalają one analizować według kryteriów, takich jak data modyfikacji, właściciel i komu udostępniono.
Jeśli przechowujesz mnóstwo plików na Dysku i nie pamiętasz, gdzie umieściłeś większość z nich, wyszukiwarka stanie się Twoim najlepszym przyjacielem.
5. Wykorzystaj kolory i gwiazdy do tworzenia kategorii
Chociaż możesz tworzyć głębokie hierarchie folderów, czasami łatwiej jest użyć bardziej wizualnego systemu. Klikając folder prawym przyciskiem myszy, możesz wybrać Zmień kolor i ułatwić identyfikację na pierwszy rzut oka.
Zamiast standardowego (i nudnego) szarego do wszystkiego, folder w jasnych kolorach jest znacznie łatwiejszy do wykrycia wśród mnóstwa innych folderów na Twoim Dysku. Spróbuj zastosować kolor tylko do najważniejszych folderów lub użyj schematu kolorów dla podobnych typów zawartości.
W podobny sposób możesz również oznaczać elementy gwiazdką, wybierając Dodaj do oznaczonego gwiazdką w menu prawym przyciskiem myszy. Aby zobaczyć wszystkie pliki i foldery oznaczone gwiazdką, kliknij Oznaczone gwiazdką w lewym menu. Zarezerwuj gwiazdki na najważniejsze dane, a zawsze będziesz wiedział, gdzie ich szukać.
6. Podgląd dokumentów, aby szybko je zeskanować
Potrzebujesz szybkiego przypomnienia o zawartości pliku, aby mieć pewność, że masz właściwy plik? Tutaj przydaje się przycisk podglądu. Wybierz plik, a następnie kliknij oko w prawym górnym rogu wyświetlonego paska narzędzi. Spowoduje to wygenerowanie szybkiego podglądu, dzięki czemu możesz przejrzeć plik bez pełnego otwierania go.
jak zmniejszyć rozmiar pliku zdjęcia jpeg?
Załadowanie może zająć sekundę, ale nadal jest szybsze niż całkowite otwarcie pliku. Jeśli możesz edytować plik, którego podgląd wyświetlałeś (na przykład dokumenty lub arkusze kalkulacyjne Dokumentów Google), zobaczysz Otwórz w [aplikacja] link u góry.
7. Sprawdź wersje i edytuj historie z Mojego dysku
W przypadku plików, które masz na Dysku, możesz sprawdzić poprzednie wersje i zobaczyć, kto wprowadził zmiany w pliku. Kliknij coś prawym przyciskiem myszy i wybierz Zarządzaj wersjami aby przejrzeć (i pobrać) starsze wersje tego pliku, a także przesłać nową.
Tymczasem kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz Pokaż szczegóły aby otworzyć panel po prawej stronie z informacjami o pliku. Przełącz na Działalność , aby zobaczyć, co się ostatnio z nim stało, na przykład osoby wprowadzające zmiany lub udostępniające dokument.
8. Wypróbuj aplikacje, które pomogą Ci w dalszej organizacji
Jeśli wbudowane elementy sterujące nie wystarczą, możesz również podłączyć aplikacje innych firm do Dysku Google, aby uzyskać więcej funkcji. Aby je przeglądać, kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz Otwórz za pomocą > Połącz więcej aplikacji .
Spowoduje to otwarcie rynku, w którym możesz przeglądać dodatki współpracujące z Dyskiem Google. Przejrzyj je i zobacz, czy któryś z nich jest kuszący. Aby rozpocząć, spójrz na naszą listę najlepsze narzędzia dla Dysku Google .
9. Mini-wskazówki dotyczące organizacji jazdy
Zostawiamy Ci szereg mniejszych wskazówek, które mogą również pomóc w uporządkowaniu zawartości Dysku:
- Spróbuj użyć emoji w nazwach folderów . W systemie Windows naciśnij Wygrana + okres aby wpisać emotikon, który działa w nazwach folderów Dysku Google. W połączeniu z kolorami folderów mogą być pomocne dla tych, którzy są bardzo wizualni.
- Używaj hashtagów jako prowizorycznych tagów . Dysk Google nie ma odpowiedniej funkcji tagowania, więc możesz tworzyć własne za pomocą hashtagów. Chociaż nie jest oficjalnie obsługiwany, dodawanie #Ważny lub #Finanse do odpowiednich dokumentów pozwala zobaczyć wszystko w jednym miejscu dzięki szybkiemu wyszukiwaniu.
- Używaj inteligentnych konwencji nazewnictwa . Jeśli chcesz, aby pliki zawsze pojawiały się w określonej kolejności, użyj 001 lub podobne na początku ich nazw dla łatwej organizacji. Upewnij się również, że nazwy plików są wystarczająco krótkie, aby można było nimi zarządzać, ale nie zapomnij uwzględnić słów kluczowych, które ułatwią ich znalezienie w dalszych wyszukiwaniach.
Skuteczna organizacja Dysku Google jest niezbędna
Teraz znasz jedne z najlepszych sposobów na kontrolowanie wszystkiego na Dysku Google. Zapewnienie łatwego dostępu do plików ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza gdy masz setki plików rozproszonych w dziesiątkach folderów.
Aby opanować Dysk Google, powinieneś również wiedzieć, jak rozwiązać typowe problemy z oprogramowaniem.
Udział Udział Ćwierkać E-mail 10 typowych problemów z Dyskiem Google (i jak je rozwiązać)Masz problemy z Dyskiem Google? Wypróbuj te wskazówki, rozwiązania i obejścia, aby rozwiązać problemy z Dyskiem Google.
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Zarządzanie plikami
- Oprogramowanie organizacji
- dysk Google
Ben jest zastępcą redaktora i kierownikiem ds. wdrażania w MakeUseOf. Zrezygnował z pracy w IT, aby pisać w pełnym wymiarze godzin w 2016 roku i nigdy nie oglądał się za siebie. Od ponad siedmiu lat zajmuje się samouczkami technicznymi, rekomendacjami gier wideo i nie tylko.
Więcej od Bena StegneraZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować