Jak zablokować czas w Kalendarzu Google, aby wydajnie pracować?

Czy czasem trudno Ci zarządzać czasem? Czy po pracowitym dniu patrzysz na zegarek i zastanawiasz się, gdzie się podziały te wszystkie godziny? Jeśli zmagasz się z zarządzaniem czasem, nie jesteś sam. Czas poszukać rozwiązań, gdy koledzy, dzieci i inne ważne osoby zaczynają codziennie wiele od Ciebie oczekiwać.

Na szczęście Twój osobisty kalendarz może w tym pomóc. Poniżej przyjrzymy się, jak używać Kalendarza Google do blokowania czasu.

Co to jest blokowanie czasu?

Blokowanie czasu to czynność polegająca na odkładaniu wyznaczonych przedziałów czasowych na cele krótko- i długoterminowe. Dzięki tej praktyce możesz zaplanować swój dzień z maksymalnym potencjałem. Blokowanie czasu zwiększa również koncentrację, poprawia stan psychiczny i zmniejsza stres.

Są to kluczowe czynniki dla udanej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, zwłaszcza jeśli weźmie się pod uwagę fakt, że żyjemy w kulturze, która kieruje się pilnością. Czasami wydaje się, że szybkie rezultaty są bardziej pożądane niż te wysokiej jakości. To presja, którą wszyscy czujemy.

Jeśli jednak czujesz się zmuszony do zagłębienia się w zadania zaraz po przybyciu do pracy, pomyśl jeszcze raz. Przyjęcie takiego podejścia może sprawić, że poczujesz się oszołomiony i na dłuższą metę nie będziesz w stanie się skoncentrować. Na szczęście czasowe zablokowanie Kalendarza Google może pomóc.

Oto jak zablokować czas w Kalendarzu Google.

Krok 1: Czas na ułatwienie sobie dnia (30 minut)

Aby zarezerwować czas na stopniowe rozpoczęcie dnia pracy:

Zablokuj 30 minut na początku dnia w Kalendarzu Google. Możesz ustawić ten przedział czasowy jako wydarzenie jednorazowe lub powtarzające się.
Użyj opisowych tytułów tego wydarzenia, aby się nie pomylić. Na przykład możesz oznaczyć początek dnia jako „ Codzienny przegląd harmonogramu '
Gdy ten czas zostanie zablokowany, wykorzystaj go, aby się uspokoić. Najpierw zajmij się najmniej intensywnymi zadaniami, a następnie stopniowo przechodź do bardziej wymagających.

Jak zablokować czas w Kalendarzu Google, aby utworzyć wydarzenie wcześnie rano:

Kliknij żądany segment kalendarza i wpisz an Tytuł wydarzenia .
Następnie kliknij Więcej opcji przycisk. Chociaż opcja „Zapisz” może początkowo wydawać się poprawna, ta pierwsza pomaga dostosować harmonogram.
Po kliknięciu Więcej opcji , powinieneś zobaczyć nowy ekran, który wygląda tak:

Oznacz się jako zajęty, a nie będziesz się martwić. Na koniec upewnij się, że wpis kalendarza jest widoczny dla tych, którzy muszą go zobaczyć.

Aby był widoczny:

Kliknij na Domyślna widoczność menu rozwijane po prawej stronie statusu „Zajęty”.
Umożliwi to ustawienie wydarzenia na Publiczny lub Prywatny .
Wprowadź wszelkie inne wymagane dane.
Kliknij Zapisać .

Ponadto możliwe jest nawet dodawanie wydarzeń do kalendarza bezpośrednio z Gmaila.

Aby dowiedzieć się, jak blokować czas w kalendarzu w Gmailu:

Kliknij ikonę Kalendarza Google po prawej stronie ekranu Gmaila. To go rozszerzy.
Wybierz dzień, kliknij sekcję czasu, w której chcesz zaplanować wydarzenie, i wprowadź szczegóły.

Ta wbudowana technologia wykrywa, kiedy czytasz wiadomość e-mail, która zawiera zobowiązanie dotyczące określonego czasu. Podkreśla również słowa, które możesz kliknąć, aby sprawdzić, czy w Twoim kalendarzu występują sprzeczne wydarzenia.

Mówiąc ogólnie, danie sobie czasu na stopniowe osiąganie szczytowych wyników powinno sprawić, że nie poczujesz się przytłoczony. Ta wskazówka sprawdza się szczególnie dobrze, jeśli często jesteś „uwięziony” z niezdecydowaniem lub niepokojem, myśląc o harmonogramie dnia.

w jakich sklepach możesz skorzystać z kredytu PayPal?

Krok 2: Czas na reakcję na spotkania i komunikaty (15 do 30 minut)

Innym świetnym sposobem korzystania z blokowania w Kalendarzu Google jest upewnienie się, że masz bufor przed spotkaniami i po nich.

Na przykład:

Załóżmy, że masz zaplanowane spotkanie na jutro, aby omówić inicjatywy w mediach społecznościowych.
Planując to spotkanie, zaplanuj od 15 do 30 minut „wolnego miejsca” przed i po spotkaniu.
Czas przed spotkaniem zostanie wykorzystany na przygotowanie się do dyskusji.
Późniejszy czas zostanie wykorzystany na udzielenie odpowiedzi na to, co zostało omówione podczas samego spotkania.

Wcześniejsze zablokowanie czasu nie tylko sprawi, że będziesz lepiej przygotowany do słuchania działań, ale także zapobiegnie wykonywaniu innych zadań. Jeśli to Ty organizujesz spotkanie, oto kilka wskazówek dotyczących organizacji spotkania zespołu .

Ponadto, odpowiadając na to, co zostało omówione, musisz dowiedzieć się, jakie działania musisz podjąć. Potrzebujesz zorganizować wydarzenie, zmienić proces lub porozmawiać z kimś?

Lepiej wyrzucić te zadania z głowy, gdy są jeszcze świeże.

Jak zablokować czas w Kalendarzu Google dla buforów spotkań:

Użyj wcześniej wspomnianych ustawień dostępności i widoczności. Wtedy współpracownicy nie będą mieli wątpliwości, że nie jesteś w stanie udzielić im natychmiastowej pomocy lub że jesteś w tym czasie niedostępny, gdy rozmawiasz z innymi.
Upewnij się, że Strefa czasowa link u góry strony edycji ustawień wydarzenia jest dokładny.
Jeśli komunikujesz się z ludźmi na całym świecie, powiedz im, w jakiej strefie czasowej działasz, da im dokładniejsze zrozumienie struktury twojego dnia.

Krok 3: Niedostępny czas „Głębokiej pracy” (dwie godziny)

Kiedy zbliżają się terminy, a presja rośnie, czasami nie masz innego wyjścia, jak tylko zacisnąć się i skupić na jednym zadaniu. Oznacza to stworzenie wolnej od rozpraszania się przestrzeni biurowej, a następnie upewnienie się, że nikt do niej nie wchodzi.

Oto kilka rzeczy, które możesz spróbować zrobić, aby ustawić tę strefę „bez rozpraszania uwagi”:

Wskaźniki fizyczne mogą świadczyć o braku dostępności. Na przykład znak „Nie przeszkadzać” na wieszaku na drzwi (jeśli masz oddzielne biuro) może działać.
Inną opcją jest zamontowanie tablicy obok wejścia, która mówi, kiedy będziesz dostępny w następnej kolejności.

Jeśli chodzi o Kalendarz Google, możesz pokazać, że nie jesteś dostępny w okresach intensywnej pracy. Jeśli zablokujesz swój czas w Kalendarzu Google i oznaczysz swoją dostępność kolorem rozpoznawalnym odcieniem, takim jak czerwony, nikt nie będzie mógł Ci przeszkadzać, dopóki widoczne są ustawienia publiczne dla Twojej strefy „Nie przeszkadzać”.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak ustawić okresy głębokiej pracy, oto jak zmienić domyślny kolor wydarzenia w Kalendarzu Google .

Rozważ również dodanie szczegółów do każdego „niedostępnego” bloku, aby wyjaśnić, dlaczego Twoje biuro (i headspace) jest niedostępne. Ma to na celu uniknięcie zamieszania ze współpracownikami. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że ludzie mogą pomyśleć, że nie chcesz towarzystwa, ponieważ zafundujesz sobie zbyt długi lunch.

Rzeczy, na które należy zwrócić uwagę, blokując czas na „głęboką pracę”:

ten Powtarzać Pole wyboru w Kalendarzu Google, widoczne poniżej, to ustawienie, które możesz włączyć. Świetnie nadaje się do nawykowej praktyki, a jeśli twój harmonogram jest spójny, może to pozwolić ci się odprężyć.
Możesz również dostosować te ustawienia powtarzania do określonych dni tygodnia i godzin.

Czy masz problem z tym aspektem blokowania czasu lub z procesem dodawania pozycji do kalendarza? Oto jak zsynchronizować Kalendarz Google z listą rzeczy do zrobienia .

Krok 4: Czas na dyżur lub spontaniczny (jedna godzina)

Możesz czuć się dobrze przygotowany do planowania, ale nieprzewidziane zdarzenia mogą nadal stwarzać wyzwania. Na szczęście możesz polegać na Kalendarzu Google, aby zbudować czas amortyzowany, korzystając z metody blokowania czasu.

Na przykład:

Być może spodziewałeś się rano e-maila od osoby, która zawsze stawia przed Tobą wysokie wymagania.
Jeśli podejrzewasz, że dana osoba zrzuci kolejną odpowiedzialność na twój już pełny talerz, zablokuj czas na odpowiednią reakcję.
Załóżmy, że zadania, takie jak spotkania firmowe, ważne rozmowy telefoniczne i spotkania zespołowe, również będą trwać dłużej niż oczekiwano.

Dzięki takiemu podejściu Kalendarz Google powinien pomóc Ci zachować maksymalną koncentrację. Poświęcony czas zapewnia elastyczność w strategicznym radzeniu sobie z nieplanowanymi okolicznościami. Bez tej swobody możesz uważać, że problem jest zbyt złożony, aby go rozwiązać.

Jak zablokować czas na czas dyżurów:

Odłóż bloki czasu w ciągu dnia, w których możesz reagować na żądania pracy, korzystając z omówionych wcześniej metod.
Użyj ustawień powiadomień Kalendarza Google na Edytuj wydarzenie strony, aby pomóc Ci trzymać się swojego planu.
Aby znaleźć te ustawienia powiadomień, spójrz na Edytuj wydarzenie strona.
Pod spodem Szczegóły wydarzenia , powinieneś zobaczyć opcje dotyczące rodzaju powiadomień, które możesz otrzymywać, oraz tego, jak blisko rzeczywistego zdarzenia możesz ustawić te powiadomienia.

Poniżej możesz zobaczyć przykład tych opcji powiadomień:

Możesz także zmienić domyślne ustawienia powiadomień. Aby to zrobić:

Przejdź do strony głównej Kalendarza Google.
Pod Moje kalendarze , rozwiń menu Kalendarz, klikając przycisk rozwijany ze strzałką.
Kliknij na trzy kropki obok kalendarza, który chcesz edytować.
Następnie kliknij Ustawienia i udostępnianie .

Tam powinieneś być w stanie zmienić istniejące domyślne powiadomienia dla tego kalendarza.

Pamiętać : W zależności od sytuacji; najlepszą odpowiedzią może być nie robienie niczego od razu.

Jeśli Twój dzień pracy był niespokojny, istnieje duża szansa, że wywołał silne emocje. Możesz nie myśleć jasno. Dobrze jest wstrzymać się z podjęciem jakichkolwiek działań, dopóki nie ocenisz sytuacji.

Krok 5: Koniec dnia pracy (20 do 30 minut)

Eksperci ds. produktywności uważają, że zamknięcie dnia roboczego może decydować o sposobie rozpoczęcia następnego. Jeśli będzie zbyt chaotyczny, zostaniesz wypalony.

Na szczęście dzięki Kalendarzowi Google możesz zarezerwować 20-minutowe bloki czasu, aby się uspokoić.

Jeśli wrócisz do ustawień powiadomień o wydarzeniu, zauważysz, że istnieje duża elastyczność w określaniu, kiedy powiadomienia mogą się pojawić. W rzeczywistości możesz poprosić Google o przesłanie tych powiadomień z maksymalnie czterotygodniowym wyprzedzeniem (w razie potrzeby).

Dla naszych celów otrzymanie jednego powiadomienia na godzinę przed końcem dnia pracy przypomina o tym okresie rozliczeniowym. Możesz także użyć Powtarzać funkcja podczas konfigurowania wydarzenia, aby automatycznie zablokować koniec dnia.

Jak zablokować czas w Kalendarzu Google, aby przygotować się na koniec dnia:

Rozpocznij odpoczynek od refleksji. Co poszło dobrze? Które rzeczy można poprawić?
Jeśli sprawy nie potoczyły się dobrze, nie traktuj siebie zbyt surowo. Decyzja o tym, jak to naprawić, będzie jednym z twoich pierwszych priorytetów na następny poranek.
Na koniec zakończ dzień pracy, określając najlepsze sposoby na spędzenie następnej sesji. Wybierz zadania o najwyższym priorytecie i upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu na ich wykonanie.

Zasadniczo ostatnie 20 minut zmiany to idealna okazja, aby przygotować się na nadchodzący dzień. Rozważ albo zapisywanie lub cyfrowe nagrywanie wszelkich zadań na następny dzień, póki są jeszcze świeże w twoim umyśle.

Jakie inne techniki blokowania czasu używasz?

Nauka blokowania czasu w Kalendarzu Google może być ratunkiem! Czasowe blokowanie Kalendarza Google może być pomocne w utrzymaniu realistycznego i wydajnego harmonogramu.

W ten sposób możesz mieć pewność, że jesteś odświeżony i w pełni naładowany, nie tracąc czasu na niezdecydowanie. Jeśli nadal masz problemy z dopasowaniem wszystkiego do harmonogramu, warto pobrać aplikację do śledzenia czasu, która pomoże Ci zobaczyć, ile czasu poświęcasz realnie na określone zadania.

Udział Udział Ćwierkać E-mail 7 najlepszych alternatyw dla aplikacji do śledzenia czasu Toggl

Szukasz sposobu na śledzenie czasu pracowników? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o najlepszych aplikacjach do ewidencji czasu pracy, które są lepsze niż Toggl.

Czytaj dalej Powiązane tematy

Wydajność
kalendarz Google
Zarządzanie czasem
Zarządzanie zadaniami
Wskazówki dotyczące produktywności

O autorze Shianne Edelmayer(136 opublikowanych artykułów)

Shianne ma tytuł licencjata w zakresie projektowania i doświadczenie w podcastingu. Obecnie pracuje jako starszy pisarz i ilustrator 2D. Zajmuje się kreatywną technologią, rozrywką i produktywnością w MakeUseOf.

Więcej od Shianne Edelmayer

Zapisz się do naszego newslettera

Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!

Kliknij tutaj, aby zasubskrybować