Home-theater-designers
Od kilku tygodni szukam łatwej w obsłudze strony internetowej lub aplikacji, która pozwoliłaby na przechowywanie i przechowywanie protokołów ze spotkań. Tradycyjne podejście do dokumentu tekstowego nie jest już produktywnym sposobem na robienie minut. Samo wpisanie pustego pliku nie pozwala na szybką współpracę, aktualizowanie minut ani miejsca na tworzenie kopii zapasowych i przeglądanie ostatnich minut.
W styczniu omówiliśmy 6 najlepszych darmowych narzędzi do spotkań online do współpracy z zespołem, ale teraz dodałbym Zgadzam się jako przydatne narzędzie do ustalania porządku obrad, sporządzania minut i raportowania.
Organizowanie spotkań
Zaczynasz od zorganizowania spotkania na Agreedo i wysłania członkom zespołu zaproszenia do zalogowania się na stronie w celu wyświetlenia, a nawet wprowadzenia danych wejściowych do planu spotkania.
Spotkania online można skonfigurować jako publiczne — które są widoczne dla wszystkich — lub prywatne, w których są widoczne tylko dla osób wymienionych jako uczestnicy. Możesz wybrać opcję moderowania minut, co oznacza, że tylko twórca spotkania może dodawać lub modyfikować elementy. Wszyscy pozostali uczestnicy mogą tylko dodawać komentarze.
Gdy wyślesz zaproszenia, zaproszone osoby otrzymają wiadomość e-mail z załącznikiem z datą kalendarza, który można otworzyć w programie Outlook, Notes lub iCal. Samo narzędzie online działa we wszystkich głównych przeglądarkach.
darmowe pełne filmy bez rejestracji
Przygotowanie do spotkania
Agreedo oferuje cztery różne punkty porządku obrad: Informacja, decyzja, zadanie , oraz Temat . Te elementy faktycznie pomagają zobaczyć, jakie są najważniejsze informacje, które należy dodać do protokołów spotkań. Zazwyczaj na spotkaniu toczy się dużo dyskusji, a czasem kłótni o bardzo ważne kwestie, ale aby coś zrobić, trzeba określić i przypisać zadania, a także podjąć ważne decyzje.
Dlatego przed spotkaniem ważne jest, aby sporządzić i ustalić priorytety listy punktów programu spotkania. Jeśli spotkanie składa się z tych samych członków zespołu, możesz pozostawić protokół niemoderowany, aby inni mogli dodawać elementy do protokołu.
Pozycje spotkania można przenosić, ale niestety nie ma możliwości przypisania czasu trwania do każdego punktu agendy, chociaż można ustawić czas trwania całego spotkania.
Możesz również umieścić podelementy pod każdym głównym elementem, a każdą sekcję elementów można ukryć po ukończeniu spotkania.
Funkcje współpracy
Najbardziej przydatne w Agreedo jest to, że agendy są publikowane online, co pozwala na współpracę. Członkowie zespołu mogą również zalogować się do Agreedo, rejestrując się na stronie lub używając swojego loginu Google.
Jeśli pozwolisz, aby protokół był niemoderowany, zaproszeni uczestnicy mogą modyfikować punkty porządku obrad. To dobry pomysł, ale bardziej zaawansowany proces umożliwiłby modyfikację punktów agendy tylko wybranym zaproszonym, a nie każdemu uczestnikowi zaproszonemu na spotkanie.
Jeśli wybierzesz moderowanie spotkania, oznacza to, że uczestnicy mogą dodawać komentarze tylko do punktów agendy. Nawet ten rodzaj współpracy jest przydatny, jeśli chodzi o zwiększenie produktywności spotkań, ponieważ możesz zacząć wnosić wkład w spotkanie przed jego rozpoczęciem. Oprócz komentarzy dodawanych do elementów spotkania, pliki można również dołączać do elementów porządku obrad. Linki do zasobów internetowych będą jednak musiały zostać opublikowane w sekcji komentarzy. Nie ma dedykowanego narzędzia do adresów URL.
Inną cechą, której życzyłbym sobie w przypadku Agreedo, jest ustawienie elementu Decyzji w taki sposób, aby można było publikować bezpośrednie ankiety, na przykład datę wydarzenia, kwotę pieniędzy do wydania na element budżetowy i inne decyzje dotyczące głosowania, które należy zrobiony.
Organizowanie spotkań
Kiedy organizujesz spotkania, Agreedo zawiera wbudowany zegar. Jeśli prowadzisz spotkanie online, uczestnicy mogą korzystać z narzędzia takiego jak WebEx, aby przeglądać protokoły online. Uczestnicy mogą też zalogować się do protokołu ze spotkania i odświeżyć stronę w miarę aktualizowania protokołu podczas spotkania.
Przed spotkaniem i w jego trakcie możesz przypisywać zadania i terminy poszczególnym uczestnikom spotkania.
klawisz Windows nie otwiera menu startowego
Funkcje po spotkaniu
To, co sprawia, że narzędzie online, takie jak Agreedo, jest bardziej przydatne niż tradycyjne metody, to fakt, że wszystkie protokoły można przechowywać online do przeglądu, a także wydrukować lub wyeksportować jako dokument Excel. Możesz również wysłać link do protokołu online. Uczestnicy mogą otrzymywać przypomnienia e-mail o zadaniach, do których się zapisali, a także przeglądać wszystkie przydzielone im zadania.
Dostępna jest również funkcja „kontynuacji” spotkania, która umożliwia sprawdzanie i przenoszenie punktów agendy z poprzedniego spotkania do następnego. Jest to niewielka oszczędność czasu, szczególnie dla osób wyznaczonych do robienia minut i wykonywania dalszych czynności.
Bez wątpienia wielu użytkowników Agreedo będzie mieć różne prośby o dodanie funkcji dla tej strony internetowej, ale na razie cieszę się, że istnieje, ponieważ jest już dawno spóźniona.
Agreedo jest obecnie całkowicie bezpłatne bez planów cenowych. Daj nam znać, co myślisz o tej witrynie i co chciałbyś, aby dodano do niej.
Źródło obrazu: Shutterstock
Udział Udział Ćwierkać E-mail 5 wskazówek, jak doładować swoje maszyny VirtualBox LinuxMasz dość słabej wydajności oferowanej przez maszyny wirtualne? Oto, co powinieneś zrobić, aby zwiększyć wydajność VirtualBox.
Czytaj dalej Powiązane tematy- Internet
- Technologia biznesowa
Bakari jest niezależnym pisarzem i fotografem. Jest wieloletnim użytkownikiem Maca, fanem muzyki jazzowej i człowiekiem rodzinnym.
Więcej od Bakari ChavanuZapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Kliknij tutaj, aby zasubskrybować