Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook

Archiwizacja wiadomości e-mail to jeden z najlepszych sposobów na uporządkowanie skrzynki odbiorczej. Jeśli chcesz to zrobić w Outlooku, masz szczęście. Zarówno Outlook dla sieci Web, jak i Outlook dla komputerów stacjonarnych umożliwiają łatwe archiwizowanie wiadomości e-mail.





W tym przewodniku omówimy wszystkie najlepsze sposoby archiwizowania wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook na komputerze.





Co to jest archiwum w Outlooku?

W kontekście Outlooka i wiadomości e-mail archiwum to w zasadzie wszystkie wiadomości e-mail, które wybrałeś, aby oddzielić je od głównej skrzynki odbiorczej.





W Outlook dla sieci Web archiwizacja wiadomości e-mail oznacza przeniesienie wiadomości e-mail z głównego folderu skrzynki odbiorczej do folderu Archiwum.

W programie Outlook na komputer archiwizacja wiadomości e-mail oznacza w zasadzie przeniesienie wiadomości e-mail z głównego pliku PST programu Outlook do nowego pliku PST. Możesz poruszać się po tym pliku PST i uzyskiwać dostęp do wszystkich zarchiwizowanych w nim wiadomości e-mail, kiedy tylko chcesz.



gdzie mogę wydrukować dokumenty?

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Outlooka, porównaj Outlooka dla Internetu z komputerem stacjonarnym i zobacz, który odpowiada Twoim potrzebom.

Czy możesz używać archiwum programu Outlook dla wszystkich swoich kont e-mail?

Istnieją dwa przypadki, w których nie można korzystać z funkcji Archiwum w programie Outlook.





Po pierwsze, jeśli masz konto e-mail programu Exchange Server, a Twoja organizacja korzysta z archiwum online programu Microsoft Exchange Server, nie możesz korzystać z natywnej funkcji archiwum programu Outlook.

Po drugie, jeśli administrator sieci wyłączył funkcję archiwizacji, nie możesz również archiwizować swoich e-maili.





W obu tych przypadkach skontaktuj się z administratorem sieci swojej organizacji, aby uzyskać pomoc.

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook dla sieci Web

Archiwizowanie wiadomości e-mail w Outlook dla sieci Web jest łatwiejsze niż robienie tego w aplikacji klasycznej. Wystarczy kliknąć kilka opcji, a wybrane wiadomości e-mail zostaną zarchiwizowane.

Oto jak to robisz:

  1. Udaj się do Outlook.com i zaloguj się na swoje konto e-mail.
  2. Kliknij folder po lewej stronie, w którym znajdują się Twoje e-maile.
  3. W prawym okienku wybierz e-maile, które chcesz zarchiwizować.
  4. Kliknij opcję, która mówi Archiwum na górnym pasku menu.
  5. Jeśli przez pomyłkę zarchiwizowałeś wiadomość e-mail, kliknij Cofnij na dole, aby odwrócić działanie.

Możesz zobaczyć wszystkie swoje zarchiwizowane e-maile, klikając Archiwum po lewej.

Jeśli kiedykolwiek zechcesz przenieść zarchiwizowaną wiadomość e-mail z powrotem do głównego folderu, znajdź ją w Archiwum folder, kliknij wiadomość e-mail, kliknij Przenieś do u góry i wybierz, gdzie chcesz przenieść wiadomość e-mail.

Związane z: Jak zarchiwizować wszystkie stare wiadomości e-mail w Gmailu i dotrzeć do skrzynki odbiorczej Zero?

Jak automatycznie archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook?

W programie Outlook dla komputerów stacjonarnych możesz archiwizować wiadomości e-mail automatycznie lub ręcznie. W tej sekcji omówimy, jak korzystać z funkcji automatycznego archiwizowania w programie Outlook dla komputerów stacjonarnych.

Autoarchiwizacja to nazwa funkcji, która pomaga automatycznie archiwizować wiadomości e-mail w aplikacji Outlook. Ta funkcja wysyła wiadomości e-mail z głównych folderów do archiwum po upływie określonego czasu.

W tej funkcji możesz skonfigurować różne opcje, a poniższe kroki opisują, jak to zrobić:

gry umysłowe do zabawy z przyjacielem
  1. otwarty Perspektywy w Twoim komputerze.
  2. Kliknij Plik u góry, a następnie wybierz Opcje z lewego paska bocznego.
  3. Kliknij Zaawansowany opcja po lewej stronie.
  4. Odnaleźć Archiwum automatyczne w prawym okienku i kliknij Ustawienia autoarchiwizacji przycisk.
  5. Kleszcz Uruchamiaj autoarchiwizację co opcję u góry i określ, kiedy funkcja powinna zostać uruchomiona w Twoim Outlooku.
  6. w Domyślne ustawienia folderów do archiwizacji sekcji, wybierz, kiedy element powinien zostać zarchiwizowany. Zasadniczo określasz wiek zawartości programu Outlook.
  7. Kliknij Przeglądaj i wybierz folder docelowy dla pliku archiwum. Musisz to zrobić tylko wtedy, gdy nie podoba ci się domyślny katalog PST programu Outlook.
  8. Wreszcie hit ok na dole, aby zapisać zmiany.

Jeśli kiedykolwiek zechcesz zatrzymać automatyczne archiwizowanie wiadomości e-mail przez program Outlook, możesz wyłączyć funkcję autoarchiwizacji.

Aby to zrobić:

  1. otwarty Perspektywy w Twoim komputerze.
  2. Kliknij Plik u góry i wybierz Opcje po lewej.
  3. Kliknij Zaawansowany opcja po lewej stronie.
  4. Kliknij Ustawienia autoarchiwizacji w prawym okienku.
  5. Odznacz Uruchamiaj autoarchiwizację co opcja u góry.
  6. Kliknij ok na dole.

Jak ręcznie archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook

Aby uzyskać większą kontrolę nad archiwami wiadomości e-mail, możesz ręcznie archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook. Dzięki temu możesz wysyłać swoje główne e-maile do archiwum, kiedy i kiedy zajdzie taka potrzeba.

Aby skorzystać z tej metody:

  1. otwarty Perspektywy w Twoim komputerze.
  2. Kliknij Plik w lewym górnym rogu.
  3. Wybierz Informacje zakładka po lewej stronie.
  4. Kliknij ikonę strzałki w dół dla Narzędzia i wybierz Posprzątaj stare przedmioty .
  5. Pojawi się okno dialogowe umożliwiające skonfigurowanie ręcznego archiwum poczty e-mail.
  6. U góry masz dwie opcje pozwalające zdecydować, co umieścić w swoim archiwum. Wybierz ten, którego chcesz użyć.
  7. Wybierz foldery, które chcesz dodać do archiwum.
  8. Wybierz wiek swoich przedmiotów, korzystając z opcji kalendarza.
  9. Kliknij Przeglądaj i wybierz folder, w którym chcesz zapisać plik archiwum programu Outlook.
  10. Uderzyć ok na dole, aby rozpocząć tworzenie archiwum poczty e-mail w Outlooku.

Po utworzeniu archiwum możesz przenieść wynikowy plik PST w dowolne miejsce.

Jak wyświetlić zarchiwizowane wiadomości e-mail w programie Outlook

Uzyskiwanie dostępu do zarchiwizowanych wiadomości e-mail w programie Outlook dla komputerów stacjonarnych jest tak proste, jak w programie Outlook dla sieci Web. Wystarczy załadować plik archiwum do programu Outlook, a zobaczysz wszystkie zarchiwizowane wiadomości e-mail.

Oto jak zaimportować plik archiwum poczty e-mail PST do programu Outlook na komputerze:

  1. Początek Perspektywy .
  2. Kliknij Plik menu u góry.
  3. Wybierz Otwórz i eksportuj na lewym pasku bocznym.
  4. W prawym okienku kliknij Otwórz plik danych programu Outlook podczas importowania pliku danych PST do programu.
  5. Przejdź do folderu, w którym znajduje się plik archiwum, kliknij plik i naciśnij otwarty na dole.
  6. Twój plik powinien zostać załadowany do programu, a następnie powinieneś być w stanie wyświetlić wszystkie zarchiwizowane wiadomości e-mail.

Możesz scalić pliki PST programu Outlook jeśli masz wiele plików.

Oczyszczanie programu Outlook przez archiwizację wiadomości e-mail

Jeśli czujesz się przytłoczony samym widokiem liczby e-maili w skrzynce odbiorczej, czas pozbyć się niektórych z nich, archiwizując je. Użyj powyższych metod, aby przenieść mniej ważne e-maile do archiwum, aby móc pracować nad tymi, które wymagają natychmiastowej uwagi.

Problem z e-mailami polega na tym, że zarządzanie nimi nie jest łatwe, nawet dla profesjonalistów. Istnieje jednak kilka wskazówek i sztuczek, których możesz się nauczyć, aby zarządzanie e-mailami było znacznie mniej przytłaczające.

Udział Udział Ćwierkać E-mail Jak podbić skrzynkę odbiorczą: ponad 60 wskazówek dotyczących produktywności i bezpieczeństwa poczty e-mail

Nie daj się przytłoczyć skrzynką odbiorczą! Oto wszystko, co musisz wiedzieć, aby raz na zawsze podbić swoją pocztę e-mail.

Czytaj dalej
Powiązane tematy
  • Wydajność
  • Porady e-mailowe
  • Microsoft Outlook
  • Porady dotyczące pakietu Microsoft Office
  • Aplikacje e-mail
O autorze Mahesh Makvana(307 opublikowanych artykułów)

Mahesh jest pisarzem technicznym w MakeUseOf. Pisze poradniki techniczne od około 8 lat i poruszał wiele tematów. Uwielbia uczyć ludzi, jak najlepiej wykorzystać swoje urządzenia.

Więcej od Mahesha Makvana

Zapisz się do naszego newslettera

Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymywać porady techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!

Kliknij tutaj, aby zasubskrybować