Home-theater-designers
Microsoft Word jest wyposażony w tak wiele funkcji, że możesz z nim wyprodukować prawie wszystko, co chcesz. Jednak te funkcje nie zawsze zapewniają piękne, wysokiej jakości i profesjonalne projekty dokumentów, jakich można oczekiwać.
Co innego wiedzieć wszystko o programie Microsoft Word, o wszystkich jego zawiłościach, dziwactwach i funkcjach — to zupełnie co innego wiedzieć, co sprawia, że dokument jest świetny. Tutaj pokażemy, jak sformatować dokument Word, aby wyglądał profesjonalnie.
1. Uprość, mniej znaczy więcej
Chcesz wiedzieć, jak sprawić, by dokument Worda wyglądał dobrze? Po prostu zachowaj prostotę i skorzystaj z ukryte funkcje, które Microsoft Word przychodzi z. Jeśli pamiętasz jedną rzecz z tego artykułu, niech tak będzie, a w przyszłości będziesz mógł podejmować właściwe decyzje projektowe!
przejmij na własność Windows 10 do pobrania za darmo
Podczas pisania dokumentu główny nacisk należy położyć na treść. Istnieją wytyczne dotyczące formatowania dokumentów, które ułatwiają czytanie i przyswajanie treści. Wyeliminuj pokusę wprowadzania przyciągających wzrok elementów, które służą jedynie do rozpraszania uwagi. Maksymalizuj odstępy. Utrzymuj zwięzłe sformułowania i popraw wszystkie rozwlekłe zdania lub akapity. Ogólnie proste i minimalne zasady.
2. Wybierz krój pisma odpowiedni do kontekstu
Twoja pierwsza wielka decyzja projektowa powinna być taka, która krój pisma zamierzasz użyć. Tradycyjna wiedza mówi, że szeryfowy czcionki są łatwiejsze do odczytania w drukowanych dokumentach, podczas gdy bezszeryfowy Czcionki są lepiej widoczne podczas czytania na ekranie cyfrowym.
Dobrymi przykładami czcionek szeryfowych są Garamond, Georgia, Hoefler Text i Palatino, a dobre przykłady czcionek bezszeryfowych to Arial, Gill Sans, Helvetica i Lucida Sans.
Pomiń Comic Sans, jeśli chcesz uniknąć jednego z najczęstszych błędów w projektowaniu prezentacji. I czegokolwiek używasz, trzymaj się tego samego kroju pisma w całym dokumencie. W razie potrzeby możesz użyć innego kroju czcionki dla nagłówków.
3. Użyj standardowego rozmiaru i koloru czcionki
Nie można nauczyć się formatować dokumentu tekstowego, aby wyglądał profesjonalnie, nie zwracając uwagi na wygląd tekstu. Zwykle używane są artykuły biznesowe i akademickie 12-punktowe rozmiary czcionek , które dają najbardziej czytelne akapity w połączeniu z omówionymi poniżej wytycznymi dotyczącymi rozmiaru strony, marginesów i odstępów między wierszami.
Niektóre raporty zawierające wiele informacji mogą czasami zmniejszyć rozmiar czcionki do 10 punktów, ale nigdy mniej.
Ogólnie najlepiej trzymaj ręce z dala od wszystkiego, co dotyczy kolorów , zwłaszcza w przypadku dokumentów drukowanych. Będziesz musiał zapłacić więcej za kolorowy atrament i nie zostanie on przeniesiony, jeśli dokument zostanie kiedykolwiek skopiowany. W przypadku dokumentów cyfrowych należy zarezerwować kolorowy tekst na ostrzeżenia krytyczne i tym podobne. Wolę podkreślić użycie pogrubiony oraz italski tekst.
4. Użyj standardowego rozmiaru strony i marginesów
Prawie wszystkie dokumenty biurowe są drukowane w trybie standardowym 8½ 'x 11' stron, znany jako rozmiar US Letter (znany również jako A4 w innych miejscach, czyli 210 mm x 297 mm). Jest to jedyny rozmiar, który gwarantuje dostępność niezależnie od używanej drukarki.
Jeśli chodzi o marginesy, większość podręczników stylistycznych i przewodników stylistycznych wymaga: Margines 1' ze wszystkich stron strony, co zapewnia najlepszą czytelność długości linii i umożliwia w razie potrzeby pisanie adnotacji. Jeśli jednak dokument będzie oprawiany w segregatorze, warto zwiększyć marginesy boczne do 1½ ' aby pomieścić pierścienie.
5. Wyrównaj akapity do lewej
Możesz ulec pokusie, aby użyć wyrównanego wyrównania, ponieważ jest to używane w gazetach, powieściach i niektórych podręcznikach, ale jest to zły wybór w przypadku dokumentów biurowych i akademickich. Dlaczego ważne jest, aby dokument był formalny? Bez formalności Twój dokument staje się nieczytelny.
To, czego chcesz, to wyrównanie do lewej dla tekstu . Powoduje to poszarpywanie po prawej stronie akapitów, ale zachowuje odstępy między literami zgodnie z zamierzeniami niezależnie od używanego kroju pisma, a to oznacza optymalną czytelność. W przeciwnym razie możesz skończyć z rzeki typograficzne , które są niezwykle rozpraszające i po prostu brzydko wyglądają.
6. Wcięcie pierwszych wierszy akapitów
Między akapitami nie powinno być dodatkowych odstępów, a pierwsze wiersze akapitów powinny być wcięty, aby każdy akapit się wyróżniał . Jedynym wyjątkiem są akapity, które bezpośrednio następują po nagłówku sekcji, które można pozostawić bez wcięcia, ponieważ otaczający kontekst jasno wskazuje, że jest to osobny akapit.
Ogólną zasadą jest, aby rozmiar wcięcia był taki sam jak rozmiar czcionki. Upewnij się, że używasz funkcji stylów akapitów programu Word do obsługi wcięć, a nie Patka klucz!
7. Umieść obrazy między akapitami
Może być w porządku umieszczenie obrazów wewnątrz akapitu i umożliwienie otaczającego go tekstu, a jeśli Twoja organizacja woli to w ten sposób, zrób to. Ale ogólnie rzecz biorąc, może to zaszkodzić czytelności, zwłaszcza w raportach opartych na danych.
jak odtwarzać slajdy Google w pętli
Najbezpieczniejszą opcją, szczególnie w przypadku wykresów, wykresów i tabel, jest: umieść obrazy między akapitami i utrzymuj je na środku. W ten sposób Twoje obrazy nigdy nie walczą o uwagę z otaczającym tekstem. Pomaga również wyróżnić napisy.
8. Wybierz odstępy między wierszami odpowiednie do kontekstu
Właściwy wybór odstępów między wierszami (biała spacja oddzielająca wiersz tekstu od następnego wiersza tekstu) tak naprawdę zależy od rodzaju pisanego dokumentu.
Dokumenty naukowe powinien najpierw postępować zgodnie z obowiązującymi akademickimi przewodnikami stylu, a następnie preferować podwójne odstępy, jeśli nie istnieje żaden przewodnik stylu. Dokumenty biznesowe i biurowe mają tendencję do umieszczania pojedynczych odstępów, aby zminimalizować Numer stron potrzebne podczas drukowania, ale dokumenty cyfrowe mogą być łatwiejsze do odczytania, jeśli są rozmieszczone w przedziale od 120 do 150 procent.
9. Podziel tekst na nagłówki i listy
Im dłuższy dokument, tym ważniejsze stają się nagłówki. Czy wolałbyś przeczytać 20-stronicowy raport, który jest niczym innym jak ścianą tekstu od początku do końca? A może 30-stronicowy raport podzielony na odpowiednie sekcje, podsekcje i nagłówki? Za każdym razem wolę to drugie.
Listy są również dobre do rozbijania ścian tekstu i przyciągania uwagi do ważnych punktów. Posługiwać się listy numerowane podczas liczenia zestawu elementów (np. „pięć atrybutów odnoszącego sukcesy przedsiębiorcy”) lub podczas udzielania instrukcji krok po kroku. Inaczej, listy punktowane są w porządku. Tylko pamiętaj, aby unikać nadużywania list, co zmniejsza czytelność projektu dokumentu Word.
Jest to szczególnie ważne, jeśli chodzi o używanie Worda do formatowania scenariusza .
10. Oddziel sekcje z przerwami
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak sprawić, by Twój raport wyglądał profesjonalnie, musisz zapoznać się z podziałami sekcji. W programie Microsoft Word: podziały sekcji umożliwiają rozróżnianie niektórych stron za pomocą zmian orientacji, kolumn, nagłówków, stopek, numerów stron i nie tylko. Podziały sekcji występują w czterech formach:
- Następna strona: Rozpocznij następną sekcję na następnej stronie.
- Ciągły: Rozpocznij następną sekcję na bieżącej stronie.
- Nawet strona: Rozpocznij następną sekcję na następnej stronie parzystej.
- Dziwna strona: Rozpocznij następną sekcję na następnej stronie parzystej.
Jeśli twój dokument jest wystarczająco duży, aby potrzebować rozdziałów, jest to najlepszy sposób na sformatowanie go w czysty sposób. Każdy rozdział powinien mieć podziały sekcji „Następna strona” lub „Strona parzysta” lub „Strona nieparzysta”, jeśli zamierzasz umieścić go w segregatorze. Pokazaliśmy jak usunąć podziały stron w razie potrzeby.
Dowiedz się, jak sformatować dokument programu Word, aby wyglądał profesjonalnie
O ile Twoja organizacja lub szkoła nie wymaga określonego układu i formatu, możesz pominąć ciężką pracę związaną z konfigurowaniem własnego szablonu i po prostu pobrać go. Pomaga to szybko osiągnąć profesjonalny projekt dokumentu.
Udział Udział Ćwierkać E-mail 8 podstawowych wskazówek dotyczących pisania w Microsoft WordDowiedz się, jak skutecznie korzystać z programu Microsoft Word, aby zostać profesjonalnym pisarzem. Oto kilka wskazówek dla Ciebie!
Czytaj dalej Powiązane tematy- Wydajność
- Dokument cyfrowy
- Czcionki
- Microsoft Word
- Porady dotyczące pakietu Microsoft Office
Emma jest starszym pisarzem i młodszym redaktorem w dziale kreatywnym. Ukończyła studia licencjackie z języka angielskiego i łączy swoją miłość do technologii z pisaniem.
Więcej od Emmy RothZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować