Home-theater-designers
Podczas wypełniania arkuszy kalkulacyjnych funkcje autouzupełniania programu Excel są najskuteczniejszym sposobem na zaoszczędzenie czasu. Większość ludzi nie zdaje sobie sprawy, że mogą zautomatyzować wiele rzeczy, które wykonują ręcznie w programie Excel.
Na przykład może chcesz zastosować formułę tylko do co drugiego lub trzeciego wiersza podczas przeciągania w dół w celu autouzupełniania. A może chcesz wypełnić wszystkie puste miejsca w arkuszu. W tym artykule pokażemy pięć najskuteczniejszych sposobów automatyzacji wypełniania kolumn.
1. Automatycznie wypełniaj każdą inną komórkę w programie Excel
Każdy, kto używał programu Excel od jakiegoś czasu, wie, jak korzystać z funkcji autouzupełniania, aby automatycznie wypełnić komórkę Excela na podstawie innej.
Wystarczy kliknąć i przytrzymać mysz w prawym dolnym rogu komórki i przeciągnąć ją w dół, aby zastosować formułę w tej komórce do każdej komórki znajdującej się pod nią (podobnie do kopiowanie formuł w Excelu ).
W przypadku, gdy pierwsza komórka jest tylko liczbą, a nie formułą, program Excel po prostu automatycznie wypełni komórki, licząc w górę o jeden.
Co jednak, jeśli nie chcesz stosować formuły autouzupełniania programu Excel do każdej komórki znajdującej się poniżej? Na przykład, co jeśli chcesz, aby każda inna komórka automatycznie wypełniała i łączyła imię i nazwisko, ale chcesz pozostawić nietknięte wiersze adresu?
Jak automatycznie wypełnić każdą inną komórkę w programie Excel?
Możesz to zrobić, nieznacznie zmieniając procedurę autouzupełniania. Zamiast klikać pierwszą komórkę, a następnie przeciągać ją w dół z prawego dolnego rogu, zamiast tego podświetlisz dwie pierwsze komórki. Następnie umieść mysz w prawym dolnym rogu dwóch komórek, aż kursor zmieni się na „ + „.
Teraz przytrzymaj i przeciągnij w dół, tak jak zwykle.
Excel nie wypełnia już automatycznie każdej komórki na podstawie pierwszej komórki, ale teraz wypełnia tylko każdą drugą komórkę w każdym bloku.
Jak obsługiwane są inne komórki
Co jeśli te drugie komórki nie są puste? Cóż, w takim przypadku Excel zastosuje te same reguły w drugiej komórce pierwszego bloku, który podświetliłeś, również w każdej innej komórce.
Na przykład, jeśli druga komórka ma w sobie „1”, program Excel automatycznie wypełni każdą inną komórkę, zliczając do 1.
Możesz sobie wyobrazić, jak ta elastyczność może znacznie zwiększyć efektywność automatycznego wypełniania danych w arkuszach. Jest to jeden z wielu sposobów, w jakie program Excel pomaga zaoszczędzić czas podczas przetwarzania dużej ilości danych.
jak zrobić zrzut ekranu snapchata bez ich wiedzy
2. Autouzupełnianie do końca danych w programie Microsoft Excel
Jedną z rzeczy, z którą ludzie często spotykają się podczas pracy z arkuszami Excela w środowisku korporacyjnym, jest radzenie sobie z ogromnymi arkuszami.
Wystarczy przeciągnąć kursor myszy z góry na dół zestawu od 100 do 200 wierszy, aby automatycznie wypełnić tę kolumnę. Ale co, jeśli w arkuszu kalkulacyjnym jest faktycznie 10 000 lub 20 000 wierszy? Przeciągnięcie kursora myszy w dół przez 20 000 wierszy zajęłoby dużo czasu.
Jest szybka sztuczka, aby uczynić to bardziej wydajnym. Oto jak automatycznie wypełniać duże obszary w programie Excel. Zamiast przeciągać całą kolumnę, po prostu przytrzymaj klawisz Shift na klawiaturze.
Teraz zauważysz, że po umieszczeniu myszy w prawym dolnym rogu komórki, zamiast ikony plusa, jest to ikona z dwiema poziomymi, równoległymi liniami.
Teraz wszystko, co musisz zrobić, to podwójne kliknięcie ta ikona, a program Excel automatycznie wypełni całą kolumnę, ale tylko do miejsca, w którym sąsiednia kolumna faktycznie zawiera dane.
Ta jedna sztuczka może zaoszczędzić niezliczone godziny zmarnowane na przeciąganie myszy w dół przez setki lub tysiące wierszy.
3. Wypełnij puste miejsca
Wyobraź sobie, że zlecono Ci czyszczenie arkusza kalkulacyjnego Excela, a Twój szef chce, abyś to zrobił zastosuj konkretną formułę do każdej pustej komórki w kolumnie.
Nie możesz zobaczyć żadnego przewidywalnego wzorca, więc nie możesz użyć powyższej sztuczki autouzupełniania „co drugi x”. Ponadto takie podejście usunęłoby wszelkie istniejące dane w kolumnie. Co możesz zrobić?
Cóż, jest jeszcze jedna sztuczka, której możesz użyć tylko do wypełnienia puste komórki z czymkolwiek chcesz.
W powyższym arkuszu szef chce, abyś wypełnił każdą pustą komórkę ciągiem „Nie dotyczy”. W arkuszu z zaledwie kilkoma rzędami byłby to łatwy proces ręczny. Ale w arkuszu z tysiącami wierszy zajęłoby to cały dzień.
Więc nie rób tego ręcznie. Wystarczy wybrać wszystkie dane w kolumnie. Następnie przejdź do Dom menu, wybierz Znajdź i wybierz ikona, wybierz Przejdź do specjalnych .
W następnym oknie wybierz Puste .
W następnym oknie możesz wprowadzić formułę do pierwszej pustej komórki. W takim przypadku po prostu wpisz Nie dotyczy a następnie naciśnij Ctrl + Enter aby to samo dotyczyło każdej znalezionej pustej komórki.
Jeśli chcesz, zamiast „Nie dotyczy”, możesz wpisać formułę w pierwszej pustej komórce (lub kliknąć poprzednią wartość, aby użyć formuły z komórki tuż nad pustą).
Po naciśnięciu Ctrl + Enter , zastosuje tę samą formułę do wszystkich pozostałych pustych komórek. Dzięki tej funkcji czyszczenie niechlujnego arkusza kalkulacyjnego może być dość szybkie i łatwe.
jak wyłączyć macbook air
4. Wypełnij poprzednim makrem wartości
Ta ostatnia sztuczka faktycznie wymaga kilku kroków. Musisz kliknąć kilka elementów menu — a zmniejszenie liczby kliknięć jest tym, co jest bardziej wydajne, prawda?
Pójdźmy więc o krok dalej z tą ostatnią sztuczką. Zautomatyzujmy to za pomocą makra. Poniższe makro zasadniczo przeszuka kolumnę i sprawdzi pustą komórkę. Jeśli jest puste, skopiuje wartość lub formułę z komórki powyżej.
Aby utworzyć makro, kliknij Deweloper element menu i kliknij Makra Ikona.
Nazwij makro, a następnie kliknij Utwórz makro przycisk. Otworzy się okno edytora kodu. Wklej następujący kod do nowej funkcji.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i
Podejście w powyższym skrypcie polega na uelastycznieniu go, aby użytkownik arkusza mógł określić, od której kolumny i wiersza ma zacząć. Więc teraz, kiedy masz arkusz, który wygląda tak:
Po wypełnieniu pustej komórki tą samą formułą, co komórka powyżej, możesz uruchomić makro, aby wypełnić luki w kolumnie G.
Po udzieleniu odpowiedzi na monity o rozpoczęcie kolumny i wiersza wypełni wszystkie luki w tej kolumnie bez dotykania istniejących danych.
Zasadniczo jest to automatyczne wypełnianie kolumny, pozostawiając istniejące dane w spokoju. Nie jest to łatwe, po prostu przeciągając myszą w dół kolumny, ale używając podejścia opartego na menu opisanego powyżej lub podejścia makr opisanego w tej sekcji, jest to możliwe.
5. Obliczenia iteracyjne Makro
Obliczenia iteracyjne są oparte na wynikach poprzednich wierszy. Na przykład zysk firmy w następnym miesiącu może zależeć od zysku z poprzedniego miesiąca.
W takim przypadku w obliczeniach obejmujących dane z całego arkusza lub skoroszytu należy uwzględnić wartość poprzedniej komórki. Osiągnięcie tego oznacza, że nie możesz po prostu skopiować i wkleić komórki, ale zamiast tego wykonać obliczenia na podstawie rzeczywistych wyników wewnątrz komórki.
Zmodyfikujmy poprzednie makro, aby wykonać nowe obliczenie na podstawie wyników z poprzedniej komórki.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i
W tym skrypcie użytkownik podaje zarówno pierwszy, jak i ostatni numer wiersza. Ponieważ w pozostałej części kolumny nie ma danych, skrypt nie ma pojęcia, od czego zacząć. Gdy skrypt otrzyma zakres, wykona interaktywne obliczenia przy użyciu poprzedniej wartości i wypełni całą kolumnę nowymi danymi.
Należy pamiętać, że jest to tylko alternatywne podejście do obliczeń iteracyjnych. Możesz zrobić to samo, wpisując formułę bezpośrednio do następnej pustej komórki i uwzględnij poprzednią komórkę w formule. Następnie, gdy automatycznie wypełnisz tę kolumnę, w ten sam sposób uwzględni poprzednią wartość.
Zaletą korzystania z makra jest to, że jeśli chcesz, możesz dodać zaawansowaną logikę do obliczeń interakcyjnych, czego nie można zrobić w prostej formule komórki.
Możesz dowiedzieć się więcej o błędy, których należy unikać podczas tworzenia makr w programie Excel .
rzeczy do zrobienia na komputerze, gdy się nudzisz
Automatyczne wypełnianie kolumn Excela to pestka
Jak widać, podejście wybrane podczas automatycznego wypełniania kolumn może naprawdę zmniejszyć obciążenie pracą. Jest to szczególnie ważne, gdy masz do czynienia z arkuszami kalkulacyjnymi zawierającymi tysiące kolumn lub wierszy. Po odrobinie cierpliwości i praktyki bez wysiłku będziesz w stanie automatycznie wypełniać formuły w programie Excel.
Udział Udział Ćwierkać E-mail Jak korzystać z funkcji RANDBETWEEN w programie ExcelFunkcja RANDBETWEEN programu Excel zwraca nową liczbę losową za każdym razem, gdy arkusz kalkulacyjny jest ponownie obliczany. Oto jak z niego korzystać!
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Arkusz
- Microsoft Excel
- Porady dotyczące pakietu Microsoft Office
- Wskazówki dotyczące produktywności
Ryan posiada tytuł licencjata w dziedzinie elektrotechniki. Pracował 13 lat w inżynierii automatyzacji, 5 lat w IT, a teraz jest inżynierem aplikacji. Były redaktor zarządzający MakeUseOf, przemawiał na krajowych konferencjach na temat wizualizacji danych i występował w krajowej telewizji i radiu.
Więcej od Ryana DubeZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować